Posílání souborů e-mailem se stalo nezbytnou součástí naší každodenní komunikace. U mnoha poskytovatelů e-mailových služeb však existují omezení týkající se velikosti příloh, které lze odesílat. Pokud potřebujete přenášet obrovské soubory, například podrobné fotografie nebo rozsáhlé dokumenty, může to být problematické. Naštěstí existují techniky komprese souborů, které zmenšují jejich velikost a zjednodušují jejich odesílání e-mailem. V tomto příspěvku se budeme zabývat různými technikami komprese souborů a nabídneme prostředky nápravy, když je komprimovaný soubor stále příliš velký na to, aby se dal odeslat e-mailem.
1. Komprese souborů:
Formáty pro kompresi souborů ZIP, RAR a 7Z jsou jen některé z nich, které jsou k dispozici. Tyto formáty umožňují komprimovat mnoho souborů do jednoho souboru, a tím minimalizovat jeho velikost. Při kompresi souboru postupujte podle následujících postupů: Soubor(y), který(é) chcete komprimovat, by měl(y) být vybrán(y): Soubor(y): Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor(y) a v zobrazené nabídce vyberte možnost „Odeslat do“. Z nabídky vyberte „Komprimovaná (zazipovaná) složka“ (pro Windows) nebo „Komprimovat“ (pro Mac).
– Vydržte, dokud nebude komprese dokončena: Na velikosti souboru (souborů) a rychlosti zpracování vašeho počítače závisí, jak dlouho bude komprese trvat. Po dokončení procesu komprese budete mít nový komprimovaný soubor s menší velikostí.
2. Zmenšení komprimovaného souboru:
Někdy je soubor i po komprimaci příliš velký na odeslání e-mailem. Vezměte v úvahu následující možnosti dalšího zmenšení velikosti:
– Odstraňte nepoužívané soubory: Zkontrolujte komprimovaný soubor a odstraňte všechny nepotřebné soubory. Do této kategorie mohou spadat dočasné soubory, duplicitní fotografie a další věci, které příjemce nepotřebuje. Pokud jste soubor původně komprimovali do formátu ZIP, zvažte použití alternativního kompresního formátu, například RAR nebo 7Z.
– Zkomprimujte soubor do nového formátu. Zmenšení velikosti souboru, kterého lze dosáhnout pomocí různých kompresních algoritmů, může být různé.
3. Připojování obrovských souborů ke zprávám: Pokud potřebujete přenést extrémně velký soubor, který nelze zkomprimovat na zvládnutelnou velikost, existují další možnosti sdílení souborů:
– Služby pro ukládání do cloudu: Nahrajte soubor na platformu cloudového úložiště, jako je OneDrive, Disk Google nebo Dropbox. Po odeslání souboru můžete příjemci poslat e-mailem odkaz ke stažení.
– Služby pro přenos souborů: Využijte specializované služby pro přenos souborů, jako je SendSpace nebo WeTransfer. Tyto služby umožňují nahrát objemné soubory a poslat příjemci odkaz ke stažení.
4. Zmenšení velikosti souboru PDF: Přestože se soubory PDF často používají ke sdílení dokumentů, mohou být obrovské, zejména pokud obsahují obrázky nebo fotografie s vysokým rozlišením. Před odesláním souboru PDF e-mailem se můžete pokusit zmenšit jeho velikost pomocí následujících technik: Použijte online kompresory PDF a navštivte některou z mnoha webových stránek, které tuto službu nabízejí. Jednoduše odešlete svůj soubor PDF a webová stránka jej automaticky zkomprimuje, aby se zmenšil.
– Upravte nastavení PDF: Pokud máte program Adobe Acrobat nebo srovnatelný program pro úpravu PDF, můžete velikost souboru snížit úpravou nastavení. To může znamenat snížení rozlišení fotografií, odstranění přebytečných detailů nebo přípravu souboru PDF pro prohlížení online.
