Pokud jde o úsporu času a úsilí při vytváření opakujících se e-mailů, šablony e-mailů jsou záchranou. Ať už jste zaneprázdněný majitel firmy nebo profesionál, možnost uložit e-mail jako šablonu vám může zjednodušit způsob komunikace. V tomto příspěvku se podíváme na to, jak používat přílohy v běžných e-mailových programech, jako je Outlook, včetně toho, jak uložit e-mail jako šablonu, která je obsahuje. Je možné uložit e-mail s přílohami jako šablonu?
Ano, e-mail můžete uložit jako šablonu a přidat k němu přílohy. Nicméně přístup se mění podle toho, jakého e-mailového klienta používáte. Obvykle je třeba šablonu e-mailu nejprve zkonstruovat a teprve poté při každém použití ručně připojit soubory. Lze k vytváření šablon e-mailů použít aplikaci Outlook? Rozhodně ano! Uživatelé aplikace Outlook, jednoho z nejoblíbenějších e-mailových klientů, mohou vytvářet a ukládat e-mailové šablony pro rychlý a jednoduchý přístup. Uděláte to následujícím způsobem:
1. Spusťte aplikaci Outlook a výběrem možnosti „Nový e-mail“ začněte vytvářet novou zprávu. 2. Napište e-mail, včetně předmětu, těla a případných požadovaných příloh, se všemi náležitostmi. 3. Poté, co si e-mail zkontrolujete ke své spokojenosti, klepněte na tlačítko „Uložit jako“ na kartě „Soubor“. 4. Z nabídky výběru „Uložit jako typ“ v dialogovém okně „Uložit jako“ vyberte možnost „Šablona aplikace Outlook“. 5. Pojmenujte šablonu a rozhodněte, kam ji chcete uložit. 6. Po klepnutí na tlačítko „Uložit“ je vaše e-mailová šablona připravena k použití. Jak mohu vložit šablonu pro e-mail?
Chcete-li zahájit novou zprávu, vyberte v nabídce možnost „Nový e-mail“. 2. 3. Na kartě „Vložení“ v okně zprávy klepněte na tlačítko „Připojit položku“ ve skupině „Zahrnout“. 3. V rozevírací nabídce vyberte položku „Outlook Item“. 4. V dialogovém okně „Vložit položku“ přejděte na místo, kam jste uložili šablonu e-mailu. 5. Po výběru šablony klepněte na tlačítko „OK“. 6. Vaše nová zpráva bude nyní obsahovat šablonu e-mailu, připravenou k úpravám a odeslání.
Ano, aplikace Outlook, Gmail a další známé e-mailové aplikace umožňují vytvářet šablony e-mailů. V závislosti na klientovi se může postup trochu lišit, ale základní myšlenka je stejná.
V aplikaci Outlook můžete vytvořit šablonu e-mailu tak, že napíšete nový e-mail, uložíte jej jako šablonu aplikace Outlook a pojmenujete jej, jak bylo vysvětleno dříve. Pro vytváření a ukládání šablon e-mailů může mít každý e-mailový klient jiný systém.
Například ve službě Gmail můžete k vytváření šablon e-mailů využít funkci „konzervované odpovědi“. tato funkce musí být nejprve povolena v nastavení služby Gmail. Vytvořte nový e-mail napsáním tématu, těla a případných požadovaných příloh. Po dokončení vyberte možnost „Canned responses“ z nabídky se třemi tečkami v pravém dolním rohu okna pro psaní. V neposlední řadě vyberte možnost „Uložit koncept jako šablonu“ a šablonu pojmenujte.
Závěrem lze říci, že pro lidi, kteří běžně posílají opakující se e-maily, může zachování e-mailu jako šablony změnit pravidla hry. Možnost vytvářet a používat šablony e-mailů vám pomůže ušetřit čas a úsilí, ať už používáte Outlook, Gmail nebo jiného e-mailového klienta. Pokud podniknete kroky uvedené v tomto článku, budete na dobré cestě k využití potenciálu e-mailových šablon a zefektivnění své komunikační rutiny.
Chcete-li uložit šablonu v aplikaci Gmail, postupujte podle následujících jednoduchých kroků:
1. Přihlaste se do služby Gmail a výběrem tlačítka „Compose“ spusťte nové okno pro sestavení e-mailu. V druhém kroku napište e-mail, který chcete použít jako šablonu. Uveďte všechny požadované části, včetně textu, grafiky a formátování. 3. Po dokončení psaní e-mailu klikněte na tři svislé tečky v pravém dolním rohu okna kompozice. 4. V rozevírací nabídce vyberte možnost „Šablony“ a poté klikněte na tlačítko „Uložit návrh jako šablonu“. 5. Zobrazí se dílčí nabídka s mnoha nastaveními šablony. Výběrem možnosti „Uložit jako novou šablonu“ proměníte právě napsaný e-mail v novou šablonu. 6. Poté budete ve vyskakovacím okně vyzváni k pojmenování šablony. Dejte šabloně popisný název, například „Sledování prodeje“ nebo „Šablona newsletteru“. Chcete-li šablonu uložit, klepněte v kroku 7 na tlačítko „Uložit“. Nyní je k dispozici pro budoucí použití.
Otevřete nové okno pro sestavení e-mailu, klikněte na tři svislé tečky, zvolte „Šablony“ a poté vyberte šablonu, kterou chcete použít. Uložený obsah bude automaticky vyplněn šablonou a vy budete moci před odesláním provést případné změny.
V aplikaci Gmail můžete vytvořit šablonu e-mailu. Šablony e-mailů můžete ukládat a opakovaně používat pomocí vestavěné funkce „Canned Responses“ služby Gmail. Zapnutím této funkce můžete v budoucnu bez námahy využít jakýkoli odeslaný e-mail tím, že jej uložíte jako šablonu. To může být užitečné zejména v případě, že běžně posíláte opakující se nebo stejné e-maily.
Chcete-li uložit koncept jako šablonu, postupujte v aplikaci Gmail postupně podle následujících kroků: 1. Spusťte aplikaci Gmail a výběrem tlačítka „Compose“ začněte psát nový e-mail. V druhém kroku napište obsah e-mailu, který chcete použít jako šablonu.
3. Po dokončení klikněte na symbol nabídky se třemi tečkami v pravém dolním rohu okna pro psaní. 4. Po výběru položky „Šablony“ z výběrové nabídky klikněte na tlačítko „Uložit koncept jako šablonu“. 5. Zobrazí se podnabídka, která vám umožní šablonu pojmenovat. Dejte své šabloně název, který je ilustrativní. 6. Chcete-li návrh uložit jako šablonu, klepněte po pojmenování šablony na tlačítko „Uložit“. Nyní stačí kliknout na tlačítko „Compose“ a poté znovu kliknout na symbol nabídky se třemi tečkami, kdykoli budete chtít tuto šablonu použít. Vaši uloženou šablonu naleznete v části „Uloženo“ v podnabídce „Šablony“. Zvolená šablona se otevře jako nový e-mail s uloženým obsahem.