Miliony lidí a společností na celém světě používají jako e-mailového klienta aplikaci Microsoft Outlook. Doručenou poštu můžete efektivněji spravovat pomocí pravidel elektronické pošty, což je jedna z jeho skvělých funkcí. Pomocí pravidel elektronické pošty můžete automaticky kategorizovat příchozí e-maily, přesouvat je do určitých složek, přeposílat je na různé e-mailové adresy a dělat mnoho dalšího. V tomto příspěvku vás provedeme jednotlivými kroky nastavení e-mailových pravidel v aplikaci Outlook a zároveň vám poskytneme odpovědi na některé často kladené otázky.
Aby Outlook automaticky odesílal e-maily do určité složky, je třeba vytvořit pravidlo, které podrobně popisuje okolnosti, za kterých mají být e-maily přesunuty. Zde je návod, jak na to:
Po otevření aplikace Outlook vyberte v horní nabídce kartu „Soubor“.
2. Chcete-li otevřít okno Pravidla a upozornění, klepněte na tlačítko „Spravovat pravidla a upozornění“. 3. V okně Pravidla a upozornění vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. 4. V dialogovém okně „Průvodce pravidly“ vyberte možnost „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ a klikněte na tlačítko „Další“. 5. Vyberte kritéria pro své pravidlo. Můžete si vybrat z několika možností, včetně konkrétních odesílatelů, klíčových slov tématu nebo těla zprávy a dalších. Po výběru klikněte na tlačítko „Další“. 6. Vyberte akci, kterou chcete provést ve vztahu k e-mailům, které splňují kritéria v bodě
6. V této situaci vyberte možnost „Přesunout položku do složky“. 7. Kliknutím na tlačítko „Choose Folder“ (Vybrat složku) vyberte složku, do které mají být e-maily přesunuty. Výběrem tlačítka „Nová“ můžete vytvořit novou složku, pokud ještě žádná neexistuje. 8. Zkontrolujte své pravidlo a po jeho pojmenování stiskněte tlačítko „Další“. Můžete se také rozhodnout, že pravidlo použijete na e-maily, které již máte ve schránce. Chcete-li pravidlo vytvořit, naposledy klikněte na tlačítko „Dokončit“. Jak nakonfigurovat pravidla elektronické pošty?
Po otevření aplikace Outlook vyberte v horní nabídce kartu „Soubor“.
2. Chcete-li otevřít okno Pravidla a upozornění, klepněte na tlačítko „Spravovat pravidla a upozornění“. 3. V okně Pravidla a upozornění vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. 4. Na základě svých potřeb vyberte v dialogovém okně „Průvodce pravidly“ druh pravidla, které chcete vytvořit. Buď můžete začít od začátku, nebo si vybrat z řady předdefinovaných šablon. 5. Podle pokynů Průvodce pravidly definujte předpoklady a průběh akce pro vaše pravidlo. 6. Prohlédněte si své pravidlo, pojmenujte ho a vyberte další možnosti, které chcete použít. 7. Chcete-li vytvoření pravidla dokončit, klepněte na tlačítko „Dokončit“. Jak lze e-maily automaticky přesouvat do složky? Jak již bylo uvedeno, můžete nastavit pravidlo pro e-maily tak, aby aplikace Outlook automaticky přesouvala e-maily do určité složky. Místo volby „Přesunout položku do složky“ můžete zvolit „Přesunout položku do zadané složky“. Dále zvolte složku, do které se mají e-maily přesunout. Všechny e-maily, které splňují zadaná kritéria, pak budou automaticky přesunuty do vybrané složky.
Pomocí níže uvedených kroků lze v aplikaci Outlook nastavit pravidlo, které přepošle všechny e-maily na jinou e-mailovou adresu:
Po otevření aplikace Outlook vyberte v horní nabídce kartu „Soubor“.
2. Chcete-li otevřít okno Pravidla a upozornění, klepněte na tlačítko „Spravovat pravidla a upozornění“. 3. V okně Pravidla a upozornění vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. 4. V dialogovém okně „Průvodce pravidly“ vyberte možnost „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ a klikněte na tlačítko „Další“. 5. Zrušte zaškrtnutí všech podmínek kromě „Použít toto pravidlo po příchodu zprávy“ a vyberte podmínku pět. Stiskněte tlačítko „Další“. 6. Zobrazí se varování a možnost použít pravidlo na všechny komunikace. Pro potvrzení stiskněte tlačítko „Ano“. 7. Dále vyberte možnost „Přeposlat lidem nebo veřejné skupině“.
8. Kliknutím na záložku „people or public group“ (Lidé nebo veřejná skupina) ve spodní části zadejte e-mailovou adresu, na kterou mají být e-maily zasílány. Stiskněte tlačítko „OK“. 9. Po zkontrolování pravidla a jeho pojmenování klikněte na tlačítko „Další“. 10. Chcete-li vytvoření pravidla dokončit, klikněte na tlačítko „Finish“ (Dokončit).
Díky automatizaci správy doručené pošty vám vytváření pravidel elektronické pošty v aplikaci Outlook pomůže ušetřit čas a zachovat organizaci. Podle pokynů uvedených v tomto článku můžete rychle vytvořit pravidla pro automatické třídění, přesouvání a přeposílání e-mailů a uvolnit si tak čas, abyste se mohli soustředit na to, co je skutečně důležité.
V aplikaci Outlook můžete vytvořit pravidlo pro automatické třídění e-mailů do určité složky. Zde najdete podrobné vysvětlení, jak toho dosáhnout:
Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. 2. V rozevíracím seznamu vyberte možnost „Správa pravidel a upozornění“. 3. V okně Pravidla a upozornění vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. Nyní se spustí Průvodce pravidly. Vyberte možnost „Apply rule on messages I receive“ (Použít pravidlo na přijaté zprávy) a klikněte na tlačítko „Next“ (Další). 5. Vyberte kritéria, podle kterých chcete určit, které e-maily mají být roztříděny do složky. Můžete se například rozhodnout založit použití pravidla na konkrétních odesilatelích nebo klíčových slovech nalezených v předmětu nebo textu e-mailu. Po výběru podmínek klikněte na tlačítko „Další“. 6. Jako akci vyberte možnost „Přesunout položku do složky“ a poté ze seznamu vyberte požadovanou složku. Kromě toho můžete vytvořit novou složku výběrem možnosti „Nová“ z nabídky. Chcete-li pokračovat, klikněte na tlačítko „Další“. 7. Pokud jsou vyžadovány nějaké výjimky z pravidla, použijte je a poté vyberte „Další“. 8. Pojmenujte pravidlo a zaškrtněte políčko „Zapnout toto pravidlo“. Můžete se rozhodnout, že pravidlo použijete na již odeslané zprávy v doručené poště. Chcete-li postup dokončit, klikněte na tlačítko „Dokončit“.
Od tohoto okamžiku bude aplikace Outlook automaticky přiřazovat všechny e-maily, které splňují kritéria zadaná v pravidle, do určené složky.