Díky mnoha funkcím pro zvýšení produktivity je Outlook silným e-mailovým klientem. Využití šablon je jednou z takových možností, která vám může pomoci ušetřit čas a úsilí při psaní e-mailů. Používáním šablon v aplikaci Outlook, včetně aplikace Outlook 365, stejně jako jejich umístěním, použitím jako šablon e-mailů a umožněním se zabývá tento článek. Tipy pro používání šablon aplikace Outlook
Pro šablony aplikace Outlook můžete vytvářet předpřipravené e-maily, které lze jednoduše opakovaně používat. Tyto jednoduché pokyny vám ukáží, jak šablony v aplikaci Outlook používat.
1. Chcete-li začít psát nový e-mail, otevřete aplikaci Outlook a vyberte tlačítko „Nový e-mail“. 2. V okně nového e-mailu zadejte předmět, tělo a případné přílohy přesně tak, jak chcete, aby se zobrazovaly v šabloně. 3. Po dokončení úprav e-mailu klepněte na tlačítko „Uložit jako“ na kartě „Soubor“. 4. V dialogovém okně „Uložit jako“ vyberte umístění, kam chcete šablonu uložit. Doporučujeme ji pro větší pohodlí uložit do složky „Šablony“. 5. Pojmenujte šablonu a vyberte typ souboru jako „Šablona aplikace Outlook (*.oft)“. Chcete-li šablonu uložit, vyberte v kroku 6 možnost „Uložit“.
Nyní dodržujte tyto postupy pokaždé, když chcete šablonu použít: Pro začátek vyberte na panelu nástrojů aplikace Outlook položku „Nové položky“. 2. V rozevírací nabídce zvolte „Další položky“ a poté „Zvolit formulář“. 3. V dialogovém okně „Zvolit formulář“ klikněte na tlačítko „Uživatelské šablony v systému souborů“. 4. Přejděte na místo uložení šablony a vyberte ji.
5. Chcete-li šablonu otevřít, klikněte na tlačítko „Otevřít“. Když se šablona otevře jako nový e-mail, můžete v ní před odesláním provést potřebné změny. Využití šablon aplikace Outlook 365 Cloudová verze aplikace Outlook, Outlook 365, poskytuje stejné funkce šablon jako verze pro počítače. Chcete-li šablony používat v aplikaci Outlook 365, stačí postupovat podle výše uvedených pokynů pro vytváření a používání šablon. Stejným postupem můžete k šablonám přistupovat z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu. Kam ukládat šablony aplikace Outlook Složka „Šablony“ je místem, kde aplikace Outlook ve výchozím nastavení uchovává šablony. V počítači se tato složka obvykle nachází ve složce „Dokumenty“. Pokud však chcete, můžete si vybrat jiné umístění. 1. Otevřete aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“, abyste změnili umístění šablony.
2. Po klepnutí na tlačítko „Možnosti“ vyberte možnost „Upřesnit“. 3. Klikněte na tlačítko „Umístění souborů“ v části „Uložit“ posunutím dolů.
4. V dialogovém okně „Umístění souborů“ vyberte položku „Uživatelské šablony“ a klikněte na tlačítko „Upravit“.
5. Vyberte nové umístění, kam chcete uložit šablony, a klikněte na „OK“.
6. Změny uložte opětovným kliknutím na „OK“.
Použití konceptů aplikace Outlook jako e-mailových šablon
Dalším způsobem použití e-mailových šablon v aplikaci Outlook je využití složky „Koncepty“. Tento způsob je užitečný zejména tehdy, když často posíláte podobné e-maily s drobnými úpravami. Zde se dozvíte, jak používat návrhy aplikace Outlook jako e-mailové šablony:
1. Otevřete aplikaci Outlook a vytvořte nový e-mail.
2. Sestavte e-mail tak, jak chcete, aby vypadal v šabloně, včetně předmětu, těla a případných příloh.
3. Místo odeslání e-mailu klikněte na kartu „Soubor“ a vyberte možnost „Uložit jako“.
4. V dialogovém okně „Uložit jako“ vyberte jako umístění složku „Koncepty“.
5. Dejte návrhu popisný název a klikněte na tlačítko „Uložit“.
6. Chcete-li koncept použít jako šablonu, přejděte do složky „Drafts“ a otevřete uložený e-mail.
7. Upravte všechny potřebné údaje a odešlete e-mail jako obvykle.
Povolení šablon e-mailů
Pokud při pokusu o přístup k šablonám nemůžete najít možnost „Uživatelské šablony v systému souborů“, je možné, že není v nastavení aplikace Outlook povolena. Povolení e-mailových šablon v aplikaci Outlook:
1. Otevřete aplikaci Outlook a přejděte na kartu „Soubor“.
2. Klikněte na „Možnosti“ a vyberte možnost „Upřesnit“.
3. Přejděte dolů do části „Zobrazení“ a zaškrtněte políčko vedle položky „Zobrazit kartu Vývojář na pásu karet“.
4. Kliknutím na „OK“ uložte změny.
5. Nyní byste měli na panelu nástrojů aplikace Outlook vidět kartu „Vývojář“, která obsahuje možnost „Zvolit formulář“ pro přístup k šablonám.
Závěrem lze říci, že používání šablon v aplikaci Outlook, včetně aplikace Outlook 365, může výrazně zefektivnit proces sestavování e-mailů. Vytvořením opakovaně použitelných šablon můžete ušetřit čas a zajistit konzistentnost své komunikace. Ať už se rozhodnete ukládat šablony do určené složky „Šablony“ nebo využívat návrhy, Outlook nabízí různé možnosti, jak zefektivnit práci s e-maily.
Chcete-li použít šablonu aplikace Outlook v rychlém kroku, můžete postupovat podle následujících kroků:
1. Otevřete aplikaci Outlook a přejděte na kartu Domů.
2. Klikněte na skupinu Rychlé kroky, která se nachází na pásu karet.
3. V galerii Rychlé kroky vyberte možnost „Vytvořit nový“.
4. V zobrazeném okně „Upravit rychlý krok“ pojmenujte svůj rychlý krok.
5. V části „Zvolit akci“ klikněte na možnost „Zvolit formulář“.
6. V dialogovém okně „Zvolit formulář“ vyberte z rozevírací nabídky „Hledat v“ možnost „Uživatelské šablony v systému souborů“.
7. Přejděte do umístění, kam jste uložili soubor šablony aplikace Outlook (.oft), a vyberte jej.
8. Klepněte na tlačítko „Otevřít“.
9. V okně „Upravit rychlý krok“ můžete v případě potřeby upravit další nastavení rychlého kroku, například přiřadit klávesovou zkratku nebo přidat nápovědu.
10. Kliknutím na tlačítko „Dokončit“ vytvoříte rychlý krok.
Nyní, kdykoli budete chtít použít šablonu aplikace Outlook, stačí vybrat požadovaný e-mail nebo položku a poté kliknout na nově vytvořený rychlý krok ze skupiny Rychlé kroky. Tím se šablona automaticky použije na vybranou položku, což vám ušetří čas a námahu.