Jak uložit e-mail v aplikaci Outlook jako PDF a další možnosti exportu

Představte se: Díky mnoha možnostem efektivní správy e-mailů je Outlook oblíbeným e-mailovým klientem. Přestože Outlook nabízí řadu možností pro kategorizaci a archivaci e-mailů, existují situace, kdy budete chtít e-mail uložit jako PDF. V tomto příspěvku se podíváme na různé možnosti exportu v klientovi aplikace Outlook a také na to, jak uložit e-mail v aplikaci Outlook jako PDF.

jak uložit e-mail z aplikace Outlook jako PDF: Snadným přístupem, jak zachovat formátování a obsah e-mailu z aplikace Outlook pro budoucí použití nebo distribuci, je uložit e-mail jako PDF. Bohužel neexistuje vestavěný způsob, jak v aplikaci Outlook okamžitě uložit e-maily do formátu PDF. Existuje však několik řešení, která můžete použít:

Nejprve vytiskněte do PDF:

Jednou z možností, jak uložit e-mail do formátu PDF, je použití funkce tisku v aplikaci Outlook. Otevřete e-mail, který chcete uložit, a v nabídce Soubor vyberte možnost Tisk. V nastavení tisku vyberte jako tiskárnu „Microsoft Print to PDF“ a klepněte na tlačítko Tisk. E-mail bude převeden do souboru PDF, který můžete uložit na vámi zvolené místo.

2. Tisk souborů PDF:

Můžete také nastavit program třetí strany pro tisk PDF, například Adobe Acrobat nebo CutePDF, který se zobrazí jako možnost tiskárny v aplikaci Outlook. Otevřete e-mail, který chcete uložit, klikněte na nabídku Soubor, Tisk a po instalaci programu vyberte jako výstupní zařízení tiskárnu PDF. Chcete-li e-mail uložit jako soubor PDF, jednoduše postupujte podle pokynů.

Proč se mi nedaří uložit e-maily z aplikace Outlook jako soubor PDF? Jak již bylo vysvětleno, aplikace Outlook nemá vestavěnou funkci pro ukládání e-mailů do formátu PDF. Příčinou tohoto omezení může být složitá struktura e-mailů, které mohou obsahovat vloženou grafiku, přílohy a četné formátovací součásti. Toto omezení však můžete snadno obejít a e-maily aplikace Outlook uložit jako soubory PDF pomocí funkce tisku nebo softwaru pro tisk PDF třetích stran.

Vytvoření dokumentu aplikace Word z e-mailu aplikace Outlook:

Pokud chcete, můžete použít podobný postup a uložit e-maily aplikace Outlook jako dokumenty aplikace Word, nikoli jako dokumenty PDF. Otevřete e-mail, který chcete uložit, klepněte na tlačítko Uložit jako v nabídce Soubor a poté vyberte umístění pro uložení souboru. V rozevírací nabídce „Uložit jako typ“ vyberte „Dokument aplikace Word (*.docx)“ nebo jiný vhodný formát dokumentu aplikace Word. Po klepnutí na tlačítko Uložit bude váš e-mail v aplikaci Outlook uložen jako dokument aplikace Word.

Export e-mailu z aplikace Outlook:

Outlook vám kromě exportu jednotlivých e-mailů nabízí možnost exportovat více e-mailů nebo celé složky. Toho dosáhnete výběrem možnosti Importovat/Exportovat z nabídky Otevřít a exportovat v nabídce Soubor. V Průvodci importem a exportem vyberte možnost „Exportovat do souboru“ a poté klepněte na tlačítko Další. vyberte e-maily nebo složky, které chcete exportovat, poté vyberte jako formát souboru „Datový soubor aplikace Outlook (.pst)“ a klepněte na tlačítko Dokončit. Vybrané e-maily budou uloženy jako soubor.pst, který lze importovat do jiné instance aplikace Outlook nebo prozkoumat pomocí příslušných aplikací.

Lze e-maily z aplikace Outlook stáhnout? Aplikace Outlook slouží jako klient pro e-mailové servery, který pro vás načítá a spravuje e-maily. Z technického hlediska tedy nelze e-maily z aplikace Outlook „stahovat“. Jak však bylo řečeno dříve, e-maily můžete exportovat a uložit je jako soubory do místního počítače. K vašim e-mailům lze nyní přistupovat a ukládat je offline, takže jsou k dispozici i bez připojení k internetu.

Shrnutí:

I když aplikace Outlook přímo neumožňuje ukládat e-maily jako soubory PDF, můžete tak učinit pomocí funkce tisku nebo dalšího softwaru pro tisk PDF. Outlook navíc poskytuje uživatelům řadu alternativ pro export e-mailů, například jejich uložení jako dokumentů Word nebo souborů.pst. Pomocí těchto nástrojů můžete efektivně spravovat a ukládat svou e-mailovou korespondenci a zajistit si tak rychlý přístup a sdílení, kdykoli je to nutné.