Shrnuto a podtrženo, komprese souborů je užitečný způsob, jak zmenšit jejich velikost pro odesílání e-mailem. Soubory můžete komprimovat do menších formátů a v případě potřeby dále zmenšit jejich velikost pomocí výše uvedených metod. Kromě toho lze použít alternativní techniky, jako je využití cloudového úložiště nebo služeb pro přenos souborů, pokud je soubor stále příliš velký. V neposlední řadě lze zmenšení velikosti souborů PDF před odesláním e-mailem provést pomocí online kompresorů nebo změnou nastavení v nástrojích pro úpravu PDF.
Pomocí níže uvedených kroků můžete soubor zkomprimovat tak, aby měl velikost menší než 25 MB: Použijte program pro kompresi souborů: Nainstalujte si do počítače program pro kompresi souborů, například WinRAR, 7-Zip nebo WinZip. 2. Rozhodněte se, jaký soubor (soubory) vyberete: Zvolte kompresní program z kontextové nabídky kliknutím pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete komprimovat. 3. Vyberte možnosti komprese: V komprimačním programu můžete zvolit úroveň komprese. Přestože komprese může trvat déle, vyšší úrovně komprese obvykle vedou k menší velikosti souborů. 4. Zahajte postup komprese: Chcete-li zahájit proces komprese, klikněte na tlačítko „Compress“ nebo „Create“. Software poté vytvoří komprimovanou verzi souboru o menší velikosti. 5. Zkontrolujte komprimovaný soubor: Po dokončení komprese se podívejte na velikost komprimovaného souboru. Ujistěte se, že je menší než 25 MB.
Komprimací můžete soubor zmenšit a usnadnit jeho šíření e-mailem nebo sdílení s ostatními.
Pro minimalizaci velikosti souboru pro odeslání e-mailem můžete provést následující kroky: Komprimování souboru do komprimovaného formátu, například ZIP nebo RAR, je jednou z nejúčinnějších technik minimalizace velikosti souboru. Chcete-li soubor zkomprimovat, proveďte kliknutí pravým tlačítkem myši, vyberte možnost „Odeslat do“ a poté vyberte možnost „Komprimovaná (zazipovaná) složka“ nebo srovnatelnou možnost. Tímto postupem se vytvoří komprimovaná verze souboru, která obvykle využívá méně úložného prostoru. Změna velikosti nebo převzorkování fotografií: Pokud váš soubor obsahuje fotografie, mohou zabírat hodně místa. Zmenšením nebo zmenšením velikosti fotografií můžete zmenšit velikost souboru. Zmenšete velikost nebo rozlišení fotografií pomocí softwaru pro úpravu obrázků, abyste se ujistili, že jsou stále vhodné k prohlížení. 3. Odstraňte cizí informace: Zkontrolujte, zda v souboru nejsou cizí informace, například skryté nebo duplicitní. Například v dokumentu aplikace Microsoft Word můžete odstranit cizí formátování, nepoužívané styly nebo skryté sledované změny. Odstraněním cizích informací lze výrazně snížit velikost souboru. 4. Převedení do nového formátu souboru: Za určitých okolností to může pomoci zmenšit soubor. Například dokument aplikace Word lze často zmenšit převedením do formátu PDF. Je třeba vzít v úvahu schopnost příjemce otevřít převedený formát souboru. Používejte internetové programy, které mohou soubory komprimovat za vás. Existuje řada internetových nástrojů, které dokáží soubory komprimovat.
5. Tyto aplikace často obsahují přizpůsobitelné volby komprese, které umožňují najít kompromis mezi kvalitou souboru a zmenšením jeho velikosti. Pomocí některého z těchto programů nahrajte svůj soubor a poté podle pokynů na obrazovce stáhněte komprimovanou verzi.
Mějte na paměti, že někteří poskytovatelé e-mailových služeb mají zvláštní omezení velikosti příloh. Pomocí výše uvedených postupů můžete úspěšně zmenšit velikost dokumentů, fotografií nebo jiných souborů a zjednodušit tak jejich odesílání e-mailem.