1. Přidání dat z aplikace Excel do dokumentu aplikace Word:
Pomocí nástroje „Vložit speciální“ aplikace Word můžete do dokumentu vložit data z aplikace Excel. Uděláte to následujícím způsobem: Otevřete soubor aplikace Excel, který obsahuje data, jež chcete importovat v prvním kroku.
2. Z aplikace Excel vyberte a zkopírujte požadovaná data. 3. Otevřete dokument aplikace Word, do kterého chcete data vložit v kroku 3. 4. Kliknutím vyberte pozici dokumentu Word, ve které se mají data zobrazit. 5. Klikněte na šipku vedle tlačítka „Vložit“ na kartě „Domů“ aplikace Word a vyberte možnost „Vložit speciální“. Pokud si přejete, aby byla data propojena s původním souborem aplikace Excel, zvolte v dialogovém okně „Paste Special“ možnost „Paste Link“ nebo „Microsoft Excel Worksheet Object“. Chcete-li importovat data z aplikace Excel do aplikace Word, zvolte v kroku 7 možnost „OK“. 2. Automatický převod souboru aplikace Excel na text:
K převodu celého souboru Excel na text před importem do aplikace Word můžete využít funkci „Uložit jako“ aplikace Excel. Proveďte tyto úkony: 1. Zkontrolujte, zda je aplikace Excel v pořádku: Otevřete dokument aplikace Excel, který chcete převést v kroku 1. 2. Klepněte na kartu „Soubor“ a poté vyberte možnost „Uložit jako“. 3. V dialogovém okně „Uložit jako“ vyberte umístění, kam chcete konvertovaný soubor uložit. 4. V rozevíracím seznamu „Uložit jako typ“ vyberte možnost „Text (s oddělením tabulátorů) (*.txt)“ nebo „Text (Macintosh) (*.txt). Chcete-li soubor aplikace Excel převést do textového formátu, klepněte v kroku 5 na tlačítko „Uložit“. 6. Nyní můžete transformovaný textový soubor importovat do aplikace Word podle pokynů v předchozí části. 3. Použití automatického vkládání dat ve Wordu:
K automatickému sloučení dat z průběžně aktualizovaného souboru aplikace Excel do dokumentu můžete použít nástroj „Mail Merge“ aplikace Word. Postup je následující: Otevřete dokument aplikace Word, do kterého budou data vložena. 2. 3. Klepněte na tlačítko „Spustit sloučení pošty“ na kartě „Odeslání“. 3. Rozhodněte se, jaký druh dokumentu (například dopisy, obálky nebo štítky) chcete vytvořit. 4. V části „Select Recipients“ (Výběr příjemců) vyberte možnost „Use an Existing List“ (Použít existující seznam). 5. Vyhledejte a vyberte soubor aplikace Excel, který obsahuje údaje, jež chcete vložit. Umístěte kurzor na místo, kde se mají data zobrazit v dokumentu aplikace Word. 7. Klikněte na tlačítko „Insert Merge Field“ (Vložit slučovací pole) na kartě „Mailings“ (Poštovní zásilky). 8. Vyberte pole aplikace Excel, která chcete zahrnout do dokumentu aplikace Word. 9. Chcete-li vložit všechna požadovaná pole, opakujte výše uvedený krok jedna. 10. Stisknutím tlačítka „Náhled výsledků“ zobrazíte náhled výsledků.
11. Chcete-li postup dokončit, vyberte požadovanou možnost (například „Upravit jednotlivé dokumenty“, „Vytisknout dokumenty“) a stiskněte tlačítko „Dokončit a sloučit“.
4. Extrakce dat z aplikace Excel:
Pomocí vzorců nebo strategií filtrování můžete ze souboru aplikace Excel extrahovat konkrétní data. Zde je několik přístupů: Pomocí nástroje „Filtr“ aplikace Excel můžete extrahovat data na základě určitých kritérií. Zvolte rozsah dat, poté vyberte kartu „Data“ a z nabídky „Filtr“. Excel zobrazí filtrovaná data, když vyberete požadovaná kritéria.
– K extrakci dat můžete ve vzorcích použít funkce jako VLOOKUP, INDEX nebo MATCH. Pomocí těchto funkcí můžete vyhledat určitá čísla v jednom listu aplikace Excel a získat ekvivalentní informace z jiného listu nebo rozsahu. PivotTables lze také použít k extrakci a sumarizaci dat z rozsáhlých databází aplikace Excel. PivotTables nabízejí flexibilní metodu analýzy a extrakce informací na základě určitých kritérií.
Shrnutí:
Efektivitu a prezentaci vašich dokumentů lze podstatně zlepšit importem dat z aplikace Excel do aplikace Word. Nyní můžete podle pokynů uvedených v tomto článku čerpat data z Excelu do Wordu, převádět soubory Excelu na text, automaticky vkládat data do Wordu a extrahovat konkrétní data z Excelu. Tyto metody vám pomohou ušetřit čas a úsilí a zároveň zajistí, že informace v dokumentech aplikace Word budou přesné a aktuální.
Pomocí těchto kroků můžete importovat data z aplikace Excel do aplikace Word: Otevřete tabulku aplikace Excel, která obsahuje data, jež chcete importovat v kroku 1. 2. Zvýrazněním dat, která chcete přenést, a stisknutím klávesové zkratky Ctrl+C je můžete vybrat a zkopírovat. 3. Spusťte nový dokument aplikace Word nebo otevřete stávající dokument. 4. Umístěte kurzor na místo, kam chcete data do dokumentu Word vložit. 5. Otevřete panel nástrojů aplikace Word a vyberte kartu „Domů“. 6. Chcete-li otevřít nabídku možností vložení, klepněte na šipku vedle tlačítka „Vložit“. 7. Chcete-li otevřít dialogové okno „Vložit speciální“, vyberte z nabídky možnost „Vložit speciální“. 8. V závislosti na druhu dat, která chcete importovat, vyberte v dialogovém okně „Paste Special“ možnost „Microsoft Excel Worksheet Object“ nebo „Microsoft Excel Chart Object“.
9. Chcete-li data z aplikace Excel vložit do aplikace Word, klepněte na tlačítko „OK“.
Tyto pokyny by vám měly umožnit efektivní import dat z aplikace Excel do aplikace Word při zachování jejich formátování.
Pomocí aplikace Excel můžete převést všechna data na text následujícím způsobem: 1. Vyberte rozsah buněk, ve kterých se nacházejí informace, které chcete otexturovat. 2. V kontextové nabídce vyberte možnost „Formátovat buňky“ kliknutím pravým tlačítkem myši na vybraný rozsah.
3. V dialogovém okně Formátovat buňky vyberte kartu „Číslo“. 4. V seznamu vlevo vyberte kategorii „Text“.
5. Chcete-li změny provést, stiskněte tlačítko „OK“. Tímto postupem budou všechna zadaná data převedena do textového formátu v aplikaci Excel.