- Otevřete Gmail.
- Zaškrtněte políčko u e-mailu, který chcete použít.
- Klikněte na ikonu možností .
- Klikněte na Filtrovat podobné zprávy.
- Zadejte kritéria filtru.
- Klikněte na Vytvořit filtr.
Ať už se jedná o skutečnou nebo elektronickou poštu, třídění pošty může být obtížný proces. Aby se při každodenním nárůstu množství přijímané pošty neztratilo nic zásadního, je zapotřebí účinný systém třídění. Tento příspěvek se bude zabývat nejlepšími technikami třídění pošty pro e-maily, Apple Mail a Gmail a poskytne vám užitečné rady pro efektivní správu příchozích zpráv.
Náš život se dnes točí kolem e-mailů, které jsou naší hlavní formou komunikace. Začněte tím, že si vytvoříte složky nebo štítky podle různých kategorií nebo témat, abyste mohli e-maily správně třídit. Můžete mít například složky pro sociální sítě, pracovní a osobní záležitosti. Zařazením každého e-mailu do příslušné kategorie jej můžete později snadněji najít a spravovat.
Využijte také e-mailové filtry a pravidla. Pomocí vestavěných nástrojů, které poskytuje většina poskytovatelů e-mailových služeb, můžete automaticky třídit příchozí e-maily na základě předem definovaných kritérií. Můžete například vytvořit pravidla pro automatické přesouvání e-mailů od určitého odesílatele nebo těch, které obsahují určitou frázi, do konkrétních složek. Udržíte tak pořádek v doručené poště a eliminujete vyrušování, abyste se mohli soustředit na nejdůležitější komunikaci.
Třídění e-mailů může být jednoduché, pokud používáte Apple Mail. V aplikaci Apple Mail je k dispozici několik nástrojů, které vám pomohou udržet pořádek. Jedním z praktických zařízení je inteligentní poštovní schránka. Chytré schránky jsou virtuální schránky, které sestavují e-maily podle předem definovaných parametrů. Chcete-li například zobrazit všechny nepřečtené e-maily z osobních i pracovních účtů na jednom místě, můžete si nastavit chytrou poštovní schránku.
Chcete-li zřídit inteligentní poštovní schránku, otevřete aplikaci Apple Mail a na panelu nabídek vyberte položku „Poštovní schránka“. Poté zvolte možnost „Nová chytrá schránka“. Poté lze nastavit příslušná kritéria, například odesílatele, předmět nebo klíčová slova, a přizpůsobit ji svým potřebám. Chytré schránky jsou dynamické a aktualizují se okamžitě po přijetí nových e-mailů, což usnadňuje udržení přehledu o důležitých sděleních.
Tisíce e-mailů, které je třeba roztřídit, se mohou zdát děsivé, ale s metodickým přístupem je to možné. Pro začátek použijte funkci vyhledávání k identifikaci e-mailů s konkrétními odesílateli nebo klíčovými slovy. Tímto způsobem můžete rychle odfiltrovat nedůležité zprávy a soustředit se na ty důležité.
Další užitečnou taktikou je třídění e-mailů podle data. U většiny poskytovatelů e-mailových služeb můžete e-maily třídit podle data odeslání nebo přijetí. Díky chronologickému řazení e-mailů můžete rychle najít starší e-maily a sledovat průběh konverzace.
Kromě toho přemýšlejte o odstranění nebo archivaci e-mailů, které již nepotřebujete. Pro efektivní třídění je nezbytná nepřeplněná schránka. Odstraňte všechny nepotřebné nebo neaktuální e-maily a archivujte relevantní e-maily pro budoucí použití. Efektivní a dobře organizovaný e-mailový systém můžete udržovat pravidelným čištěním doručené pošty.
Ano, služba Gmail má řadu funkcí, které vám pomohou efektivně třídit a spravovat e-maily. Gmail umožňuje vytvářet štítky a filtry podobně jako Apple Mail. E-maily lze třídit podle různých faktorů pomocí štítků, které fungují jako virtuální složky. Chcete-li vytvořit štítek, vyberte v nabídce na levé straně obrazovky služby Gmail možnost „Vytvořit nový štítek“. Poté můžete štítky na konkrétní e-maily použít ručně nebo nastavit filtry, které tak učiní při příchodu nových zpráv.
Při procházení velkého množství e-mailů jsou velmi užitečné robustní funkce vyhledávání služby Gmail. Chcete-li vyhledávání zaměřit a identifikovat e-maily, které splňují určitá kritéria, použijte vyhledávací operátory. Můžete například vyhledávat e-maily s přílohami, od určitého odesílatele nebo z určitého časového období.
A konečně, ať už se jedná o fyzickou nebo elektronickou poštu, její třídění vyžaduje systematickou strategii. Příchozí poštu můžete efektivně uspořádat vytvořením složek nebo štítků, použitím filtrů a pravidel a využitím možností vyhledávání. Tyto techniky vám pomohou udržet si pořádek a mít došlou poštu pod kontrolou, ať už spravujete tisíce e-mailů v Gmailu, třídíte Apple Mail nebo organizujete e-maily. S trochou úsilí a jasně stanovenou strategií můžete zabránit tomu, aby vám důležité zprávy proklouzly mezi prsty.
V aplikaci Gmail existuje mechanismus pro třídění e-mailů. Gmail nabízí řadu možností třídění, které vám pomohou udržet pořádek v doručené poště. V aplikaci Gmail můžete e-maily uspořádat následujícími způsoby:
E-maily můžete uspořádat podle data vzestupně nebo sestupně. Toho dosáhnete tak, že v rozevírací nabídce „Seřadit podle“ v horní části doručené pošty vyberete možnost „Datum“.
2. Řazení podle odesílatele e-mailu: Chcete-li seřadit odesílatele e-mailu, klikněte na rozevírací nabídku „Seřadit podle“ a vyberte možnost „Odesílatel“.
3. Třídění podle předmětu: Chcete-li seřadit e-maily podle předmětu, klikněte na rozevírací nabídku „Seřadit podle“ a vyberte možnost „Předmět“.
4. Řazení podle velikosti: Chcete-li uspořádat e-maily podle jejich velikosti, klikněte na rozevírací nabídku „Seřadit podle“ a vyberte možnost „Velikost“.
5. Řazení podle důležitosti: Funkce Priority Inbox ve službě Gmail umožňuje seřadit e-maily podle důležitosti. Služba Gmail automaticky rozlišuje důležité e-maily od ostatních pomocí algoritmů. V nastavení služby Gmail můžete funkci Priority Inbox povolit.
V aplikaci Gmail lze k dalšímu roztřídění a uspořádání e-mailů použít také štítky a filtry. E-maily lze kategorizovat pomocí štítků a příchozí zprávy jsou automaticky tříděny pomocí filtrů podle předem definovaných parametrů. Přístup k těmto funkcím poskytuje nabídka nastavení služby Gmail.
Tyto organizační nástroje a možnosti třídění můžete v aplikaci Gmail používat k efektivní správě e-mailů.