Každý, kdo chce mít v aplikaci Outlook efektivní a přehlednou poštovní schránku, musí vědět, jak třídit e-maily. Najít určité e-maily může být obtížné kvůli obrovskému množství e-mailů, které denně dostáváme. Naštěstí má aplikace Outlook řadu nástrojů, které lze použít k efektivnímu třídění a uspořádání e-mailů. V tomto článku se budeme zabývat různými metodami automatického třídění příchozích e-mailů a jejich chronologického uspořádání. Probereme také několik tipů pro správu firemních e-mailů a doručené pošty. 1. Ruční třídění e-mailů:
Outlook nabízí řadu nástrojů pro ruční třídění e-mailů podle předem stanovených kritérií. Pro začátek otevřete aplikaci Outlook a přejděte do poštovní schránky nebo složky, kterou chcete roztřídit. V horní části okna vyberte kartu „Zobrazit“. Možnosti jako „Datum“, „Od“, „Předmět“ a další najdete ve skupině „Uspořádání“. Jednoduše vyberte požadovanou možnost a seřaďte e-maily v příslušném pořadí. Kliknutím na šipku vedle požadované kategorie můžete také rozhodnout, zda chcete výsledky uspořádat vzestupně nebo sestupně. 2. Chronologické řazení e-mailů:
V aplikaci Outlook vyberte poštovní schránku nebo složku, kterou chcete uspořádat, a kliknutím na kartu „Zobrazit“ seřaďte e-maily chronologicky. V části „Aktuální zobrazení“ klikněte na „Nastavení zobrazení“. Zobrazí se vyskakovací okno, které vám umožní změnit možnosti zobrazení. E-maily lze uspořádat chronologicky výběrem možnosti „Vzestupně“ nebo „Sestupně“ v poli „Přijaté“ v části „Seřadit“. 3. Automatické třídění e-mailů: Aplikace Outlook má pravidla, která umožňují automaticky seskupovat příchozí e-maily podle určitých kritérií. Chcete-li vytvořit pravidlo, přejděte na kartu „Soubor“ a vyberte možnost „Správa pravidel a upozornění“. Ve vyskakovacím okně klikněte na tlačítko „Nové pravidlo“ a postupujte podle zobrazeného návodu. Pravidla můžete vytvářet v závislosti na několika faktorech, jako je odesílatel, předmět nebo konkrétní klíčová slova. Tato pravidla Outlook automaticky použije na příchozí e-maily a zařadí je do určitých složek nebo provede určité akce. Organizace doručené pošty:
Pro efektivní organizaci doručené pošty je důležité používat složky a kategorie. V závislosti na svých konkrétních požadavcích vytvořte složky pro různé projekty, klienty nebo kategorie. Výběrem možnosti „Nová složka“ z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem myši na schránku nebo jinou složku můžete rychle vytvořit novou složku. E-maily jednoduše přetáhněte na požadované místo a přesuňte je do určené složky. Aplikace Outlook také umožňuje klasifikovat e-maily tím, že jim přidělí různé štítky nebo barvy. Chcete-li přiřadit barvu nebo vytvořit zvláštní kategorii, použijte nabídku „Kategorizovat“, když na e-mail kliknete pravým tlačítkem myši. 5. Správa obchodních e-mailů:
Přestože správa obchodních e-mailů může být náročná, můžete si udržet pořádek a produktivitu pomocí několika taktik. Místo neustálého kontrolování doručené pošty si naplánujte konkrétní časy během dne, kdy budete e-maily procházet. Nejdříve si nastavte zásadní e-maily a ihned na ně odpovězte. Chcete-li automaticky třídit e-maily od různých klientů nebo projektů, používejte složky a pravidla. Kromě toho můžete e-maily, které vyžadují pozornost nebo akci, označit pomocí funkce označování v aplikaci Outlook. Zavedením těchto strategií do praxe zajistíte, že pracovní e-maily budou dobře spravovány a neztratí se ve změti.
Závěrem lze říci, že třídění e-mailů v aplikaci Outlook je nezbytné pro udržení pořádku v doručené poště. Váš postup správy e-mailů lze zefektivnit ručním tříděním e-mailů, jejich chronologickým seskupováním a použitím pravidel automatického třídění. Organizace doručené pošty pomocí složek, kategorií a příznaků vám také usnadní vyhledávání a upřednostňování konkrétních e-mailů. Vyhrazení času speciálně pro pracovní e-maily, stanovení priorit úkolů a dobré využití možností aplikace Outlook vám pomůže udržet si přehled o pracovních kontaktech. Pomocí těchto technik můžete snížit své přetížení e-maily a zvýšit produktivitu práce každý den.
Níže uvedené kroky vám pomohou uspořádat doručenou poštu v aplikaci Outlook: Otevřete aplikaci Outlook a přejděte do složky doručené pošty.
2. V horní části doručené pošty vyhledejte možnost „Uspořádat podle“. 3. Chcete-li zobrazit rozbalovací nabídku s možnostmi třídění, vyberte z nabídky možnost „Uspořádat podle“. 4. Vyberte možnost třídění, která nejlépe odpovídá vašim potřebám. Mezi možnosti třídění patří Datum, Od, Předmět, Velikost a další faktory. 5. Kliknutím na malou šipku vedle volby řazení vyberte Vzestupné nebo Sestupné řazení. To vám umožní seřadit v určitém pořadí. 6. Vaše doručená pošta bude nyní uspořádána v souladu s vybranými parametry.
Pro další správu e-mailů můžete vytvářet složky a přenášet do nich e-maily. Chcete-li vytvořit složku, jednoduše klikněte pravým tlačítkem myši na složku doručené pošty, vyberte možnost „Nová složka“, pojmenujte složku a poté přetáhněte e-maily do nově vytvořených složek. Tímto postupem budete mít ve své doručené poště lepší pořádek a v budoucnu budete moci rychleji vyhledávat konkrétní e-maily.
Pomocí aplikace Outlook můžete své e-maily kategorizovat podle data následujícím způsobem: 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook a přejděte do složky, ve které chcete uspořádat e-maily, například do složky Doručená pošta. 2. Na horním panelu nástrojů vyberte kartu „Zobrazit“. 3. Ve sloupci „Aktuální zobrazení“ vyberte možnost „Uspořádat podle“. 4. Z rozevírací nabídky vyberte možnost „Datum“. Vaše e-maily budou nyní uspořádány chronologicky, přičemž ty nejnovější se budou zobrazovat nahoře.
Alternativně můžete také okamžitě seřadit e-maily podle data stisknutím klávesové zkratky „Ctrl + Shift + V“ na klávesnici.
Tímto uspořádáním můžete rychle vyhledat a zpřístupnit e-maily podle data jejich odeslání nebo přijetí.