Uživatelé aplikace Microsoft Outlook 365 mohou rychle najít a uspořádat své e-maily pomocí tohoto robustního softwaru pro správu e-mailů. Pokud se snažíte v aplikaci Outlook 365 vyhledat e-maily z minulého týdne, jste na správném místě. V tomto příspěvku vám ukážeme, jak vyhledávat staré e-maily podle data, vysvětlíme, proč se některé z nich nemusí ve výsledcích vyhledávání zobrazit, a nabídneme řešení, jak zobrazit e-maily staré více než rok.
Jak vyhledávat staré e-maily v Microsoft Office 365
Spusťte aplikaci Outlook 365. Otevřete program Outlook 365 v počítači nebo se pomocí webového prohlížeče přihlaste ke svému účtu Outlook 365.
3. Zadejte kritéria vyhledávání: Chcete-li vyhledávání zaměřit, zadejte příslušné výrazy nebo fráze. E-maily odeslané nebo přijaté v minulém týdnu můžete vyhledávat pomocí výrazů „přijato:minulý týden“ nebo „odesláno:minulý týden“.
4. Dále upřesněte vyhledávání: Pokud hledáte konkrétního odesílatele nebo předmět, můžete tak učinit pomocí jména odesílatele nebo příslušných klíčových slov ve vyhledávacím dotazu. Například „subject:meeting received:last week“ zobrazí všechny e-maily, které mají téma „meeting“ a byly přijaty v posledním týdnu.
5. Stiskněte klávesu Enter nebo ikonu vyhledávání: Chcete-li zahájit vyhledávání, klikněte na tlačítko vyhledávání na klávesnici nebo stiskněte klávesu Enter na klávesnici. Na základě zadaných parametrů vyhledávání se v aplikaci Outlook 365 zobrazí všechny relevantní e-maily z minulého týdne.
Důvody, proč vyhledávání v aplikaci Outlook nemusí zobrazit všechny e-maily
Může existovat několik důvodů, proč vyhledávání v aplikaci Outlook nevrací všechny e-maily, které od něj očekáváte: Indexování je klíčovou součástí schopnosti aplikace Outlook poskytovat rychlé výsledky vyhledávání. Vaše e-maily se nemusí ve výsledcích vyhledávání zobrazit, pokud ještě nebyly indexovány. Dejte aplikaci Outlook nějaký čas na dokončení indexování a poté se o vyhledávání pokuste znovu.
2. Filtry vyhledávání: Zkontrolujte, zda žádný z vyhledávacích filtrů, které jste omylem použili, neomezuje výsledky vyhledávání. Zkontrolujte, zda jsou filtry vyhledávacího panelu nastaveny na „Všechny poštovní schránky“ nebo na přesnou složku, ve které předpokládáte nalezení e-mailů. 3. Přístup v režimu offline: Pokud je pro váš účet Outlook 365 povolen offline přístup, budou výsledky vyhledávání obsahovat pouze e-maily, které byly staženy do vašeho počítače nebo jiného zařízení. Pro přístup ke všem e-mailům se ujistěte, že jste online. Použití aplikace Outlook 365 k prohlížení e-mailů starších než 12 měsíců: Outlook 365 ve výchozím nastavení synchronizuje a zobrazuje pouze e-maily z předchozích 12 měsíců. Chcete-li získat přístup ke starším e-mailům, můžete toto nastavení změnit následujícím způsobem:
1. Otevřete soubor: V rozhraní aplikace Outlook klikněte na kartu „Soubor“ v levém horním rohu. 2. Zvolte možnost Možnosti: V levém postranním panelu vyberte ze seznamu položku „Možnosti“. 3. Vyberte kartu Upřesnit:
V okně Možnosti klikněte na záložku „Upřesnit“. 4. Přejděte do oblasti „Spuštění a ukončení aplikace Outlook“ posunutím dolů: Přejděte dolů do oblasti „Spuštění a ukončení aplikace Outlook“ na kartě Upřesnit.
5. Změňte nastavení položky Pošta ponechat v režimu offline: Nastavení „Mail to keep offline“ lze nalézt v části „Mail“. Nastavte délku na počet měsíců, po které chcete e-maily číst, nebo na „All“ pro zobrazení všech e-mailů.
Závěrem: Vyhledání e-mailů z předchozího týdne v aplikaci Outlook 365 je snadný úkol. Hledané e-maily můžete rychle vyhledat pomocí výše uvedených podrobných pokynů a určitého rozsahu dat. Aby se ve výsledcích vyhledávání neobjevily chybějící e-maily, nezapomeňte ověřit kritéria vyhledávání a ujistit se, že e-maily byly indexovány. V neposlední řadě můžete upravit nastavení aplikace Outlook 365 Mail to Keep Offline tak, aby vyhovovalo vašim potřebám, pokud potřebujete číst e-maily starší než 12 měsíců.
Jedním z důvodů, proč se nezobrazují všechny e-maily, mohou být e-mailové filtry nebo nastavení vyhledávání aplikace Outlook 2021. Tyto filtry nebo nastavení mohou neúmyslně zabránit tomu, aby se některé e-maily zobrazily v doručené poště. Kromě toho může být problém se samotnou aplikací Outlook nebo se synchronizací e-mailových účtů. V určitých situacích může k odstranění problému a správnému zobrazení všech e-mailů pomoci kontrola nastavení filtrů, ujištění, že je vše synchronizováno, a aktualizace programu Outlook na nejnovější verzi.
V aplikaci Outlook 365 nemusí být možné vyhledávat staré e-maily z různých důvodů. Možná zdůvodnění jsou různá: Aplikace Outlook 365 se při rychlém vyhledávání e-mailů spoléhá na možnost indexování.
1. Problém s indexováním. Problémy s vyhledáváním starších e-mailů můžete mít, pokud je postup indexování chybný nebo není úplný. 2. Vyhledávání podle konkrétní složky: Ve výchozím nastavení Outlook 365 prohledává pouze složku, kterou právě procházíte. Pokud chcete vyhledávat e-maily v jiných složkách nebo v celé poštovní schránce, musíte rozsah vyhledávání upravit. 3. Omezení rozsahu období: Outlook 365 může omezit výsledky vyhledávání na určitý rozsah období, například na předchozích 30 dní. Pokud hledáte e-maily z jiného časového období, může být nutné upravit kritéria vyhledávání. V případě, že byly hledané e-maily vymazány, lze je nalézt ve složce Vymazané položky.
4. Pokud se domníváte, že e-maily byly smazány, dbejte na to, abyste prohledali i tuto složku.
5. Problémy s připojením: Pokud máte problémy s připojením nebo pomalé připojení k internetu, může být funkce vyhledávání v aplikaci Outlook 365 ovlivněna. Pro úspěšné vyhledávání se ujistěte, že vaše internetové připojení je stabilní.
Pokud se vám po zohlednění těchto bodů stále nedaří vyhledávat staré e-maily v aplikaci Outlook 365, bylo by přínosné obrátit se na podporu společnosti Microsoft, která vám poskytne další pokyny.