Outlook 2016 je oblíbený e-mailový program, který uživatelům poskytuje účinnou kontrolu nad jejich e-maily, kontakty a kalendáři. Možnost vytvořit distribuční seznam, známý také jako skupina kontaktů, je jednou z důležitých funkcí aplikace Outlook. Distribuční seznam je užitečný nástroj pro odesílání skupinových e-mailů, protože umožňuje odeslat e-mail mnoha příjemcům najednou. V tomto příspěvku si projdeme, jak efektivně vytvořit a udržovat distribuční seznamy v aplikaci Outlook 2016.
1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Lidé“ v levé dolní části okna. Tím se zobrazí stránka „Lidé“, která vám umožní spravovat kontakty. 2. Kliknutím na tlačítko „Domů“ v horní části obrazovky vyberte z panelu nástrojů možnost „Nová skupina kontaktů“. Novou skupinu kontaktů vytvoříte tak, že po kliknutí pravým tlačítkem myši na libovolnou složku na kartě „Lidé“ vyberete z kontextové nabídky položku „Nová skupina kontaktů“. 3. Do pole „Name“ (Název) v zobrazeném okně „Contact Group“ (Skupina kontaktů) zadejte název distribučního seznamu. Tento název musí být použitelný a snadno zapamatovatelný pro budoucí použití. 4. Klikněte na tlačítko „Add Members“ (Přidat členy) na panelu nástrojů a vyberte příslušnou možnost pro přidání členů do distribučního seznamu. Můžete zvolit „Z kontaktů aplikace Outlook“ pro ruční přidání nových kontaktů, „Z adresáře“ pro ruční přidání kontaktů z globálního adresáře nebo „Nový e-mailový kontakt“ pro přidání osob z již existujícího seznamu kontaktů. 5. Vyberte kontakty, které chcete přidat do distribučního seznamu, zaškrtnutím příslušného políčka a kliknutím na tlačítko „Members“ je přidejte. Stisknutím a podržením klávesy Ctrl při výběru můžete přidat více kontaktů. 6. Po přidání všech příslušných kontaktů uložte svůj distribuční seznam kliknutím na tlačítko „Uložit a zavřít“. Zadané jméno se nyní zobrazí v seznamu kontaktů. sestavení rozesílacího seznamu z příjemců e-mailů:
Kromě toho, že můžete začít od začátku, můžete distribuční seznam sestavit přímo z příjemců e-mailů. Pokud obdržíte e-mail s několika příjemci a chcete na jejich základě sestavit distribuční seznam, může to být užitečné. Chcete-li toho dosáhnout, postupujte podle následujících kroků: Otevřete e-mail v aplikaci Outlook s vybranými požadovanými příjemci.
2. 3. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na jméno jednoho z příjemců v poli „Komu“ nebo „Cc“ zvolte pomocí kontextové nabídky vpravo možnost „Přidat do kontaktů aplikace Outlook“. 3. Do pole „Full Name“ (Úplný název) v okně „Add Contact“ (Přidat kontakt) zadejte název distribučního seznamu. 4. Chcete-li kontakt uložit a vytvořit z vybraných příjemců distribuční seznam, klikněte na tlačítko „Uložit a zavřít“. Použití aplikace Outlook 2016 ke správě distribučního seznamu:
Občas se může stát, že budete potřebovat spravovat distribuční seznam, který jste vytvořili v aplikaci Outlook 2016. V aplikaci Outlook máte několik možností, jak distribuční seznamy spravovat. Zde je několik významných správcovských povinností, které můžete provádět: 1. Přidávání nebo odebírání členů: Otevřete skupinu kontaktů, klikněte na tlačítko „Přidat členy“ a poté vyberte příslušnou možnost pro přidání nebo odstranění členů z distribučního seznamu. Vyberte kontakt, který má být odstraněn, a poté klikněte na možnost „Odebrat člena“.
2. Změna distribučního seznamu: Chcete-li změnit název nebo jiné atributy distribučního seznamu, otevřete skupinu kontaktů, klikněte na kartu „Skupina kontaktů“ na panelu nástrojů a poté vyberte možnost „Vlastnosti“. V okně „Vlastnosti skupiny kontaktů“ můžete provést potřebné úpravy a poté je uložit kliknutím na tlačítko „Uložit a zavřít“. 3. Odesílání e-mailů do distribučních seznamů: Pro odeslání e-mailu do seznamu stačí vytvořit nový e-mail, do pole „Komu“ zadat název seznamu a poté napsat zprávu. E-mail bude aplikací Outlook okamžitě přeposlán všem osobám v distribučním seznamu.
Pokud často posíláte e-maily skupinám lidí, může vytvoření a správa distribučních seznamů v aplikaci Outlook 2016 výrazně zefektivnit proces e-mailové komunikace. Distribuční seznamy můžete snadno vytvořit a spravovat podle pokynů uvedených v tomto článku, což vám ušetří čas a zvýší efektivitu každodenních činností při správě e-mailů.
Níže uvedené pokyny popisují, jak odeslat e-mail jako distribuční seznam v aplikaci Outlook 2016: Otevřete aplikaci Outlook a v nabídce v horní části okna vyberte kartu „Domů“. Chcete-li začít psát nový e-mail, klepněte ve druhém kroku na tlačítko „Nový e-mail“. 3. Do sloupce „Komu“ zadejte název distribučního seznamu, kterému chcete e-mail odeslat. Název zadejte buď ručně, nebo vyberte distribuční seznam z kontaktů nebo adresáře kliknutím na tlačítko „Komu“.
4. Jakmile zadáte e-mailovou adresu distribučního seznamu do sloupce „Komu“, uvidíte, že se zobrazí v závorkách, jako například „[email protected]“, a před ní se objeví výraz „[email protected]“. 5. Napište e-mail jako obvykle, včetně názvu a těla zprávy. 6. Až budete připraveni e-mail odeslat, klikněte na tlačítko „Odeslat“.
Při odeslání e-mailu do distribučního seznamu obdrží zprávu všichni příjemci z tohoto seznamu. To usnadňuje skupinovou komunikaci, protože jeden e-mail můžete poslat několika příjemcům najednou.
Skupiny aplikace Outlook a distribuční seznamy mají v aplikaci Outlook 2016 některé podobnosti a některé odlišnosti.
Novější funkce aplikace Outlook, která umožňuje uživatelům spolupracovat a komunikovat se skupinou osob, se nazývá skupina. Mezi její funkce patří sdílený e-mail, kalendář a knihovna dokumentů. Členové skupin v aplikaci Outlook k nim mohou přistupovat prostřednictvím různých platforem aplikace Outlook, včetně aplikace Outlook na webu a desktopového softwaru Outlook. Skupiny aplikace Outlook se vytvářejí za účelem usnadnění týmové komunikace.
Distribuční seznam, často označovaný jako skupina kontaktů, se naproti tomu většinou používá k doručování e-mailů několika příjemcům. Jedná se o seznam e-mailových adres, ze kterých lze při psaní e-mailu rychle vybírat. Například oddělení nebo projektový tým bude při použití distribučních seznamů vhodnějším kandidátem pro komunikaci než široká veřejnost.
Závěrem lze říci, že ačkoli distribuční seznamy i skupiny aplikace Outlook umožňují komunikaci s mnoha příjemci, distribuční seznamy slouží především k doručování e-mailů určenému seznamu kontaktů, zatímco skupiny aplikace Outlook nabízejí důkladnější prostředí pro spolupráci.