- Otevřete na telefonu nebo tabletu s Androidem aplikaci Gmail .
- U zpráv, které chcete označit, klepněte vlevo na profilovou fotku odesílatele.
- Vpravo nahoře klepněte na ikonu přečteného dopisu .
Používání e-mailu pro komunikaci v osobním i pracovním životě se stalo životně důležitým. Za určitých okolností může být nutné označit e-mail jako naléhavý, abyste dostali rychlou odpověď. Jeden z nejpoužívanějších e-mailových systémů, Gmail, nabízí několik způsobů, jak e-mail označit jako naléhavý. Význam složky důležité v Gmailu, způsob vytvoření naléhavé zprávy, způsob označení e-mailu jako naléhavého v iPhonu a způsob získání naléhavé pozornosti v e-mailu jsou témata, kterým se budeme věnovat v tomto příspěvku.
1. Sestavení urgentní zprávy V předmětu e-mailu, který je třeba přečíst ihned, je nutné vyjádřit naléhavost. Chcete-li upoutat pozornost příjemce, začněte tím, že na začátku řádku předmětu uvedete výrazy jako „naléhavé“ nebo „důležité“. Udržujte téma stručné, přesné a soustředěné na důležitost problému. V těle e-mailu jasně a stručně zdůvodněte, proč je třeba na e-mail okamžitě reagovat. Respektujte čas příjemce a nepoužívejte často slovo „naléhavost“, protože by to mohlo snížit účinnost vašeho sdělení. Označení e-mailu jako naléhavého na iPhonu:
K označení e-mailu jako naléhavého použijte aplikaci Gmail na iPhonu a níže uvedené postupy: Chcete-li začít psát nový e-mail, otevřete aplikaci Gmail a klepněte na tlačítko napsat.
– Zadejte zprávu, předmět a e-mailovou adresu příjemce.
– Chcete-li získat přístup k dalším nastavením, klepněte na tři tečky v pravém horním rohu obrazovky.
– V nabídce vyberte možnost „Priorita“ a poté vyberte jednu ze tří úrovní naléhavosti: „Nízká“, „Normální“ nebo „Vysoká“.
– Chcete-li e-mail odeslat, dotkněte se po výběru požadované úrovně naléhavosti tlačítka odeslat. Důležitá složka v aplikaci Gmail:
3. Funkce „Důležité“ v aplikaci Gmail automaticky třídí a kategorizuje e-maily podle jejich důležitosti. Do složky „Důležité“, kterou lze vidět na levém postranním panelu, Gmail automaticky umisťuje e-maily, které určí jako významné. Pomocí této složky se můžete soustředit na nejdůležitější e-maily ve složce doručené pošty a získat tak pohodlný přístup k e-mailům, které služba Gmail považuje za vysoce prioritní. 4. Získání okamžité pozornosti v e-mailu:
Existuje několik dalších opatření, kterými si můžete zajistit, že váš e-mail získá okamžitou pozornost:
– Aby byla zřejmá naléhavost, použijte v předmětu stručný a přesný jazyk.
– Pro vyjádření naléhavosti lze střídmě používat vykřičníky, nicméně jejich nadměrné používání může působit neprofesionálně. Pokud je situace skutečně naléhavá, zvažte následný telefonát nebo textovou zprávu, aby příjemce věděl, jak je e-mail důležitý.
– Upřednostněte čas příjemce tím, že budete psát e-maily stručné, výstižné a obsahující pouze potřebné informace.
Závěrem lze říci, že pro klasifikaci e-mailu Gmail jako naléhavého je nutný jasný předmět a tělo e-mailu. Funkce „Priorita“ v aplikaci Gmail pro iPhone navíc umožňuje uživatelům přiřazovat e-mailům různé stupně naléhavosti. E-maily s vysokou prioritou lze zařadit do složky „Důležité“ služby Gmail, což usnadňuje soustředění na důležitá sdělení. A konečně, chcete-li v e-mailu získat okamžitou pozornost, buďte struční, nepůsobte příliš naléhavě a přemýšlejte o následném kontaktu jinými prostředky. Pomocí těchto technik můžete službu Gmail správně označit jako naléhavou, což zvýší vaše šance na včasnou odpověď na důležité e-maily.
