Zpracování velkého množství dokumentů aplikace Word může být obtížné, ale jejich seskupení do složek pomůže vašemu systému správy souborů fungovat hladčeji. Ať už pracujete s malým počtem dokumentů, nebo s rozsáhlou sbírkou, vytvoření složek a správné roztřídění souborů vám výrazně usnadní nalezení toho, co potřebujete. Tento příspěvek pojednává o několika strategiích správy souborů a o tom, jak uspořádat dokumenty aplikace Word do složek.
Při přidávání souborů do složky se můžete řídit těmito metodami:
Nejprve vytvořte novou složku. Klepnutím pravým tlačítkem myši na plochu nebo jiné požadované místo složku vytvoříte. Před výběrem možnosti „Složka“ klepněte na tlačítko „Nový“. Složce dejte popisný název.
V druhém kroku přesuňte do složky soubor: Najděte dokument, který je třeba uspořádat. Klepněte na soubor pravým tlačítkem myši a zvolte „Vyjmout“ nebo „Kopírovat“. Přejděte do právě vytvořené složky, klikněte do ní pravým tlačítkem myši a vyberte možnost „Vložit“. Nyní byl soubor zkopírován nebo přesunut do složky.
Alternativně můžete soubor do složky také přetáhnout. Vedle sebe otevřete složku a umístění, kde je nyní dokument uložen. Po kliknutí a přetažení souboru do složky uvolněte tlačítko myši.
Při správě mnoha dokumentů je zásadní vytvořit jasnou a konzistentní organizační strukturu. Zde je několik tipů:
– Vytvořte primární složky: Nejprve vytvořte široké kategorie, které odpovídají vašim potřebám nebo pracovním postupům. Můžete mít například složky „Projekty“, „Zprávy“, „Faktury“ a „Osobní“. Vaše materiály budou v těchto hlavních složkách uspořádány na nejvyšší možné úrovni.
– Dílčí složky pro další kategorizaci: V rámci každé hlavní složky vytvořte podsložky pro další rozdělení dokumentů do dalších kategorií. Uvnitř složky „Projekty“ můžete mít například podsložky pro různé projekty nebo klienty.
– Dávejte svým souborům popisné názvy: Dávejte svým dokumentům výstižné názvy, které odrážejí obsah, který obsahují. Usnadníte tak pozdější vyhledávání a vyhledávání souborů. Složky založené na datu: Zvažte jejich vytvoření, zejména pokud pracujete s časově citlivými daty. Na základě data vytvoření nebo změny souborů je pomocí nich můžete rychle objevit.
Následující pokyny vám pomohou efektivně spravovat soubory Microsoft Office, jako jsou dokumenty Word, tabulky Excel a prezentace PowerPoint:
– Vytvořte složku s názvem „Office“ nebo „Microsoft Office“: Pro začátek si vytvořte speciální složku, do které budete ukládat všechny své soubory Microsoft Office. Uvnitř této složky můžete vytvořit podsložky pro různé druhy souborů, například „Dokumenty Word“, „Tabulky Excel“ nebo „Prezentace PowerPoint“. Využívejte informace a značky ve svůj prospěch. Pomocí aplikací Microsoft Office můžete k souborům přidávat metadata a značky, což usnadňuje jejich vyhledávání a filtrování. Využívejte nástroje, jako jsou vlastnosti dokumentů, klíčová slova a značky, které dodají vašim souborům větší kontext a uspořádání. Používejte šablony: Pokud běžně vytváříte podobné druhy dokumentů, možná byste měli zvážit vytvoření šablon. Pomocí šablon můžete ušetřit čas a zajistit konzistenci všech svých dokumentů. Šablony mějte uspořádané v určité složce, abyste k nim měli rychlý přístup. 4. Jak zařadit několik dokumentů do jedné složky?
První přístup: Vybrat a přesunout
Krok 1: Vyberte soubory, které chcete přesunout. Klepněte na každý dokument, který chcete přesunout, a přitom držte stisknutou klávesu Ctrl (v počítači Mac klávesu Command). Alternativně můžete vybrat mnoho souborů přetažením myší.
Přesun dokumentů vybraných v kroku 2: Klikněte pravým tlačítkem myši na některý z vybraných souborů a vyberte možnost „Vyjmout“ nebo „Kopírovat“. Přejděte do požadované složky, klikněte na ni pravým tlačítkem myši a zvolte „Vložit“. Vybrané soubory budou přeneseny nebo zkopírovány do dané složky.
Krok 1: Vyberte soubory, které chcete přenést. je třeba použít podobný postup výběru jako u metody 1.
Krok 2: Přetáhněte vybrané dokumenty: Jakýkoli vybraný soubor lze přesunout do požadované složky kliknutím a podržením a následným uvolněním kurzoru myši. Soubory budou do složky přeneseny.
Pomocí technik a rad uvedených v tomto článku můžete efektivně uspořádat dokumenty aplikace Word do složek, což vám usnadní vyhledávání a správu souborů. Chcete-li zlepšit systém správy souborů, nezapomeňte vytvořit konzistentní organizační strukturu a používat popisné názvy souborů.
Ano, dokumenty aplikace Word můžete uspořádat tak, že je umístíte do složek. Vytvoření složek pro vaše dokumenty je skvělá metoda jejich organizace a správy, která vám v případě potřeby usnadní nalezení konkrétních souborů. Pro vytvoření složky pro dokumenty aplikace Word můžete provést následující akce: Otevřete adresář, ve kterém bude složka vytvořena v kroku 1. Může to být na ploše počítače, v konkrétním adresáři nebo v cloudové úložné platformě, jako je Disk Google nebo Dropbox. 2. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na prázdné místo uvnitř umístění vyberte z kontextové nabídky možnost „Nový“. 3. Z rozbalovací možnosti, která se zobrazí, vyberte možnost „Folder“ (Složka). Zcela nové složce bude přiřazen výchozí název. 4. Klepněte na složku pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberte „Přejmenovat“, abyste ji přejmenovali na něco vhodného pro dokumenty aplikace Word. Můžete jí dát název jako „Dokumenty aplikace Word“ nebo jakýkoli jiný, který nejlépe vyhovuje vašim požadavkům. 5. Po otevření složky přetáhněte dokumenty aplikace Word dovnitř. Pokud chcete, můžete soubory do složky také zkopírovat a vložit. 6. Proveďte tento postup ještě jednou a vytvořte další složky a uspořádejte dokumenty Word podle různých témat nebo kategorií.
Seskupením dokumentů aplikace Word do složek můžete rychleji najít a uspořádat své soubory, což vám v konečném důsledku ušetří čas a námahu.