Outlook je známý e-mailový program, který poskytuje řadu nástrojů pro efektivní správu doručené pošty. Jednou z nejpraktičtějších funkcí je nastavení filtrů, které umožňují automaticky seskupovat a kategorizovat příchozí e-maily. Filtry mohou být skvělou metodou, jak uspořádat e-maily a zajistit, aby kritické e-maily byly viditelné a rychle dostupné, ať už používáte aplikaci Outlook 365 nebo starší verzi. V tomto článku vás provedeme procesem nastavení filtrů v aplikaci Outlook a odpovíme na některé důležité dotazy.
Při konfiguraci e-mailových filtrů v aplikaci Outlook 365 postupujte podle následujících kroků:
V kroku 3 vyberte z rozevírací nabídky možnost „Vytvořit pravidlo“. Zobrazí se dialogové okno. 4. Filtr můžete nakonfigurovat pomocí různých možností v dialogovém okně. Máte možnost vybrat filtr, který zohledňuje konkrétní odesílatele, příjemce, klíčová slova předmětu nebo jiné faktory. 5. Vyberte kritéria filtrování, která chcete použít. Výběr více než jednoho kritéria je možný výběrem možnosti „Přidat podmínku“. Po výběru kritérií zvolte akci, kterou chcete provést s filtrovanými e-maily.
7. Filtr vytvoříte tak, že po výběru akce kliknete na tlačítko „OK“.
Při kategorizaci e-mailů vám může pomoci funkce filtrování podle kategorií v aplikaci Outlook. Zde je uveden postup, jak na to: Otevřete aplikaci Outlook a na pásu karet vyberte kartu „Zobrazení“. 2. 3. Kliknutím na tlačítko vyberte ve skupině „Aktuální zobrazení“ položku „Nastavení zobrazení“. Zobrazí se dialogové okno. 3. V dialogovém okně vyberte tlačítko „Filtrovat“. Zobrazí se další dialogové okno. 4. V dialogovém okně „Filtr“ vyberte záložku „Další možnosti“. 5. Ve sloupci „Kategorie“ vyberte kategorii, podle které chcete filtrovat. Pokud kliknete na více kategorií, můžete je všechny vybrat jednoduše podržením klávesy Ctrl. 6. Stisknutím tlačítka „OK“ aktivujte filtr.
Přesměrování e-mailů přímo do určité složky v aplikaci Outlook vám může pomoci udržet pořádek v doručené poště. Zde je uveden postup, jak na to:
2. Klepněte pravým tlačítkem myši na e-mail, který chcete přesunout do konkrétní složky. Zobrazí se kontextová nabídka.
4. V podnabídce klikněte na složku, do které chcete e-mail přesunout. E-mail bude přesunut do této složky.
Případně můžete také nastavit filtr nebo pravidlo pro automatické přesouvání e-mailů do určité složky na základě určitých kritérií. Podrobné pokyny k tomuto postupu naleznete zpět v části o nastavení e-mailových filtrů v aplikaci Outlook 365.
Chcete-li v aplikaci Outlook zajistit, aby e-maily přecházely do konkrétní složky, můžete postupovat podle kroků uvedených v předchozí části. Pokud však chcete vytvořit novou složku speciálně pro organizaci e-mailů, můžete postupovat následovně:
2. V kontextové nabídce vyberte možnost „Nová složka“. Zobrazí se dialogové okno.
3. V dialogovém okně zadejte název nové složky a vyberte umístění, kde ji chcete vytvořit. Můžete si vybrat, zda chcete složku vytvořit pod složkou „Doručená pošta“ nebo pod jakoukoli jinou existující složkou.
Nyní, kdykoli budete chtít přesunout e-mail do konkrétní vytvořené složky, můžete postupovat podle kroků uvedených dříve v části o tom, jak zajistit, aby e-maily chodily přímo do konkrétní složky.
Závěrem lze říci, že nastavení filtrů v aplikaci Outlook může výrazně zlepšit správu e-mailů. Ať už používáte Outlook 365, nebo starší verzi, můžete snadno vytvořit filtry pro uspořádání e-mailů na základě konkrétních kritérií. Kromě toho můžete filtrovat e-maily podle kategorií a vytvářet nové složky, abyste měli doručenou poštu dobře uspořádanou. Tyto funkce pomáhají zefektivnit váš pracovní postup a zajišťují snadnou dostupnost důležitých e-mailů, čímž šetří váš čas a úsilí při efektivní správě doručené pošty.
Chcete-li v aplikaci Outlook povolit e-mailové filtry, postupujte podle následujících kroků:
1. Otevřete aplikaci Outlook a přejděte na kartu „Soubor“.
2. V části Informace klikněte na položku „Správa pravidel a upozornění“.
3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko „Nové pravidlo“.
4. Vyberte šablonu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám filtrování. Pokud například chcete filtrovat e-maily na základě konkrétních klíčových slov v předmětu, můžete vybrat možnost „Přesunout zprávy s určitými slovy v předmětu do složky“.
5. Přizpůsobte pravidlo zadáním podmínek, které by měly příchozí e-maily splňovat, aby byly filtrovány. Můžete nastavit kritéria, jako je odesílatel, příjemce, předmět nebo jiné konkrétní vlastnosti.
6. Po nastavení podmínek vyberte akci, kterou má aplikace Outlook provést s filtrovanými e-maily. Mimo jiné můžete zvolit jejich přesunutí do určité složky, odstranění nebo označení jako přečtené.
7. Volitelně můžete dále definovat výjimky z pravidla, pokud chcete, aby určité e-maily proces filtrování obešly.
8. Jakmile nakonfigurujete všechna potřebná nastavení, kliknutím na tlačítko „Dokončit“ filtr povolíte.
Od této chvíle bude aplikace Outlook automaticky aplikovat filtry na příchozí e-maily na základě nastavených pravidel. To vám pomůže uspořádat doručenou poštu a upřednostnit důležité zprávy.