Máte problém s přeplněnou poštovní schránkou v Outlooku? Máte problém identifikovat důležité e-maily v moři zastaralých zpráv? V tom případě byste mohli uvažovat o archivaci starých e-mailů. Archivací můžete zachovat starší e-maily na jiném místě a zároveň zachovat přístup k důležitým e-mailům a ušetřit místo ve schránce. V tomto článku vysvětlíme, jak archivovat staré e-maily v aplikaci Outlook, a odpovíme na některé často kladené otázky týkající se postupu archivace.
Archivace e-mailů v aplikaci Outlook, které jsou starší než jeden rok, je jednoduchá. Zde je uveden postup, jak na to:
1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu Soubor.
2. Po kliknutí na možnost Možnosti vyberte v levém postranním panelu možnost Upřesnit. 3. V části AutoArchive (Automatická archivace) vyberte možnost AutoArchive Settings (Nastavení automatické archivace). 4. V dialogovém okně AutoArchive můžete upravit parametry archivace podle svých potřeb. Musí být zaškrtnuto políčko „Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení“. 5. Vyberte složku obsahující odeslané položky nebo složku doručené pošty, kterou chcete archivovat. 6. Do pole „Vyčistit položky starší než“ zadejte požadovaný časový rámec. V této situaci byste z rozevírací nabídky vybrali možnost „1 rok“. 7. Pomocí tlačítka Procházet zadejte umístění, kam chcete archivované e-maily umístit. 8. Po provedení všech potřebných změn zachovejte předvolby kliknutím na tlačítko OK.
Pokud si přejete archivovat e-maily starší než 3 měsíce, můžete použít totožné postupy jako výše s malou změnou časového období. Místo volby „1 rok“ vyberte v možnosti „Vyčistit položky starší než“ možnost „3 měsíce“. Tím zaručíte, že v souladu s vaším nastavením budou všechny e-maily starší než tři měsíce automaticky zachovány.
Pokud zjistíte, že archiv v aplikaci Outlook neuchovává staré e-maily, může to mít několik příčin. Zde uvádíme několik pravděpodobných problémů a jejich řešení:
1. Překontrolujte možnosti automatické archivace a ujistěte se, že jsou aktivní a správně nakonfigurované. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko „Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení“ a zda je zadáno správné časové období podle dříve popsaných kroků.
2. Nastavení složky: Například složka Odstraněné položky není ve výchozím nastavení nastavena na archivaci. Chcete-li složku archivovat, klikněte na ni pravým tlačítkem myši, zvolte Vlastnosti a poté vyberte kartu Automatická archivace. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko vedle položky „Archivovat položky v této složce pomocí výchozího nastavení“.
3. Verze aplikace Outlook: V některých starších verzích aplikace Outlook nemusí možnost archivace fungovat správně nebo může být omezena. Ujistěte se, že používáte nejnovější verzi aplikace Outlook, nebo se zeptejte pracovníků oddělení IT, zda nejsou známy nějaké problémy. Má archiv aplikace Outlook omezení velikosti?
Velikost archivu aplikace Outlook je omezena, i když se liší v závislosti na verzi aplikace Outlook a druhu e-mailového účtu, který používáte. Maximální velikost archivního souboru pro aplikaci Outlook je 50 GB, ačkoli za určitých okolností může být zvětšena. Větší archivní soubory mohou mít vliv na výkon a odezvu aplikace Outlook, proto je důležité na to pamatovat. Pokud zjistíte, že se váš archivní soubor blíží omezení velikosti, zvažte vytvoření nového archivního souboru nebo ruční odstranění cizích položek, abyste uvolnili místo.
Závěrem: Archivace starých e-mailů v aplikaci Outlook může být přínosem jak pro vyčištění doručené pošty, tak pro zlepšení správy e-mailů. Podle výše popsaných jednoduchých postupů můžete rychle nastavit automatickou archivaci e-mailů starších než 3 měsíce nebo 1 rok. Ujistěte se, že jsou složky správně nastaveny, a pokud se vyskytnou problémy s archivací, překontrolujte nastavení. Nakonec mějte na paměti, že velikost archivních souborů v aplikaci Outlook je omezena, proto je dobré archiv pravidelně spravovat a kontrolovat.
Ano, archivací e-mailů lze v aplikaci Outlook ušetřit místo. Při archivaci se e-maily přenesou z primární schránky do jiného archivního souboru. Tím se vaše poštovní schránka zmenší a nebude tak přeplněná, což uvolní místo. Archivované e-maily, které lze stále prohlížet a vyhledávat, ale jsou uchovávány v jiném umístění, mohou zachovat přehlednější a efektivnější prostředí aplikace Outlook.
Podle těchto metod můžete v aplikaci Outlook archivovat předchozí e-maily podle určitého rozsahu dat: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. Chcete-li otevřít okno Možnosti aplikace Outlook, klepněte v druhém kroku na tlačítko „Možnosti“. 3. V levé nabídce okna Možnosti aplikace Outlook vyberte možnost „Upřesnit“. 4. V části „Automatická archivace“ vyberte možnost „Nastavení automatické archivace“. V okně AutoArchivace, které se zobrazí, můžete zvolit „Archivovat nebo odstranit staré položky“. Přepněte toto pole. V kroku 6 pak můžete vybrat rozsah dat pro archivaci. Mělo by být zaškrtnuto políčko „Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení“. V části „Vyčistit položky starší než“ zadejte požadovaný počet měsíců, abyste definovali rozsah dat. 8. Volitelně můžete zvolit další možnosti, například kde se mají archivované věci uchovávat nebo zda mají být zahrnuty podsložky. 9. Po provedení požadovaných voleb zachovejte nastavení kliknutím na tlačítko „OK“. 10. Chcete-li okno Možnosti aplikace Outlook zavřít, klikněte ještě jednou na tlačítko „OK“.
Podle těchto kroků můžete udržovat ve své schránce pořádek a zbavit ji starých e-mailů a aplikace Outlook bude automaticky archivovat e-maily, které se nacházejí uvnitř zvoleného rozsahu dat.