V aplikaci Outlook můžete vytvořit pravidlo, které automaticky zvýrazní nebo označí e-maily od určitého odesílatele, pokud chcete této e-mailové adrese přidělit vysokou prioritu. Zde je uveden postup, jak na to:
1. Spusťte aplikaci Outlook a poté vyberte kartu „Domů“. 2. Na kartě „Pravidla“ ve skupině „Přesunout“ vyberte možnost „Spravovat pravidla a upozornění“. 3. V okně „Pravidla a upozornění“ vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. 4. V dialogovém okně „Průvodce pravidly“ vyberte možnost „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ a klikněte na tlačítko „Další“. 5. Vyberte kritéria pro pravidlo. Můžete například zvolit „Od lidí nebo veřejné skupiny“ a zadat e-mailovou adresu nebo jméno odesílatele. 6. Kliknutím na tlačítko „Další“ a výběrem možnosti „Další“ vyberte akci, která má být použita na e-maily od konkrétního odesílatele. Zvažte možnosti „Označit zprávu vysokou důležitostí“ nebo „Zařadit do kategorie s vysokou prioritou“. 7. Stiskněte tlačítko „Další“ a v případě potřeby zvolte případné výjimky. (8. Po pojmenování pravidla stiskněte tlačítko „Dokončit“.
Jak mohu v aplikaci Outlook přidělit e-mailům od určitého odesílatele vyšší prioritu?
Pomocí značky „Vysoká důležitost“ můžete ručně přidělit prioritu e-mailům od určitého odesílatele. Zde je uveden postup, jak na to: 1. Spusťte aplikaci Outlook a spusťte nový e-mail.
2. V okně nového e-mailu vyberte možnost „Možnosti“. 3. Kliknutím na tlačítko vyberte ve skupině „Tagy“ položku „Vysoká důležitost“. 4. Napište a odešlete e-mail jako obvykle. Označením e-mailu jako vysoce důležitého sdělíte příjemci, že si jej musí okamžitě přečíst.
Při plánování schůzky v aplikaci Outlook můžete schůzce přiřadit vysokou prioritu, abyste dali všem najevo, jak je důležitá. Zde je uveden postup, jak na to:
Po otevření aplikace Outlook vyberte kartu „Kalendář“. 2. 3. Kliknutím na tlačítko „Nová schůzka“ ve skupině „Nové“ vyberte možnost „Nová schůzka“. 3. V okně schůzky zadejte její specifika, včetně tématu, místa a času konání. 4. Vyberte tlačítko „High Importance“ (Vysoká důležitost) v části „Options“ (Možnosti) na kartě „Meeting“ (Schůzka). 5. Do sloupce „Komu“ uveďte osoby, které se mají schůzky zúčastnit, a to přidáním jejich e-mailových adres. 6. Stisknutím tlačítka „Odeslat“ odešlete pozvánku na schůzku.
Označením schůzky jako vysoce důležité upozorníte všechny účastníky, že schůzka vyžaduje jejich okamžitou pozornost. Jak odeslat kritický e-mail? Pokud potřebujete e-mail někomu odeslat, použijte příznak „Vysoká důležitost“ nebo výraz „Naléhavé“ v předmětu, abyste označili, že je e-mail naléhavý. Je však nezbytné používat tyto volby střídmě, protože opakované použití by mohlo snížit jejich účinnost.
Chcete-li odeslat e-mail s vysokou důležitostí, postupujte podle pokynů uvedených dříve v tomto článku pro nastavení vysoké priority e-mailové adresy nebo pro stanovení priority e-mailů od určitého odesílatele. Chcete-li na e-mail rychle upozornit, můžete do předmětu uvést také slova „Naléhavé“ nebo „Důležité“.
Konečně aplikace Outlook nabízí řadu způsobů, jak odesílat e-maily s vysokou prioritou, což usnadňuje zajištění rychlého upoutání pozornosti na zásadní sdělení. Naléhavost e-mailů můžete úspěšně vyjádřit a zvýšit pravděpodobnost rychlé odpovědi použitím pravidel, příznaků nebo klíčových slov.
