Pomocí sofistikovaného nástroje pro sloučení pošty v aplikaci Microsoft Word můžete kombinovat primární dokument se zdrojem dat a vytvářet vlastní dokumenty, jako jsou dopisy, obálky a štítky. Sloučení pošty lze ve Wordu 2007 snadno provést pomocí několika jednoduchých kroků. V tomto článku vás provedeme jednotlivými kroky provedení sloučení pošty v aplikaci Word 2007 a budeme se zabývat některými souvisejícími otázkami.
1. Jak ve Wordu 2007 provést sloučení pošty?
Otevřete nový nebo existující dokument ve Wordu 2007 a přejděte na kartu „Pošta“ na pásu karet a spusťte slučování pošty. Na této kartě jsou k dispozici všechny nástroje a příkazy potřebné k dokončení sloučení pošty. V prvním kroku vyberte druh dokumentu, který chcete vytvořit, například dopisy, obálky, štítky nebo e-maily. Vyberte příslušné tlačítko v části „Spustit sloučení pošty“ a vyberte druh dokumentu, který chcete použít.
2. Jak přesně provedete sloučení pošty v aplikaci Word? Následujícím krokem je po výběru typu dokumentu importovat nebo vytvořit zdroj dat pro sloučení pošty. Může to být čerstvý seznam vytvořený uvnitř aplikace MS Word, databáze Microsoft Access nebo existující tabulka aplikace Excel. Klepněte na tlačítko „Vybrat příjemce“ ve skupině „Spustit sloučení pošty“ a vyberte možnost „Použít existující seznam“ pro import souboru aplikace Excel. Vyhledejte příslušný list nebo tabulku v souboru Excel tak, že ji vyhledáte.
Po importu zdroje dat můžete nyní do dokumentu přidat pole pro sloučení. Informace na míru z vašeho zdroje dat, jako jsou jména, adresy nebo jiné relevantní informace, budou použity jako zástupné znaky v těchto slučovacích polích. Umístěte kurzor na místo, kde se mají informace zobrazit, a poté vyberte tlačítko „Vložit slučovací pole“ ze skupiny „Zápis a vkládání polí“, abyste přidali slučovací pole. Z rozevíracího seznamu vyberte požadované pole.
3. Jak mohu poštou integrovat data z aplikace Excel do aplikace Word 2007? K poštovní integraci dat ze souboru aplikace Excel do aplikace Word 2007 použijte výše uvedené postupy. Vyhledejte soubor aplikace Excel a po výběru možnosti „Použít existující seznam“ vyberte příslušný list nebo tabulku. Předpokládejte, že každý sloupec v souboru Excel odpovídá jinému datovému poli. Pole v souboru Excel pak můžete snadno přiřadit k slučovaným polím v dokumentu aplikace Word.
4. K čemu slouží karta Pošta ve Wordu 2007?
Ve Wordu 2007 je na pásu karet Ribbon speciální karta s názvem „Poštovní zásilky“, která obsahuje všechny nástroje a příkazy potřebné pro správu zdrojů dat a provádění sloučení pošty. Zjednodušuje přístup k funkcím, jako je výběr příjemců, přidávání polí pro sloučení, náhled sloučených dokumentů a dokončení procesu sloučení. Karta Mailings je vytvořena tak, aby uživatelům usnadnila vytváření personalizovaných dokumentů zefektivněním pracovního postupu slučování pošty.
Závěrem lze říci, že využití zdroje dat k vytvoření přizpůsobených dokumentů je při sloučení pošty v aplikaci Word 2007 jednoduché a efektivní. Údaje ze zdroje dat můžete rychle zkombinovat do dokumentů aplikace Word podle výše uvedených kroků a pomocí nástrojů na kartě Mailings. Funkce sloučení pošty ve Wordu 2007 vám pomůže ušetřit čas a námahu a zároveň zajistit přesnost a konzistenci vaší komunikace, ať už potřebujete rozeslat přizpůsobené dopisy, obálky, štítky nebo e-maily.
Karta „Pošta“ v aplikaci Microsoft Word 2007 nebo novějších verzích obsahuje funkci sloučení pošty. Ke skupině „Spustit sloučení pošty“ se dostanete výběrem karty „Pošta“. V této skupině si můžete vybrat z alternativ, jako jsou „Dopisy“, „Obálky“, „Štítky“ a „E-maily“, v závislosti na vašich konkrétních požadavcích na sloučení pošty.
Následuje šest kroků pro provedení sloučení pošty v aplikaci Word 2007: Primární dokument nastavte následujícím způsobem: Pro začátek vytvořte nebo otevřete dokument aplikace Word, který bude vaším hlavním dokumentem. Informace v tomto dokumentu budou pro všechny příjemce stejné. Druhým krokem je vytvoření seznamu příjemců. Můžete jej buď napsat ručně ve Wordu, nebo importovat z externího zdroje dat, jako je Outlook nebo Excel. Tento seznam bude obsahovat konkrétní údaje, včetně jmen a adres, pro každého příjemce. 3. Zahrňte slučovací pole: Vložte kurzor na místo, kde chcete, aby se v hlavním dokumentu objevily informace na míru, a poté přidejte příslušná slučovací pole. Slučovací pole slouží jako zástupné symboly pro údaje specifické pro příjemce, které budou přidány v průběhu procesu slučování.
4. Prohlédněte si výsledky předem: Prohlížení výsledků předem vám pomůže ujistit se, že vše dopadlo podle vašich představ. Před vytvořením finálních sloučených dokumentů vám tato fáze umožní provést všechny potřebné změny nebo revize. 5. Dokončete sloučení: Jakmile náhled odpovídá vašim standardům, spusťte proces slučování. Díky spojení jejich jedinečných informací do hlavního dokumentu tak vzniknou samostatné dokumenty pro každého příjemce. Nakonec sloučené dokumenty podle potřeby uložte nebo vytiskněte.
6. Sloučené dokumenty uložte nebo vytiskněte. V závislosti na svých potřebách se můžete rozhodnout pro jejich samostatné nebo hromadné uložení.
Sloučení pošty ve Wordu 2007 úspěšně dokončíte, pokud budete postupovat podle těchto kroků.
Následuje deset kroků pro provedení sloučení pošty v aplikaci Word 2007: V prohlížeči otevřete aplikaci Microsoft Word 2007.
2. Vytvořte nebo otevřete primární dokument, který bude sloužit jako šablona pro sloučení pošty. 3. Nastavte zdroj dat, kterým může být databáze Access, tabulka Excelu nebo jakýkoli jiný vhodný soubor. 4. Klepněte na tlačítko Spustit sloučení pošty na kartě Pošta v aplikaci Word. 5. Rozhodněte, jaký druh dokumentu, například dopisy, obálky, štítky atd. chcete vytvořit. 6. Vyberte příslušnou možnost a vyhledejte soubor, který chcete připojit ke zdroji dat.
7. Všude tam, kde chcete, aby se v hlavním dokumentu zobrazovaly personalizované informace, zahrňte slučovací pole. 8. Zobrazte sloučené dokumenty v režimu náhledu, abyste se ujistili, že vše vypadá podle plánu. V případě potřeby proveďte ve sloučených dokumentech potřebné změny nebo úpravy. 10. 11. Sloučené dokumenty vytiskněte, uložte je jako samostatné soubory nebo je odešlete přímo do tiskárny či příjemcům e-mailem a dokončete sloučení pošty.