Mnoho lidí používá Outlook jako svého primárního e-mailového klienta pro správu každodenní komunikace. Problémem je, že postupem času může schránka aplikace Outlook snadno nabobtnat spoustou e-mailů, příloh a dalších věcí. To může mít za následek přeplněnou schránku, což by zpomalilo funkčnost aplikace Outlook a ztížilo vyhledávání důležitých zpráv. V zájmu zlepšení práce s elektronickou poštou se v tomto příspěvku podíváme na to, jak odstranit mezipaměť, uvolnit místo a vyprázdnit schránku aplikace Outlook.
1. Odstranění e-mailů a příloh Zbavení se nepotřebných e-mailů a příloh je prvním krokem k vyčištění schránky aplikace Outlook. Začněte roztříděním doručené pošty a odstraněním všech nepotřebných e-mailů. Jako pomoc při třídění chaosu můžete využít filtry, možnosti vyhledávání nebo vytváření složek. Jakmile určíte, kterých e-mailů se chcete zbavit, vyberte je a stiskněte klávesu Odstranit nebo tlačítko Odstranit na panelu nástrojů aplikace Outlook. Nezapomeňte také prohlédnout složky odeslaných položek, konceptů a smazaných věcí pro případ, že se v nich nacházejí další e-maily, které by měly být trvale odstraněny.
Je velmi důležité odstranit objemné přílohy, abyste uvolnili místo. Tyto dokumenty mohou ve vaší poštovní schránce zabírat značné množství místa. Před odstraněním e-mailu jako celku můžete přílohu raději uložit do počítače nebo do služby cloudového úložiště. Tímto postupem můžete zachovat obsah e-mailu a zároveň zmenšit velikost své poštovní schránky.
2. Archivace předchozích e-mailů: Zvažte archivaci e-mailů, pokud jich máte hodně a chcete si je uložit k nahlédnutí, ale nepoužíváte je často. Chcete-li ve své poštovní schránce uvolnit místo, aniž byste e-maily trvale odstranili, můžete e-maily archivovat tak, že je ze schránky přesunete do jiného archivního souboru. Přejděte na kartu Soubor, klepněte na tlačítko Možnosti, zvolte možnost Upřesnit a poté vyberte možnost Nastavení automatické archivace a archivujte e-maily v aplikaci Outlook. Odtud pak můžete zvolit frekvenci archivace a umístění archivovaných dat.
3. Zbavení se mezipaměti aplikace Outlook:
Pro zvýšení výkonu ukládá mezipaměť aplikace Outlook místní kopii informací v poštovní schránce, včetně e-mailů, příloh a událostí kalendáře. Mezipaměť se však může časem zvětšovat a zabírat další místo v počítači. Vymazáním mezipaměti aplikace Outlook můžete uvolnit úložiště a vyřešit případné problémy s rychlostí.
Zavřete aplikaci Outlook a přejděte na následující místo v počítači a odstraňte mezipaměť aplikace Outlook: Outlook najdete ve složce C:Users[Vaše uživatelské jméno]AppDataLocalMicrosoft. Odstraňte všechny soubory, které končí příponou.ost. Po opětovném otevření aplikace Outlook obnoví soubory mezipaměti, tentokrát však budou kompaktnější a efektivnější.
Zvažte použití následujících technik, které zabrání rychlému zaplňování poštovní schránky aplikace Outlook: Nastavte pravidla pro automatický přenos nebo odstranění určitých kategorií e-mailů. Pravidelně vyprazdňujte složku s odstraněnými věcmi. Pravidelně odstraňujte nepotřebné e-maily a přílohy.
d. Vyvarujte se uchovávání zbytečných e-mailů jako konceptů.
Závěrem lze říci, že vyčištění poštovní schránky aplikace Outlook je zásadní pro zajištění produktivní a dobře organizované práce s elektronickou poštou. Odstraněním nepotřebných e-mailů a příloh, archivací neaktuálních e-mailů, vymazáním mezipaměti aplikace Outlook a používáním chytrých technik správy e-mailů můžete uvolnit místo, zvýšit výkon a zajistit, aby vaše poštovní schránka aplikace Outlook byla bez nepořádku.