K odeslání e-mailu s upozorněním lze v aplikaci Gmail použít tyto kroky: Chcete-li začít odesílat nový e-mail, otevřete službu Gmail a vyberte tlačítko „Compose“. 2. 3. Do části pro příjemce zadejte e-mailovou adresu osoby, které chcete zaslat upozorňovací e-mail. 3. V předmětu e-mailu uveďte zřetelně a jednoznačně, že e-mail je třeba vyřídit ihned. Použijte slova jako „Naléhavé: Nutná akce“ nebo „Nutná pozornost: Časově citlivá záležitost“ jako příklad. 4. Napište obsah e-mailu, včetně všech důležitých údajů nebo pokynů. Nezapomeňte uvést, proč je e-mail naléhavý a co je třeba udělat. 5. Je-li to vhodné, přiložte do přílohy všechny relevantní soubory nebo dokumenty, které podporují naléhavost e-mailu. 6. Po dokončení psaní e-mailu se ujistěte, že účinně vyjadřuje naléhavost a pozornost, kterou potřebuje. 7. Stisknutím tlačítka „Odeslat“ odešlete e-mail zamýšlenému příjemci.
Je důležité mít na paměti, že i když Gmail neposkytuje příjemci žádné konkrétní vizuální signály, když byl e-mail označen jako naléhavý, použití předmětů upoutávajících pozornost a výslovné uvedení naléhavosti v těle e-mailu může přesto pomoci upoutat jeho pozornost.
Při psaní e-mailu je zásadní vyjádřit jeho naléhavost jasným a účinným způsobem. Následuje několik pokynů pro psaní takového e-mailu: Použijte krátký a přesný předmět: Na začátku předmětu použijte slova „naléhavé“ nebo „důležité“, abyste okamžitě upoutali pozornost příjemce. 2. Začněte formálním a přímým pozdravem: Pro zachování formálního tónu začněte e-mail zdvořilým pozdravem, například „Vážený [jméno příjemce]“. 3. Vyjádřete se jasně k naléhavosti: V úvodu jasně a stručně uveďte, proč je situace naléhavá. Buďte konkrétní a vynechejte všechny vedlejší informace. Případně přidejte přesné datum nebo časový rámec, do kdy potřebujete odpověď nebo akci.
4. Uveďte lhůtu nebo období. Tím vytvoříte očekávání a zdůrazníte nutnost.
5. Zachovejte v e-mailu zdvořilý a uctivý tón: Naléhavost je nezbytná, ale je také důležité zachovat zdvořilost. Vyvarujte se náročnosti nebo strohosti, protože by to mohlo bránit produktivní komunikaci. 6. Zachovejte jasnost a soustředěnost v celém e-mailu: Držte se hlavních bodů a vynechejte vedlejší detaily nebo zdlouhavá vysvětlení. Uveďte jen ty informace, které jsou nezbytné pro zajištění čitelnosti a přehlednosti. Pokud se jedná o několik úkolů nebo akčních bodů, použijte k uspořádání informací odrážky nebo číslované seznamy. To příjemci pomůže informace pochopit a stanovit jejich prioritu. 8. Zdůrazněte účinky zpoždění: Pokud existují nějaké možné následky nebo důsledky v důsledku zpoždění akce, rychle je vysvětlete, abyste zdůraznili naléhavost.
9. Vyjádřete vděčnost a nabídněte pomoc: Na závěr e-mailu poděkujte příjemci za jeho čas a pomoc. Nabídněte mu, že mu budete k dispozici, pokud bude potřebovat další pomoc nebo informace.
10. Před odesláním proveďte korekturu: Před kliknutím na tlačítko odeslat se vraťte a překontrolujte e-mail, zda v něm nejsou chyby nebo nejasné věty. Vaši profesionalitu zvýšíte tím, že budete posílat e-maily, které jsou jasné a bez chyb.
Nezapomeňte, že pokud váš e-mailový program nabízí označení „naléhavé“ nebo příznak, jako je například označení „Prioritní doručená pošta“ nebo „Důležité“ ve službě Gmail, je nutné jej použít. Tím příjemce viditelně upozorníte, že něco naléhavě potřebuje jeho pozornost.