Kategorizace e-mailů v aplikaci Outlook. Průvodce efektivní správou e-mailů

Why has Outlook changed 2023?
Microsoft have decided that Outlook needed a fresh look for 2023 and you may have noticed with a recent update Outlook has had a style change.
Další informace najdete na it4offices.co.uk

V každodenní komunikaci nám výrazně pomáhají e-maily. Správa přeplněné schránky však může být obtížná. Aplikace Microsoft Outlook má naštěstí řadu možností, které pomáhají s organizací a kategorizací e-mailů, a usnadňují tak identifikaci a stanovení priorit důležitých sdělení. V tomto článku se budeme zabývat různými způsoby kategorizace e-mailů v aplikaci Outlook, včetně automatické kategorizace, seskupování podle kategorií, uspořádání e-mailů a kategorizace e-mailů podle odesílatele. Jak automaticky uspořádat e-maily v aplikaci Outlook

Automatizace procesu je jedním z nejefektivnějších způsobů kategorizace e-mailů v aplikaci Outlook. Pomocí funkce „Pravidla“ aplikace Outlook můžete nastavit konkrétní kritéria pro automatickou klasifikaci příchozích e-mailů. Postup při vytváření pravidla je následující: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. Ve druhém kroku vyberte možnost „Spravovat pravidla a upozornění“. 2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění vyberte možnost „Nové pravidlo“. 4. Vyberte příslušná kritéria kategorizace, například odesílatele, předmět nebo klíčová slova. 5. Vyberte kategorii, kterou chcete přiřadit, a klikněte na možnost „Kategorizovat“. Kliknutím na tlačítko „OK“ zachováte pravidlo v kroku 6.

Aplikace Outlook může automaticky klasifikovat příchozí e-maily podle parametrů, které zadáte vytvořením pravidel. Pomocí tohoto nástroje můžete efektivněji a důsledněji organizovat své e-maily. Seskupování e-mailů v aplikaci Outlook podle kategorií

Díky kategorizaci e-mailů v aplikaci Outlook můžete snadněji vyhledávat a zpracovávat související e-maily. Při seskupování e-mailů podle kategorií je třeba dodržovat tyto postupy: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Zobrazení“.

Krok 2: Vyberte možnost „Nastavení zobrazení“. 3. V dialogovém okně „Rozšířená nastavení zobrazení“ vyberte možnost „Seskupit podle“.

Krok 4: V rozevírací nabídce vyberte možnost „Kategorie“.

5. Chcete-li změny uložit, klepněte na tlačítko „OK“.

Vaše e-maily budou nyní rozděleny do skupin podle kategorií, které jste jim zadali, což vám umožní přehlednější zobrazení doručené pošty. Každou skupinu kategorií lze podle potřeby rozšířit nebo sbalit.

Organizace e-mailů v aplikaci Outlook

Spolu s kategorizací může organizace e-mailů v aplikaci Outlook výrazně zvýšit produktivitu. Zde je několik tipů pro udržování pořádku ve schránce:

1. Vytvořte složky: Pomocí složek seskupujte e-maily podle různých klientů, projektů nebo témat. Chcete-li vytvořit novou složku, jednoduše proveďte klepnutí pravým tlačítkem myši na poštovní schránku a zvolte „Nová složka“.

2. Používejte příznaky a značky: Pomocí vlaječek nebo značek můžete upozornit na klíčové e-maily nebo na ně navázat. Pro použití příznaku použijte možnost „Příznak“ z kontextové nabídky při kliknutí pravým tlačítkem myši na e-mail nebo tlačítko „Sledovat“ na pásu karet pro nastavení připomenutí.

3. Archivujte zastaralé e-maily: Chcete-li uvolnit místo v doručené poště, pravidelně archivujte nebo přesouvejte zastaralé e-maily do jiných složek. Máte možnost vytvořit si archivní složku nebo použít vestavěnou funkci archivace aplikace Outlook. Funkce aplikace Outlook „Kategorizace e-mailů podle odesílatele“ Při práci s mnoha kontakty nebo týmy může být užitečné kategorizovat e-maily podle odesílatele. Pro kategorizaci e-mailů podle odesílatele proveďte následující akce:

1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu Doručená pošta. 2. Klepněte pravým tlačítkem myši na zprávu od vybraného odesílatele. 3. V kontextové nabídce vyberte možnost „Zařadit do kategorie“ a poté vyberte příslušnou kategorii. Na všechny e-maily odeslané stejným odesílatelem bude aplikace Outlook aplikovat vámi zvolenou kategorii. Tato funkce usnadňuje okamžité vizuální rozpoznání e-mailů od konkrétních odesílatelů.