Níže uvedené postupy lze použít k označení e-mailu v aplikaci Outlook jako vysoce důležitého:
1. Spusťte aplikaci Outlook a začněte psát nový e-mail nebo vyberte e-mail, který již máte a který chcete klasifikovat jako vysoce důležitý. V horní části okna pro psaní e-mailu lze nalézt kartu „Možnosti“. 3. Oblast „Štítky“ naleznete na kartě „Možnosti“. V této části vyberte z rozevírací nabídky možnost „High Importance“ (Vysoká důležitost). 4. Po výběru možnosti „High Importance“ (Vysoká důležitost) je e-mail považován za důležitý a ve schránce příjemce se vedle něj zobrazí červený vykřičník. 5. Dokončete psaní e-mailu a odešlete jej běžným způsobem.
Označením e-mailu jako vysoce důležitého můžete příjemci sdělit, že vyžaduje jeho naléhavou pozornost.
Chcete-li v aplikaci Outlook označit odesílatele jako důležitého, postupujte podle následujících postupů: 1. Spusťte aplikaci Outlook a přejděte do složky Doručená pošta.
2. Vyhledejte e-mail od odesílatele, kterého chcete označit jako důležitého. 3. Použijte kontextovou nabídku, která se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem myši na e-mail.
4. V závislosti na verzi aplikace Outlook vyberte z nabídky možnost „Označit jako důležité“ nebo „Nastavit důležitost“. Outlook pak e-mail označí jako zásadní, obvykle tak, že vedle něj přidá ikonu červeného vykřičníku. Kromě toho by Outlook mohl e-maily od klíčových odesílatelů automaticky přesunout na kartu „Zaostřeno“ doručené pošty, což vám usnadní jejich vyhledávání.
E-maily od odesílatele můžete upřednostnit a zajistit, aby ve složce doručené pošty vynikly tím, že je označíte jako důležité.
Pravidla a doporučené postupy pro používání funkce vysoké priority aplikace Outlook při odesílání e-mailů se označují jako e-mailová etiketa vysoké priority. Jejím základem je být pozorný a uvědomovat si rozvrh a úkoly příjemce. Následuje několik zásadních připomínek: Vyhraďte si nejvyšší prioritu pro témata, která jsou skutečně naléhavá: Označte e-mail jako vysoce prioritní pouze v případě, že musí být přečten ihned a je naléhavý. Pro běžné nebo neodkladné zprávy používejte tento nástroj střídmě. Používejte jej střídmě:
2. Vysoká priorita by neměla být pravidlem, ale výjimkou. Každý e-mail odeslaný jako vysoce prioritní může příjemce znecitlivět a snížit účinnost této funkce. 3. Jasně sdělte naléhavost: Při označení e-mailu jako vysoce prioritního nezapomeňte uvést stručné a jasné zdůvodnění, proč je třeba jej vyřídit ihned. Příjemci tak mohou efektivně stanovit priority své práce. 4. Před odesláním e-mailu s vysokou prioritou mějte na paměti pracovní vytížení příjemce a zjistěte, zda neexistují jiné účinné způsoby, jak sdělit naléhavost. Respektujte čas příjemce a zdržte se zbytečného zasahování do jeho práce. 5. Vhodně navazujte na další kroky: Pokud e-mail označíte jako vysoce prioritní a nedostane se vám rychlé odpovědi, je nezbytné být trpělivý. Chcete-li navázat další kroky, myslete na to, abyste byli laskaví a profesionální, ale zdržte se vtíravosti nebo náročnosti.
Dodržováním etikety e-mailů s vysokou prioritou můžete zajistit, že tato funkce bude využívána zodpovědně a efektivně, což zlepší komunikaci a produktivitu odesílatelů i příjemců.