Pomocí Apple Mailu můžete dát lidem vědět, že jste nedostupní nebo mimo kancelář, nastavením automatické odpovědi. Nastavení automatické odpovědi může pomoci zvládnout očekávání a zajistit, abyste nezmeškali důležité zprávy, ať už jedete na dovolenou, účastníte se konference, nebo se prostě potřebujete soustředit na čas bez e-mailu. V tomto článku vás provedeme procesem konfigurace automatické odpovědi v aplikaci Apple Mail a odpovíme na některé důležité dotazy.
2. Klepněte na tlačítko Předvolby: Na panelu nabídek v horní části obrazovky klikněte na „Mail“ a poté na „Předvolby“. 3. Klikněte na kartu „Účty“: Dostanete se tam tak, že v okně Předvolby vyberete kartu „Účty“.
4. Vyberte příslušný účet: V seznamu účtů na levé straně vyberte e-mailový účet, pro který chcete nastavit automatickou odpověď. 5. Zapněte automatickou odpověď: Zaškrtněte políčko vedle položky „Automatická odpověď“ nebo „Povolit odpověď mimo kancelář“.
6. Zde zadejte zprávu, která má být odeslána jako automatická odpověď. Uveďte všechny relevantní informace, například data vaší nepřítomnosti, náhradní kontaktní údaje atd. Kromě toho můžete mít na výběr zadat několik textů automatické odpovědi pro interní a externí odesílatele.
Můžete naprogramovat automatickou odpověď na určité e-maily? Bohužel nelze nastavit automatické odpovědi na konkrétní e-maily pomocí vestavěné funkce automatické odpovědi aplikace Apple Mail. Automatickou odpověď obdrží všechny příchozí zprávy během nastaveného času. Pokud potřebujete sestavit vlastní odpovědi na konkrétní e-maily, budete se možná muset poohlédnout po softwaru e-mailového klienta třetí strany nebo po systémech pro správu e-mailů, které nabízejí propracovanější funkce.
Pomocí výše uvedených postupů můžete v aplikaci Apple Mail nastavit automatickou odpověď tak, aby byl váš Mac mimo kancelář. Zapnutím automatické odpovědi dáte odesílatelům vědět, že jste nyní nedostupní, a poskytnete jim příslušné podrobnosti. Nezapomeňte do zprávy automatické odpovědi uvést relevantní informace, například délku vaší nepřítomnosti a případně záložní kontakty.
V aplikaci iPhone Mail můžete nastavit zprávu o nepřítomnosti v kanceláři. Postup je podobný jako při nastavení automatické odpovědi na Macu. V iPhonu otevřete aplikaci Nastavení, přejděte dolů na položku „Mail“, klepněte na ni a poté vyberte možnost „Automatická odpověď“. Přizpůsobte si zprávu a zapněte automatickou odpověď. Nezapomeňte, že v závislosti na verzi systému iOS, kterou používáte, se dostupnost a možnosti mohou měnit.
Přestože mají často stejný význam, „mimo kancelář“ a „automatická odpověď“ mohou také znamenat různé věci. Osoba, která je „mimo kancelář“, obvykle znamená, že bude po určitou dobu nedostupná, například když je na dovolené nebo na konferenci. Ve zprávě o nepřítomnosti v kanceláři jsou obvykle uvedena data nepřítomnosti a náhradní kontakty.
Výraz „automatická odpověď“ má naproti tomu širší definici a označuje jakoukoli automatickou odpověď odeslanou v reakci na příchozí e-mail. Může jít o odpovědi, které nemají nic společného s nepřítomností na pracovišti, jako je ověření přijetí e-mailu nebo vyjádření vděčnosti obecně. Automatické odpovědi můžete nastavit k různým účelům, včetně informování odesílatelů o konkrétních informacích v době, kdy jste zaneprázdněni nebo mimo dosah počítače.
Závěrem lze říci, že používání funkce automatické odpovědi v aplikaci Apple Mail pro správu e-mailové korespondence v době, kdy nejste k dispozici nebo nejste na pracovišti, může ušetřit čas. Podle výše popsaných postupů můžete snadno povolit automatickou odpověď a přizpůsobit ji příslušným informacím. I když aplikace Apple Mail neumožňuje nastavit automatické odpovědi pro konkrétní e-maily, poohlédněte se po jiných programech pro správu e-mailů, které mohou nabídnout sofistikovanější funkce splňující vaše jedinečné požadavky. Kromě toho můžete v aplikaci Mac a iPhone Mail nastavit zprávy mimo kancelář, aby vaše kontakty bez ohledu na zařízení, které používají, věděly o vaší nepřítomnosti.
Pomocí níže uvedených postupů lze nastavit Apple Mail tak, aby automaticky odpovídal na každý příchozí e-mail do sdílené schránky: V kroku 1 otevřete na počítači Mac aplikaci Apple Mail.
2. V horní části nabídky „Mail“ vyberte možnost „Preferences“ (Předvolby).
3. V okně Předvolby vyberte možnost „Pravidla“. 4. Chcete-li přidat nové pravidlo, klikněte na možnost „Přidat pravidlo“. 5. Pravidlo pojmenujte nějak jednoduše, abyste si ho zapamatovali, například „Automatická odpověď“. 6. Vyberte možnosti, které se vztahují k vaší sdílené poštovní schránce, a nastavte požadavky pravidla. Můžete se například rozhodnout, že pravidlo použijete, pokud je adresátem vaše sdílená poštovní schránka. 7. V rozevíracím seznamu v části „Provést následující akce“ vyberte možnost „Odpovědět na zprávu“. 8. Výběrem tlačítka „Odpovědět na zprávu…“ můžete upravit automatickou odpověď na zprávu. Chcete-li uživatele informovat o používání sdílené schránky, její přístupnosti nebo o jiných důležitých informacích, můžete napsat personalizovanou poznámku.
9. Po dokončení klepněte na tlačítko „OK“ a uložte upravenou zprávu automatické odpovědi.
10. Chcete-li zavřít okno Předvolby, klikněte ještě jednou na tlačítko „OK“.
Od tohoto okamžiku bude aplikace Apple Mail odesílateli okamžitě odesílat přednastavenou automatickou odpověď, kdykoli do sdílené schránky přijde e-mail, který splňuje kritéria nastavená v pravidle. Chcete-li se ujistit, že pravidlo funguje správně, odešlete do sdílené schránky zkušební e-mail.