1. Vytvořte složky: Vytvořte si složky, abyste měli v e-mailech pořádek. Klepněte na položku „Poštovní schránky“ v levém horním rohu aplikace Mail v zařízení se systémem iOS a poté na položku „Upravit“ v pravém horním rohu. Zvolte „Nová poštovní schránka“ a složku pojmenujte. V závislosti na svých preferencích můžete vytvořit různé složky, například pro práci, osobní nebo určité projekty.
2. Přeneste e-maily do složek: Po vytvoření složek můžete e-maily do složek přenášet. Otevřete e-mail, vyberte příslušnou složku klepnutím na ikonu složky v dolní části. V seznamu zpráv můžete také klepnutím na symbol složky přesunout e-mail rovnou tažením doleva.
3. Používejte VIP a označené schránky: Apple Mail umožňuje označovat kritické e-maily nebo konkrétní odesílatele VIP příznakem. Odesílatele můžete přidat do seznamu VIP tak, že otevřete e-mail od něj, klepnete na jeho jméno nebo e-mailovou adresu a vyberete možnost „Přidat do VIP“. Jejich otevřením a klepnutím na tlačítko příznaku v dolní části můžete navíc označit zásadní e-maily jako významné.
Založení složek: V systému MacOS otevřete aplikaci Apple Mail a vyberte nabídku „Poštovní schránka“. Vyberte možnost „Nová poštovní schránka“ a složku pojmenujte. Po výběru umístění složky (například On My Mac nebo e-mailový účet) klikněte na tlačítko „OK“. Chcete-li vytvořit další adresáře, opakujte tento krok. Vytvořte si hierarchickou strukturu složek pro další uspořádání e-mailů.
2. Uspořádejte složky. Chcete-li vytvořit podadresář, jednoduše přetáhněte jednu složku na druhou. Můžete mít například primární složku s názvem „Práce“, která obsahuje podsložky pro různé projekty nebo klienty. 3. Upravte chování složky výběrem možnosti „Folder Properties“ (Vlastnosti složky) z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem myši na složku. Můžete například upravit nastavení oznámení, změnit barvu složky nebo nastavit speciální kritéria pro automatické třídění příchozích e-mailů do složky. Přizpůsobení aplikace Apple Mail:
1. Přizpůsobte panel nástrojů: V aplikaci Apple Mail přejděte do nabídky „Zobrazit“ a vyberte možnost „Přizpůsobit panel nástrojů“. Chcete-li na panel nástrojů přidat požadované ikony, jednoduše je tam přetáhněte. Usnadníte si tak přístup k často používaným funkcím. 2. Zapněte zobrazení diskuze: Pokud si rádi prohlížíte e-maily ve formátu vlákna, zapněte zobrazení diskuse. Přejděte do nabídky „Zobrazení“, vyberte možnost „Uspořádat podle konverzace“ a poté zvolte možnost „Uspořádat podle vlákna“. Díky spojení podobných e-mailů je sledování konverzací jednodušší. Péče o tisíce e-mailů: 1. Používejte filtry a vyhledávání: Při práci s velkým množstvím e-mailů použijte k vyhledání konkrétních e-mailů vyhledávací pole v horní části aplikace Apple Mail. Mezi kritéria vyhledávání patří odesílatel, předmět a klíčová slova. Pomocí filtrů můžete příchozí e-maily také automaticky uspořádat do konkrétních složek podle předem stanovených kritérií.
Archivujte nebo odstraňte zbytečné e-maily: E-maily, které již nejsou potřeba, by se měly pravidelně archivovat nebo odstraňovat. Archivací e-mailů si je ponecháte přístupné, ale mimo hlavní složku doručené pošty, a přesunete je do jiné složky. Po odstranění jsou nadobro pryč. Zlepšíte tak celkovou organizaci a odlehčíte své poštovní schránce.
Závěrem lze říci, že organizace v aplikaci Apple Mail je pro efektivní správu e-mailů nezbytná. Svou práci můžete uspořádat a udržet si kontrolu nad doručenou poštou vytvořením složek, využitím funkcí, jako jsou VIP a příznaky, úpravou nastavení a zavedením správných technik správy e-mailů do praxe. Využijte četné funkce a nastavení aplikace Apple Mail a přizpůsobte si organizaci e-mailů svým jedinečným požadavkům.
Vaši digitální komunikaci lze zefektivnit a produktivitu zvýšit uspořádáním e-mailové schránky. S uspořádáním e-mailové schránky vám pomohou následující kroky: 1. Třídění a kategorizace: Začněte rozdělením e-mailů do různých skupin. Na základě mnoha kritérií, jako jsou pracovní, osobní, odběry nebo konkrétní projekty, můžete vytvořit složky nebo štítky. Vaše e-maily se tak budou snadněji vyhledávat a spravovat. 2. Stanovení priorit a archivace: Rozhodněte, které e-maily je třeba vyřídit právě teď, a seřaďte je podle důležitosti. E-maily, které nevyžadují okamžitou pozornost, ale mohou být cenné pro budoucí použití, by měly být archivovány nebo přesunuty. Vaše schránka bude méně přeplněná a bude obsahovat pouze e-maily, které jsou relevantní. Využívejte filtry a pravidla: Apple Mail a většina e-mailových programů umožňuje vytvářet filtry a pravidla. Tyto automatické technologie mohou pomoci při klasifikaci příchozích e-mailů podle určitých standardů. Můžete například nastavit filtry pro automatické přesouvání e-mailů od určitých odesílatelů nebo obsahujících určité fráze do konkrétních složek. 4. Spravujte odběry a v případě potřeby se z nich odhlašujte. Pokud je vaše schránka přeplněna informačními bulletiny, prodejními e-maily nebo jinými odběry, které již nepovažujete za užitečné, můžete se z nich odhlásit. Vyčistíte si tak schránku a zajistíte, že hlavní důraz budete klást na zásadní e-maily. 5. Používejte vlajky nebo hvězdičky: Vlajky nebo hvězdičky můžete použít jako vizuální upozornění na kritické e-maily nebo je označit pro další akci. E-maily, na které je třeba reagovat nebo které souvisejí s naléhavými úkoly, můžete označit vlajkou nebo hvězdičkou na základě vlastních kritérií.
6. Běžná údržba: Naplánujte si častý čas na procházení a uspořádání e-mailů. Ujistěte se, že je vše správně uspořádáno, odstraňte nebo archivujte staré e-maily a odpovězte na ty, které ještě čekají. Z dlouhodobého hlediska vám to pomůže zabránit hromadění e-mailů.
Mějte na paměti, že uspořádání e-mailové schránky je subjektivní proces a výše uvedené postupy lze upravit podle vašich jedinečných požadavků a vkusu. Dlouhodobou užitečnost vaší strukturované schránky zajistí důslednost a disciplína při jejím udržování.