E-mail je v moderní digitální době důležitou formou komunikace. Předmět je zásadní pro upoutání pozornosti příjemce a sdělení cíle zprávy, ať už píšete osobní nebo obchodní e-mail. Tento příspěvek se bude zabývat tím, jak vytvořit přesvědčivý předmět e-mailu, a nabídne rady, jak e-mail bezvadně začít.
1. Psaní předmětu e-mailu:
– Buďte struční: Váš předmět by měl být přímý a výstižný. Snažte se o maximálně 5-7 slov, abyste zachovali srozumitelnost a přehlednost.
– Buďte konkrétní: Cíl nebo hlavní předmět e-mailu by měl být uveden jasně. To pomůže příjemci pochopit vaši zprávu a správně stanovit priority.
– Používejte akční slovesa: Chcete-li zvýšit přitažlivost předmětu, používejte silná akční slovesa. Namísto „Schůzka“ můžete napsat „Žádost o schůzku ohledně projektu X“.
Myslete na naléhavost: V předmětu e-mailu použijte slova jako „Naléhavé“ nebo „Nutná akce“, pokud je třeba jej přečíst ihned. Abyste nesnížili jejich dopad, používejte je opatrně.
– Zdržte se používání velkých písmen nebo velkého množství interpunkčních znamének: Křičníky a velká písmena mohou působit neprofesionálně nebo dokonce jako spam. Zachovávejte správnou interpunkci a gramatiku.
2. Mezi typické předměty e-mailů patří:
– „Srdečně vás zveme na naši každoroční charitativní akci!“.
– „Připomínáme: Do pátku odevzdejte měsíční hlášení o prodeji“
– „Žádost o schůzku: Diskuse o marketingové strategii“ 3. Profesionální předmět e-mailu:
1. „Důležitá aktualizace: změny firemních zásad“
2. Při psaní obchodních e-mailů je nezbytné zachovat formální tón a dodržovat konkrétní pravidla:
– Pozdravy by měly být formální. Na začátku e-mailu použijte formální pozdrav, například „Vážený pane Smithi“ nebo „Dobrý den, paní Johnsonová“. Tím nastolíte tón obchodní konverzace.
– V případě potřeby se představte: Pokud vás příjemce e-mailu dobře nezná, krátce se představte a uveďte něco o vašem e-mailu.
– Jasně uveďte cíl: V prvních několika větách jasně vyjádřete účel svého e-mailu. To příjemci pomůže ocenit význam a použitelnost vašeho sdělení.
Zachovejte zdvořilý a uctivý tón. V celém e-mailu vystupujte s respektem a profesionalitou. Vyvarujte se slangu a jiných neformálních výrazů, které by v profesionální situaci nebyly vhodné.
4. Při adresování dopisu používejte tato slova: I když e-mail převzal roli preferovaného způsobu komunikace, stále mohou nastat okolnosti, kdy je nutné zaslat fyzický dopis. Adresa příjemce a datum v horní části dopisu v této situaci obvykle nahrazují předmět dopisu. Je však obvyklé umístit výstižný předmět dopisu tučně nebo kurzívou těsně pod adresu příjemce. V předmětu by měla být stručně uvedena hlavní myšlenka dopisu.
Závěrem lze říci, že vytvoření silného tématu e-mailu je nezbytné pro upoutání pozornosti příjemce a jasné sdělení cíle zprávy. Pravděpodobnost, že váš e-mail bude otevřen a přečten, můžete maximalizovat tím, že bude stručný, cílený a zajímavý. Použití vhodných pozdravů, případné představení se a jasné uvedení cíle na začátku e-mailu vám také pomůže nastavit silný a zdvořilý tón. Mějte na paměti, že vybroušený předmět a úvod e-mailu vám mohou pomoci k produktivnímu kontaktu.
„Žádost o schůzku: [vaše jméno] a [jméno příjemce]“ je příkladem předmětu obchodního e-mailu. Cíl tohoto e-mailu je v řádku předmětu velmi dobře patrný a je z něj také zřejmé, že se jedná o formální žádost o schůzku.
Ano, předmětem e-mailu může být věta. Ve skutečnosti lze jako předmět použít větu, která účinně upoutá pozornost příjemce a stručně shrne obsah e-mailu. Obvykle se však doporučuje, aby byl předmět stručný a přímý, ideálně v rozsahu 5-8 slov. To usnadňuje skenování předmětu a zabraňuje jeho useknutí v e-mailových klientech nebo na mobilních zařízeních.
Předmět je stručné, ale podrobné sdělení, které čtenáře informuje o obsahu e-mailu. Slouží jako shrnutí nebo titulek e-mailu a často se píše do předmětu. Pravděpodobnost, že e-mail bude otevřen a přečten, lze zvýšit dobře napsaným předmětem.