- Vyberte Soubor > Automatické odpovědi. …
- V poli Automatické odpovědi vyberte Odesílat automatické odpovědi. …
- Na kartě Uvnitř organizace zadejte odpověď, kterou chcete odesílat po dobu své nepřítomnosti v kanceláři členům svého týmu a spolupracovníkům. …
- Uložte nastavení kliknutím na OK.
Nastavení zprávy Out of Office (OOO) v Gmailu může pomoci zvládnout očekávání a poskytnout automatickou odpověď na příchozí e-maily, pokud se chystáte na dovolenou nebo budete delší dobu mimo svůj e-mail. Ať už používáte aplikaci Gmail, Google OOO nebo Gmail v iPhonu, v tomto příspěvku vás provedeme procesem konfigurace OOO v Gmailu. Abychom vám pomohli při vytváření vlastní jedinečné zprávy, uvedeme také příklad e-mailu OOO.
Ano, verze aplikace Gmail pro systém Android i iOS umožňují nastavit zprávu OOO. Postupujte podle těchto jednoduchých kroků, abyste toho dosáhli:
1. Spusťte aplikaci Gmail ve svém zařízení.
2. Chcete-li vstoupit do navigační nabídky, klepněte na tři vodorovné čáry v levém horním rohu.
3. Přejetím prstem dolů vyhledejte položku „Nastavení“. 4. Rozhodněte se, pro který účet chcete OOO nakonfigurovat. V kroku 5 můžete klepnout na položku „Vacation responder“. 6. Přepněte přepínač do polohy „Vacation Responder“. 7. Nastavte dny, ve kterých má být zpráva OOO aktivní
. Přizpůsobte předmět a zprávu odpovědi OOO.
9. Máte možnost omezit příjemce odpovědi na své kontakty. 10. Stisknutím tlačítka „Hotovo“ uložíte své úpravy. Jak nakonfigurovat službu Google OOO?
Funkce Google OOO, běžně označovaná jako „automatické odpovědi“ nebo „prázdninový odpovídač“, umožňuje nakonfigurovat zprávu OOO přímo z vašeho účtu Gmail. Pro konfiguraci funkce Google OOO proveďte následující akce: Otevřete webový prohlížeč a přihlaste se ke svému účtu Gmail. 2. Vyberte ikonu ozubeného kola v pravé horní části obrazovky.
Krok 3: V rozevírací nabídce vyberte možnost „Nastavení“. 4. Přejděte do oblasti „Vacation responder“ posunutím dolů. 5. Kliknutím na přepínač vedle položky „Vacation responder on“ vyberte možnost „Vacation responder on“. 6. Uveďte, kdy bude vaše zpráva OOO zahájena a ukončena. 7. Přizpůsobte předmět a zprávu své odpovědi OOO. 8. Máte možnost omezit příjemce odpovědi na osoby z vašich kontaktů. 9. V dolní části stránky klikněte na tlačítko „Uložit změny“.
Je to velmi podobné nastavení OOO v aplikaci Gmail pro použití v iPhonu. Zde je uveden postup, jak postupovat: V kroku 1 otevřete aplikaci Gmail v iPhonu.
2. Chcete-li vstoupit do navigační nabídky, klepněte na tři vodorovné čáry v levém horním rohu.
3. Přejetím prstem dolů vyhledejte položku „Nastavení“. 4. Rozhodněte se, pro který účet chcete OOO nakonfigurovat. V kroku 5 můžete klepnout na položku „Vacation responder“. 6. Přepněte přepínač do polohy „Vacation Responder“. 7. Nastavte dny, ve kterých má být zpráva OOO aktivní
. Přizpůsobte předmět a zprávu odpovědi OOO.
9. Máte možnost omezit příjemce odpovědi na své kontakty. 10. Stisknutím tlačítka „Hotovo“ uložíte své úpravy.
Jak vypadá e-mailová zpráva OOO? Ukázka e-mailu OOO může vypadat takto:
Předmět:
Dobrý den,
vážím si vašeho e-mailu. Vzhledem k tomu, že právě nejsem v kanceláři, nebudu moci zkontrolovat svůj e-mail až do [datum]. V tomto období nebudu moci na vaši zprávu reagovat. Pokud vaše situace vyžaduje rychlé řešení, kontaktujte prosím [náhradní kontaktní osoba] na [náhradní kontaktní e-mail/telefonní číslo]. Budou vám schopni pomoci ještě více.
(Vaše jméno)
Funkce zpráv mimo kancelář ve službě Gmail je praktickým nástrojem pro správu e-mailové korespondence v době vaší nepřítomnosti. Postup je snadný a přehledný, ať už ke službě Gmail přistupujete prostřednictvím služby Google OOO, aplikace Gmail nebo iPhonu. Provedením úkonů popsaných v tomto článku můžete zajistit, aby vaše kontakty dostaly automatickou odpověď a byly informovány o vaší nepřítomnosti. Abyste sdělili potřebné informace a stanovili jasná očekávání pro osoby, které se vás pokoušejí kontaktovat, nezapomeňte zprávu na OOO personalizovat.
Chcete-li zaručit efektivní komunikaci, je při nastavování e-mailu mimo kancelář (OOO) na Gmailu nezbytné uvést relevantní informace. V e-mailu OOO byste měli uvést následující informace: Nejprve začněte e-mail laskavým a formálním pozdravem, například „Dobrý den“ nebo „Vážený [jméno příjemce]“. 2. Data, kdy je úřad uzavřen Uveďte celou dobu trvání vaší nepřítomnosti, včetně data jejího začátku a konce. Díky tomu bude osoba, které zprávu posíláte, vědět, kdy budete pryč. 3. Důvod nepřítomnosti (nepovinné): Můžete uvést stručné zdůvodnění vaší nepřítomnosti, i když to není vždy nezbytné. Můžete například uvést, že jste mimo kancelář z osobních důvodů, na dovolené nebo se účastníte konference. 4. Náhradní kontaktní osoba: V případě potřeby uveďte jméno a kontaktní údaje spolupracovníka nebo nadřízeného, který může příjemci pomoci v době vaší nepřítomnosti. Tím zaručíte, že naléhavé záležitosti lze i tak rychle vyřídit. Stanovte výslovná očekávání ohledně toho, kdy může příjemce očekávat vaši odpověď.
5. Očekávání opožděné odpovědi. Můžete říci, že odpovíte, až se vrátíte, nebo nabídnout jiný termín. 6. Naléhavé záležitosti: Uveďte, jak má příjemce reagovat na naléhavé záležitosti, které je třeba řešit ihned. Například uveďte, na koho se má obrátit, nebo nabídněte jiné kontaktní místo. 7. Uzavření: Uzavřete e-mail formální větou, například „S pozdravem“ nebo „Děkuji“.
Před povolením e-mailu OOO nezapomeňte na jeho korekturu a ujistěte se, že je obsah pravdivý a jasný.