Konečně aplikace Outlook poskytuje řadu nástrojů pro efektivní klasifikaci a uspořádání e-mailů. Pomocí automatické kategorizace, kategorizace e-mailů podle odesílatele, seskupování e-mailů podle kategorií, uspořádání pomocí složek a kategorizace podle odesílatele můžete urychlit správu e-mailů, ušetřit čas a udržet si kontrolu nad doručenou poštou. Chcete-li zefektivnit práci s e-maily a zbavit se stresu, využijte tyto nástroje.

FAQ
Jaký je nejlepší způsob kategorizace v aplikaci Outlook?

Použití složek, značek a barevných kategorií ve spojení s aplikací Outlook je nejjednodušším přístupem k uspořádání e-mailů do různých kategorií. Vytvořením složek a podsložek na základě určitých kategorií nebo témat můžete rychle uspořádat e-maily a později je objevit. E-maily lze také opatřit značkami nebo klíčovými slovy, aby je bylo možné vyhledávat. V aplikaci Outlook můžete e-mailům také přiřadit barevné skupiny, které vám pomohou vizuálně rozlišit e-maily podle jejich naléhavosti nebo důležitosti. Díky vhodnému využití těchto možností můžete e-maily řádně spravovat a v případě potřeby je snadno vyhledat.

Můžete e-maily v aplikaci Outlook třídit podle kategorií?

Ano, e-maily aplikace Outlook lze třídit podle kategorií. E-maily můžete zařadit do určitých kategorií pomocí funkce „Kategorie“ aplikace Outlook. Kategorizací e-mailů můžete efektivně spravovat svou doručenou poštu, abyste je mohli rychle filtrovat a třídit v závislosti na těchto kategoriích.

Lze v aplikaci Outlook třídit e-maily podle kategorií?

V aplikaci Outlook můžete e-maily uspořádat podle kategorií. Kategorizace e-mailů je praktická metoda pro efektivní správu a organizaci vaší poštovní schránky. Pomocí kategorizace můžete rychle filtrovat a uspořádat e-maily podle určitých kritérií. Pomocí tohoto nástroje, který vám pomůže rychle najít a upřednostnit relevantní e-maily, můžete snadno udržet pořádek a zvýšit produktivitu.

Jak mohu automaticky kategorizovat e-maily v aplikaci Outlook?

Chcete-li, aby aplikace Outlook automaticky kategorizovala e-maily, postupujte podle následujících kroků: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. 2. V rozevírací nabídce zvolte „Možnosti“. 3. V levé nabídce v okně Možnosti aplikace Outlook vyberte položku „Pošta“. 4. Klikněte na tlačítko „Kancelářské potřeby a písma“ v části „Vytvářet zprávy“ posunutím dolů. 5. V okně „Kancelářské potřeby a písma“ vyberte kartu „Osobní kancelářské potřeby“. 6. Na kartě „Personal Stationery“ (Osobní psací potřeby) vyberte tlačítko „Theme“ (Téma). 7. V okně Téma nebo Kancelářské potřeby vyberte záložku „Kategorie“. 8. Výběrem kategorie a tlačítka „Přejmenovat“ nebo „Odstranit“ můžete přidávat nové kategorie nebo upravovat již existující. 9. Vraťte se do okna Možnosti aplikace Outlook a vyberte možnost „Pošta“ pro automatickou klasifikaci příchozích e-mailů. 10. V nabídce „Pošta“ vyberte možnost „Pravidla“. 11. V okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko „Nové pravidlo“. 11. Vyberte možnost „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ a poté klikněte na tlačítko „Další“. 13. Rozhodněte se, jaká kritéria chcete použít pro kategorizaci. Můžete se například rozhodnout seskupit e-maily podle jména odesílatele nebo konkrétních výrazů v řádku předmětu. Po výběru podmínek v

14. Klikněte na tlačítko „Další“. 15. Jako akci vyberte možnost „Zařadit do kategorie“ a poté ze seznamu vyberte požadovanou kategorii. V kroku 16 klikněte na tlačítko „Další“. 17. Po pečlivém přečtení specifikace pravidla klikněte na tlačítko „Dokončit“. 18. V okně Pravidla a upozornění ještě jednou klikněte na tlačítko „OK“.

Aplikace Outlook nyní bude automaticky kategorizovat příchozí e-maily v závislosti na nastavených kritériích, čímž se zvýší efektivita správy e-mailů.