- Na počítači otevřete Gmail.
- Vyberte požadované e-maily.
- Klikněte na Více. Přeposlat jako přílohu.
- Do pole Komu zadejte příjemce. Příjemce můžete zadat také do polí Kopie a Skrytá kopie.
- Přidejte předmět.
- Napište text zprávy.
- Dole klikněte na Odeslat.
Naše každodenní komunikace se ve velké míře opírá o e-maily, a proto je důležité mít je uspořádané pro rychlý přístup a odkazy. Výborným přístupem, jak udržet doručenou poštu nepřeplněnou a zajistit rychlé nalezení důležitých e-mailů, je ukládání e-mailů do složky. Nejlepší způsoby ukládání e-mailů do složky, jak vytvořit e-mailovou složku, jak ukládat hromadné e-maily a zda můžete e-maily ukládat do složky v aplikaci Gmail, to vše je popsáno v tomto článku.
V závislosti na poskytovateli e-mailu nebo klientovi, kterého používáte, existují různé způsoby ukládání e-mailů do složky. Většina e-mailových aplikací, včetně Thunderbirdu, Apple Mailu a Microsoft Outlooku, poskytuje možnost vytvářet složky v rámci doručené pošty. Přetažením e-mailu do vybrané složky jej uložíte do tohoto umístění. Alternativně můžete zvolit možnost „Přesunout“ nebo „Uložit“ e-mail tak, že na něj kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete cílovou složku.
Ve většině e-mailových aplikací je vytvoření složky pro e-maily jednoduchou operací. Například v aplikaci Microsoft Outlook můžete kliknout pravým tlačítkem myši na doručenou poštu, vybrat možnost „Nová složka“ a poté složku pojmenovat. Podobně můžete vytvořit novou složku v aplikaci Apple Mail tak, že přejdete do nabídky „Poštovní schránka“, vyberete „Nová poštovní schránka“ a zadáte název. Po vytvoření složky do ní můžete začít přetahovat e-maily nebo využít možnosti přesunu/uložení.
Pokud máte několik e-mailů, které chcete uložit do složky, můžete použít stejné metody přetažení nebo přesunutí/uložení, které byly uvedeny dříve. Můžete kliknout na každý e-mail, který chcete uložit, a přitom držet stisknutou klávesu Ctrl nebo Command na klávesnici systému Windows nebo Mac. Po jejich výběru využijte možnosti přesunutí/uložení nebo je přetáhněte do správné složky. Pokud chcete uložit relevantní e-maily, například ty, které se týkají určitého projektu nebo tématu, je tato technika docela užitečná.
V aplikaci Gmail lze e-maily skutečně ukládat do složky. Gmail však nahrazuje klasické složky štítky. Stejně jako složky umožňují štítky kategorizovat a uspořádat e-maily. Stačí otevřít e-mail v aplikaci Gmail, kliknout na ikonu „Štítky“ (která se podobá štítku) a vybrat možnost „Vytvořit nový“. Po pojmenování štítku klikněte na tlačítko „Vytvořit“. Otevřením e-mailu, stisknutím ikony „Štítky“ a výběrem správného štítku pak můžete štítek použít na jakýkoli e-mail. Tím se e-mail účinně uloží do složky přiřazené k danému štítku.
Závěrem lze říci, že ukládání e-mailů do složek je nezbytné pro udržení dostupné a dobře organizované schránky. Postup není příliš složitý bez ohledu na to, zda jako e-mailového klienta používáte aplikaci Outlook nebo Gmail. Chcete-li e-maily uložit do požadované složky, jednoduše vytvořte složku nebo štítek, přetáhněte je nebo využijte možnosti přesunout/uložit. Chcete-li si v budoucnu usnadnit vyhledávání konkrétních e-mailů, nezapomeňte vytvořit vhodné názvy složek nebo štítky. Zavedením těchto postupů můžete zvýšit celkovou produktivitu a zefektivnit práci s e-maily.
K uložení e-mailu jako souboru můžete použít službu Gmail a níže uvedené postupy: V prvním kroku otevřete e-mail, který chcete uložit.
