E-maily se staly klíčovým aspektem našeho osobního i profesního života. Vyhledávání a organizování důležitých e-mailů se může snadno stát zahlcující díky množství e-mailů, které pravidelně zaplavují naše schránky. Služba Gmail naštěstí nabízí řadu možností, které uživatelům umožňují efektivně kategorizovat a uspořádat e-maily. V tomto článku se budeme zabývat četnými způsoby kategorizace e-mailů v aplikaci Gmail, způsoby, jak zajistit, aby určité e-maily byly přímo zařazeny do konkrétních složek, jak kategorizovat e-maily v aplikaci Gmail a zda je k dispozici možnost automatické kategorizace e-mailů.
1. Kategorizace e-mailů v aplikaci Gmail:
Uživatelé aplikace Gmail mohou své e-maily klasifikovat pomocí robustní funkce „Štítky“. Pro začátek stačí vybrat možnost „Vytvořit nový štítek“ v části „Štítky“ na levé straně schránky Gmail. Svůj štítek můžete nazvat „Pracovní“, „Osobní“ nebo „Cestovní“. Výběrem požadovaného e-mailu (e-mailů), kliknutím na tlačítko „Štítky“ a následným výběrem správného štítku můžete po vytvoření e-mailů štítky ručně aplikovat. Výběrem správného štítku v levém postranním panelu můžete rychle filtrovat a zobrazovat jednotlivé kategorie e-mailů.
2. Odesílání e-mailů do konkrétních složek: Pokud chcete, aby se některé e-maily odesílaly přímo do určité složky, má služba Gmail funkci nazvanou „Filtry“. Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu schránky Gmail, vyberte možnost „Zobrazit všechna nastavení“ a poté vyberte kartu „Filtry a blokované adresy“ a začněte vytvářet filtry. Poté vyberte možnost „Vytvořit nový filtr“, zadejte kritéria pro e-maily, které chcete filtrovat (například e-mailovou adresu odesílatele, konkrétní klíčová slova nebo předmět), a vyberte akce „Přeskočit doručenou poštu (archivovat ji)“ a „Použít štítek“. Vyberte příslušný štítek nebo složku nebo je vytvořte a klikněte na tlačítko „Vytvořit filtr“. E-maily, které splňují zadaná kritéria, budou nyní automaticky odesílány do určené složky.
3. Kategorizace e-mailů v aplikaci Gmail: Pokud dáváte přednost kategorizaci e-mailů na cestách, je podobný mechanismus označování k dispozici v mobilní aplikaci Gmail. Chcete-li přidat štítek k e-mailu v aplikaci Gmail, otevřete zprávu, klepněte na tři tečky v pravém horním rohu a vyberte možnost „Změnit štítky“. Zde máte možnost vybrat existující štítek nebo vytvořit nový. Odpovídající štítek nebo složka v postranním panelu aplikace bude mít přístup k označeným e-mailům.
4. Počítačová kategorizace e-mailů: Přestože Gmail nemá jasný systém automatické klasifikace e-mailů, má funkci nazvanou „Prioritní doručená pošta“. Vaše e-maily jsou automaticky rozděleny do kategorií podle funkce Priority Inbox, včetně kategorií „Důležité a nepřečtené“, „S hvězdičkou“ a „Vše ostatní“. Aby bylo možné upřednostnit konkrétní e-maily na základě vašich interakcí, využívá tato funkce algoritmy strojového učení, které chápou vaše vzorce používání e-mailů. Vzhledem k tomu, že Gmail vybírá kategorie sám, je důležité poznamenat, že to není totéž jako vlastní kategorizace.
Závěrem lze říci, že služba Gmail nabízí řadu možností, jak správně kategorizovat a organizovat e-maily. V aplikaci Gmail můžete e-maily označovat štítky, pomocí filtrů přesouvat konkrétní e-maily do složek, vytvářet štítky pro ruční kategorizaci e-mailů a pomocí funkce Priority Inbox můžete e-maily automaticky třídit. Pomocí těchto nástrojů můžete uspořádat doručenou poštu, zvýšit produktivitu a rychle najít požadované e-maily.
Pomocí služby Gmail můžete e-maily kategorizovat následujícími způsoby: 1. Otevřete službu Gmail a kliknutím na symbol ozubeného kola v pravém horním rohu přejděte do nabídky Nastavení. 2. V nabídce Nastavení vyberte odkaz „Zobrazit všechna nastavení“. 3. Výběrem karty „Doručená pošta“ získáte přístup k mnoha nástrojům pro správu e-mailu. V oblasti „Kategorie“ najdete různé záložky, včetně záložek Primární, Sociální sítě, Propagační akce, Aktualizace a Fóra. Tyto karty pomáhají při automatické klasifikaci vašich e-mailů. Služba Gmail ve výchozím nastavení automaticky seskupuje e-maily do různých karet na základě jejich obsahu.
5. Máte možnost vybrat, které karty chcete povolit nebo zakázat. 6. Jednoduše zaškrtněte políčko vedle karty, aby byla aktivní. Zrušením zaškrtnutí políčka kartu zakážete. 7. Klepnutím na odkaz „Možnosti“ vedle každé karty můžete snadno upravit vzhled karet. Můžete tak určit konkrétní odesílatele nebo klíčová slova, která mají vždy spadat pod určitou kartu. 8. Chcete-li použít nové možnosti kategorizace, přejděte na konec stránky a po provedení požadovaných úprav klikněte na tlačítko „Uložit změny“.
Pomocí kategorizace můžete jednoduše pracovat s různými typy e-mailů, což vám usnadní jejich zkoumání a vyhledávání.
Ano, služba Gmail nabízí funkci nazvanou „Automatické třídění“, která umožňuje automaticky kategorizovat nebo třídit e-maily do různých složek. Příchozí e-maily jsou pomocí této funkce uspořádány pomocí vestavěných kategorií služby Gmail, například Primární, Sociální, Propagace, Aktualizace a Fóra. Gmail zařadí e-maily do správné kategorie na základě analýzy jejich obsahu. Je důležité si uvědomit, že tato funkce není ve výchozím nastavení aktivována a uživatelé ji musí výslovně nastavit v nastavení služby Gmail.
Chcete-li e-maily přesunout přímo do složky v aplikaci Gmail, můžete se držet těchto metod: 1. Přihlaste se ke svému účtu Gmail a navštivte složku Doručená pošta. 2. Vyberte e-mail(y), který(é) chcete přenést do složky. To provedete zaškrtnutím příslušných políček e-mailů. 3. Po výběru e-mailu (e-mailů) se v horní části schránky zobrazí řada ikon. Z těchto možností vyberte ikonu složky. 4. Zobrazí se rozbalovací nabídka se seznamem vašich aktuálních štítků a složek. Chcete-li e-mail nebo e-maily přesunout, vyberte složku. 5. Pokud chcete e-mail(y) přesunout do nové složky, klikněte na tlačítko „Vytvořit novou“ v dolní části rozevírací nabídky. Po zadání názvu nové složky klikněte na tlačítko „Vytvořit“. 6. Po výběru složky budou e-maily přesunuty z doručené pošty do vybrané složky.
Umístěním e-mailů do složek můžete uspořádat doručenou poštu a rychle vyhledat konkrétní e-maily, když je potřebujete.