Outlook je oblíbený e-mailový program, který poskytuje řadu funkcí pro zjednodušení e-mailové korespondence. Jednou z výhodných funkcí je možnost odesílání e-mailů do distribučního seznamu. Pomocí distribučního seznamu, někdy označovaného jako skupinový seznam kontaktů, můžete poslat e-mail několika lidem najednou, což vám ušetří čas a námahu. V tomto příspěvku se podíváme na to, jak vytvořit, používat a distribuovat distribuční seznam v aplikaci Outlook.
V aplikaci Outlook je vytvoření distribučního seznamu jednoduchý postup. Zde je uveden postup, jak na to: V závislosti na verzi, kterou používáte, otevřete aplikaci Outlook a přejděte do části „Lidé“ nebo „Kontakty“. 2. Po kliknutí na kartu „Domů“ vyberte na panelu nástrojů možnost „Nová skupina kontaktů“ nebo „Nová skupina“. Váš distribuční seznam může být vytvořen v novém okně, které se otevře po tomto kliknutí. 3. Dejte svému distribučnímu seznamu popisný a snadno zapamatovatelný název. Při odesílání e-mailů bude skupina známa pod tímto názvem.
4. Vyberte požadované kontakty ze svého adresáře kliknutím na možnost „Add Members“ (Přidat členy). Kontakty můžete vybrat ze seznamu nebo provést vyhledávání určitých kontaktů. Chcete-li do distribučního seznamu zahrnout všechny požadované kontakty, opakujte tento krok. 5. Chcete-li sestavit distribuční seznam, klikněte po přidání všech kontaktů na tlačítko „Uložit a zavřít“ nebo „OK“.
1. Klepnutím na tlačítko „Nový e-mail“ na panelu nástrojů aplikace Outlook začněte psát nový e-mail. 2. Do pole „Komu“ začněte psát název distribučního seznamu. Při zadávání aplikace Outlook automaticky doporučí seznam. Z dostupných možností vyberte vhodný distribuční seznam. 3. Vytvořte e-mail jako obvykle. Napište zprávu, přidejte předmět a všechny požadované soubory. 4. Až budete připraveni e-mail odeslat, klikněte na tlačítko „Odeslat“. E-mail obdrží všichni příjemci v distribučním seznamu.
Aplikace Outlook nabízí snadný způsob, jak sdílet distribuční seznam s dalšími osobami. Postup je následující: 1. Otevřete aplikaci Outlook a přejděte do oblasti „Kontakty“ nebo „Lidé“. 2. Najděte distribuční seznam, který chcete sdílet, a klikněte na něj pravým tlačítkem myši. 3. Z kontextové nabídky vyberte možnost „Předat skupinu“ nebo „Odeslat skupinu kontaktů“. 3. Otevře se nové okno e-mailu s připojeným distribučním seznamem. Do pole „Komu“ zadejte e-mailovou adresu příjemce a případně zprávu. 4. Chcete-li příjemci odeslat distribuční seznam, klikněte na tlačítko „Odeslat“. Seznam pak může použít k odesílání e-mailů skupině nebo jej uložit do svých kontaktů.
Pokud běžně posíláte e-maily stejné skupině kontaktů, může vytvoření skupinového e-mailového seznamu v aplikaci Outlook výrazně zefektivnit vaši e-mailovou komunikaci. Výše uvedenými způsoby můžete v aplikaci Outlook rychle vytvářet, používat a sdílet distribuční seznamy, což zvýší vaši produktivitu a efektivitu.
V aplikaci Outlook lze distribuční seznam kopírovat. Postupujte podle následujících kroků: Otevřete aplikaci Outlook a přejděte na kartu Kontakty. Vyhledejte distribuční seznam, který chcete duplikovat v kroku č. 2.
3. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na distribuční seznam vyberte v kontextové nabídce možnost „Kopírovat“. 4. Poté kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte z kontextové nabídky kdekoli v sekci Kontakty možnost „Vložit“.
5. Stejné osoby, které byly v prvním distribučním seznamu, budou přidány do nového seznamu.
Podle těchto pokynů můžete distribuční seznam v aplikaci Outlook rychle naklonovat.
Chcete-li někomu poslat distribuční seznam v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících postupů: Otevřete aplikaci Outlook a vyberte kartu „Kontakty“ nebo „Lidé“. 2. Klikněte na distribuční seznam, který chcete odeslat, a vyberte jej. 3. Vyberte tlačítko „Odeslat kontakt“ nebo „Předat skupině“, které se obvykle nachází na panelu nástrojů.
4. Distribuční seznam bude připojen ke zcela nové e-mailové zprávě, která se otevře. Do pole „Komu“ zadejte e-mailovou adresu příjemce. 5. Podle svého uvážení můžete do e-mailu zahrnout téma a zprávu. 6. E-mail s připojeným distribučním seznamem odešlete kliknutím na tlačítko „Odeslat“.
Distribuční seznam můžete někomu odeslat pomocí aplikace Outlook podle těchto pokynů.
Níže uvedené postupy lze použít k odeslání e-mailu všem kontaktům v seznamu kontaktů aplikace Outlook: 1. Otevřete aplikaci Outlook a v závislosti na verzi, kterou používáte, vyberte kartu „Lidé“ nebo „Kontakty“. Při kliknutí na každý kontakt v seznamu kontaktů podržte stisknutou klávesu Ctrl a vyberte všechny osoby, kterým chcete poslat e-mail. Případně můžete vybrat všechny kontakty pomocí klávesové zkratky Ctrl+A. 3. Po výběru všech příslušných kontaktů klikněte na tlačítko „E-mail“ nebo kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte z kontextové nabídky možnost „Odeslat e-mail“. 4. Vybrané kontakty budou přidány do pole „Komu“ v nově otevřeném e-mailu. 5. Napište e-mail, včetně obsahu těla, tématu a případných příloh. Nakonec stiskněte tlačítko „Odeslat“ a rozešlete e-mail všem osobám v seznamu kontaktů.
Je důležité mít na paměti, že odesílání e-mailů na rozsáhlý seznam příjemců může v závislosti na množství kontaktů v seznamu vést k problémům s doručováním nebo ke spuštění spamových filtrů. Za takových okolností se doporučuje použít službu poštovního seznamu nebo specializovaný software pro e-mailový marketing.