2. V pravém horním rohu e-mailu vyberte možnost nabídky se třemi tečkami. 3. Z rozevírací nabídky vyberte možnost „Tisk“. 4. V zobrazeném okně náhledu tisku přepněte cílovou tiskárnu na „Uložit jako PDF“ nebo „Uložit do PDF“. 5. Vyberte umístění v zařízení, kam chcete e-mail uložit jako soubor PDF. 6. Chcete-li e-mail uložit jako soubor PDF, klepněte na tlačítko „Uložit“ nebo „OK“.
Pomocí těchto pokynů lze e-mail uložit v aplikaci Gmail jako soubor PDF, což usnadňuje jeho prohlížení a sdílení jako samostatného souboru.
Pomocí těchto postupů můžete stahovat a uchovávat své e-maily: Otevřete svůj e-mailový program nebo službu (například Yahoo Mail, Gmail nebo Outlook) a přihlaste se ke svému účtu.
2. Vyhledejte e-mail, který chcete stáhnout nebo uložit. 3. Otevřete e-mail a zkontrolujte, zda v něm nejsou ikony nebo možnosti, které umožňují jeho stažení nebo uložení. V závislosti na e-mailovém klientovi, kterého používáte, se mohou tyto možnosti měnit. 4. Klepněte na možnost uložit e-mail, pokud je k dispozici, a poté vyberte, kam v počítači chcete soubor uložit. Možná jej budete moci uložit jako prostý text, soubor PDF nebo HTML. 5. Pokud je k dispozici možnost stažení e-mailu, klikněte na ni a vyberte místo v počítači, kam chcete stažený soubor uložit. Obvykle se e-mail stáhne jako soubor s jedinečnou příponou e-mailového klienta. 6. Po uložení nebo stažení e-mailu k němu můžete kdykoli přistupovat otevřením souboru ve vhodném e-mailovém klientovi nebo softwaru.
Vezměte na vědomí, že postupy se mohou výrazně měnit v závislosti na používané e-mailové službě nebo e-mailovém klientovi. Podrobné pokyny je vhodné vždy vyhledat v souborech nápovědy e-mailového klienta nebo v jiných podpůrných materiálech.
Pomocí níže uvedených kroků můžete kategorizovat své předchozí e-maily: Vytvořte složky nebo štítky pro kategorizaci e-mailů podle několika faktorů, například podle předmětu, odesílatele nebo priority. V případě potřeby tak bude jednodušší najít konkrétní e-maily.
2. Seřaďte e-maily podle data nebo odesílatele: Chcete-li identifikovat relevantní konverzace nebo sledovat historii e-mailů, seřaďte e-maily chronologicky nebo podle odesílatele. 3. Odstraňte nebo archivujte zbytečné e-maily: E-maily, které již nejsou potřeba, by se měly pravidelně mazat nebo archivovat. Vaše schránka bude díky tomu méně přeplněná a bude jednodušší soustředit se na důležitou komunikaci. Pomocí funkce vyhledávání e-mailového klienta rychle vyhledejte konkrétní e-maily podle klíčových slov, odesílatele nebo jiných kritérií.
4. Používejte vyhledávání a filtry. Použitím filtrů můžete automaticky uspořádat příchozí e-maily do konkrétních složek podle stanovených pravidel.
5. Vytvářejte podsložky nebo dílčí štítky: Pokud určitá složka nebo štítek obsahuje velké množství e-mailů, možná budete chtít vytvořit podsložky nebo podštítky pro jejich další uspořádání. Takové hierarchické uspořádání vám může usnadnit orientaci v e-mailech. E-maily můžete upřednostnit tak, že je označíte nebo označíte hvězdičkou: Důležité e-maily označte příznakem nebo hvězdičkou, čímž naznačíte, že je třeba se jimi zabývat nebo jim dát vyšší prioritu. Díky tomuto vizuálnímu signálu je jednodušší rozpoznat důležité zprávy a reagovat na ně. 7. Pravidelně kontrolujte a uklízejte: Udělejte si čas na pravidelné procházení a uspořádání e-mailových složek. Podle potřeby aktualizujte strukturu složek, odstraňte nebo archivujte e-maily, které již nejsou důležité, a ujistěte se, že je ve všem pořádek.
Zavedením těchto technik do praxe a správným uspořádáním starých e-mailů můžete udržovat přehlednější a efektivnější systém správy e-mailů.