Při odstraňování mezipaměti a dat aplikace Outlook dodržujte tyto metody: 1. Úplně zavřete aplikaci Outlook.
2. Do dialogového okna „Spustit“ vstoupíte stisknutím klávesy Windows a R na klávesnici. 3. Do dialogového okna Spustit zadejte „%localappdata%MicrosoftOutlook“ (bez uvozovek). 4. Tím se otevře umístění datových souborů aplikace Outlook ve vašem počítači. Obsah této složky odstraníte výběrem všech jejích souborů. Poté otevřete „Ovládací panely“ svého počítače. 6. V Ovládacích panelech vyhledejte položku „Pošta“ a vyberte položku „Pošta (Microsoft Outlook)“. 7. V okně Nastavení pošty vyberte tlačítko „E-mailové účty“. 8. V seznamu vyberte svou e-mailovou adresu a klikněte na tlačítko „Změnit“. 9. Na stránce Změnit účet vyberte tlačítko „Další nastavení“.
10. Klepněte na tlačítko „Offline Folder File Settings“ na kartě „Advanced“. 11. Vyberte možnost „Zakázat používání offline“ a poté stiskněte tlačítko „OK“. 12. Chcete-li zavřít všechna okna, klikněte na tlačítko „Další“ a poté na tlačítko „Dokončit“. 13. Znovu otevřete aplikaci Outlook, abyste zahájili synchronizaci e-mailových dat ze serveru a vymazali mezipaměť. Pomocí technik uvedených v tomto článku můžete uvolnit místo a zlepšit funkčnost aplikace Outlook odstraněním její mezipaměti a dat.
Pro vyčištění schránky v aplikaci Outlook a uvolnění místa můžete provést následující akce: Nejprve otevřete aplikaci Outlook v počítači,
.
2. V nabídce v levém horním rohu obrazovky vyberte kartu „Soubor“.
3. V levém postranním panelu vyberte možnost „Možnosti“. 4. V seznamu v levé části okna Možnosti aplikace Outlook vyberte možnost „Upřesnit“. 5. Zaškrtněte políčko „Empty Deleted Items folders when exiting Outlook“ (Vyprázdnit složky s odstraněnými položkami při ukončení aplikace Outlook) posunutím dolů do části „Outlook start and exit“ (Spuštění a ukončení aplikace Outlook). 6. Chcete-li uložit změny a zrušit okno Možnosti, klepněte na tlačítko „OK“. 7. V aplikaci Outlook vyberte z nabídky v horní části okna možnost „Domů“. 8. Vyberte tlačítko „Empty Deleted Items“ (Vyprázdnit odstraněné položky) ve skupině „Delete“ (Odstranit). Všechny věci ve složce Odstraněné věci budou trvale odstraněny.
9. Datový soubor aplikace Outlook můžete zhušťovat, abyste odstranili mezipaměť a uvolnili více místa. Vraťte se na kartu „Soubor“ a zvolte „Možnosti“, abyste toho dosáhli. 10. V levém postranním panelu v okně Možnosti aplikace Outlook vyberte možnost „Upřesnit“. 11. V části označené „Nastavení datového souboru aplikace Outlook“ vyberte tlačítko „Nastavení datového souboru aplikace Outlook“. 12. V okně Datový soubor aplikace Outlook vyberte datový soubor, který chcete zkondenzovat (běžně se nazývá „Outlook“ nebo „Osobní složky“). 13. V nabídce vyberte položku „Nastavení“.
14. Chcete-li zahájit proces komprimace, klepněte na tlačítko „Komprimovat“ v okně „Komprimovat nyní“. 15. Po dokončení postupu zavřete všechna okna kliknutím na tlačítko „OK“.
Tímto postupem můžete vyčistit doručenou poštu aplikace Outlook, odstranit složku Odstraněné položky a uvolnit místo ve svém účtu.