Outlook je oblíbený e-mailový program, který poskytuje řadu nástrojů pro zvýšení efektivity a organizace. Uživatele však často frustruje, když se zdá, že e-maily po uplynutí stanovené doby vyprší nebo se samy odstraní. V tomto příspěvku se podíváme na to, jak zabránit vypršení platnosti e-mailů v aplikaci Outlook, a odpovíme na otázky týkající se toho, jak zachovat e-maily navždy, co způsobuje jejich zmizení a jak změnit datum vypršení platnosti. Jak lze ukládat e-maily v aplikaci Outlook na dobu neurčitou?
Starší e-maily se v aplikaci Outlook ve výchozím nastavení automaticky archivují a po uplynutí předem stanovené doby se přesunou do složky archivu. To může vyvolat dojem, že e-maily mizí nebo že jejich platnost vyprší. Pokud chcete e-maily uchovávat po neomezenou dobu, můžete funkci automatické archivace vypnout. Postup je následující:
1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. 2. Klikněte na možnost „Archivovat“. 2. Zvolte „Možnosti“ a poté „Upřesnit“. 3. V části „Automatická archivace“ vyberte možnost „Nastavení automatické archivace“. 4. V dialogovém okně AutoArchive zrušte zaškrtnutí políčka vedle položky „Spouštět automatickou archivaci každých X dní“.
5. Chcete-li změny uložit, klepněte na tlačítko „OK“.
Pokud je automatická archivace zakázána, vaše e-maily zůstanou vždy v původních složkách. Je důležité si uvědomit, že by to nakonec mohlo vést k přeplnění poštovní schránky. Zvažte vytvoření složek a zařazení e-mailů do vhodných skupin, abyste mohli efektivně spravovat svou doručenou poštu.
Proč mi neustále mizí e-maily z aplikace Outlook? Může existovat několik příčin, proč se vaše e-maily v aplikaci Outlook pravidelně samy odstraňují. Jednou z možností je funkce automatické archivace, o které byla řeč dříve. Aplikace Outlook automaticky přesouvá e-maily do složky archivu po uplynutí předem stanovené doby, což vyvolává dojem, že jsou mazány.
Dalším vysvětlením může být použití pravidel nebo filtrů, které automaticky odstraňují některé e-maily. Chcete-li se ujistit, že nejsou nastaveny žádné automatické akce mazání, zkontrolujte nastavení pravidel a filtrů.
Důležité je také ověřit, zda důvodem ničení e-mailů není omezení velikosti poštovní schránky. Když poštovní schránka uživatele dosáhne maximální kapacity stanovené aplikací Outlook, mohou být starší e-maily odstraněny, aby se uvolnilo místo. Abyste tomu předešli, můžete buď zvětšit velikost poštovní schránky, nebo ji rutinně vyčistit tím, že se zbavíte zbytečných e-mailů nebo je přesunete do místních složek.
Za to, že e-maily aplikace Outlook po přečtení zmizí, může pravděpodobně nastavení „Podokna čtení“. Aplikace Outlook má funkci nazvanou Podokno pro čtení, která umožňuje prozkoumat obsah e-mailu, aniž byste jej otevřeli. Outlook automaticky označí e-mail jako přečtený, pokud se na krátkou dobu objeví v Podokně pro čtení. To může vyvolat dojem, že e-mail po přečtení již neexistuje.
1. Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte kartu „Soubor“. 2. Zvolte „Možnosti“ a poté „Upřesnit“.
3. Vyhledejte oblast „Panely aplikace Outlook“ a vyberte možnost „Panel pro čtení“. 4. V dialogovém okně „Podokno čtení“ zrušte zaškrtnutí políčka vedle položky „Označit položky jako přečtené při zobrazení v podokně čtení“.
5. Chcete-li změny uložit, klepněte na tlačítko „OK“. Zastavením automatického označování e-mailů jako přečtených v podokně čtení můžete zajistit, aby byly e-maily přístupné i po jejich zobrazení.
Jedinečná možnost data vypršení platnosti e-mailu není v aplikaci Outlook k dispozici. Nastavením připomenutí můžete e-mailu ručně přidělit datum vypršení platnosti. Postup je následující: Vytvořte nový e-mail nebo případně otevřete stávající.
2. V okně e-mailu vyberte možnost „Možnosti“. 3. V části „Tagy“ vyberte tlačítko „Sledovat“. Čtvrtý. V rozevírací nabídce vyberte možnost „Přidat připomenutí“. 5. V oblasti „Vlastní“ dialogového okna „Sledování“ vyberte datum a čas připomenutí.
6. Chcete-li připomenutí uložit a stanovit datum vypršení platnosti, klepněte na tlačítko „OK“. Nastavením připomenutí můžete zajistit, abyste byli informováni o e-mailech, které vyžadují vaši pozornost nebo následnou kontrolu v určitém časovém rámci.
Závěrem lze vypnout funkci automatické archivace, upravit nastavení podokna čtení a ručně nastavit datum vypršení platnosti pomocí připomenutí, abyste zabránili vypršení platnosti e-mailů v aplikaci Outlook. Znáním a nastavením těchto možností můžete mít větší kontrolu nad svými e-maily a zabránit jejich zmizení nebo náhodnému odstranění.
Aplikace Outlook je vybavena vestavěným nástrojem „AutoArchive“, který automaticky přesune neaktuální e-maily do archivní složky, čímž se vyčistí vaše doručená pošta. Může se zdát, že vaše e-maily mizí, protože výchozí nastavení funkce AutoArchiv přesměruje e-maily starší než dva týdny do složky archivu.
Pomocí níže uvedených kroků můžete zjistit, zda je v aplikaci Outlook povolena funkce AutoArchive:
1. Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte kartu „Soubor“.
2. V levém postranním panelu vyberte možnost „Možnosti“.
3. V okně Možnosti aplikace Outlook klikněte na kartu „Upřesnit“. 4. Vyberte tlačítko „Nastavení automatické archivace…“, které se nachází v části „Automatická archivace“.
V okně AutoArchivace můžete zkontrolovat, zda je funkce zapnutá, a upravit její nastavení. Můžete změnit dobu, po jejímž uplynutí se e-maily přesunou do archivační složky, nebo funkci AutoArchiv zcela vypnout.
Zrušením zaškrtnutí možnosti „Spouštět automatickou archivaci každých X dní“ můžete funkci automatické archivace vypnout a ponechat e-maily v primární poštovní schránce, aniž by byly pravidelně archivovány. Kromě toho můžete kliknutím pravým tlačítkem myši na složky nebo e-maily, které chcete vyloučit z funkce AutoArchivace, a výběrem možnosti „Vlastnosti“ ručně určit, které z nich chcete vyloučit.
Vaše e-maily z aplikace Outlook nebudou po dvou týdnech odstraněny, pokud změníte nastavení funkce AutoArchivace nebo ji zcela zakážete.