Vytvoření hlavního dokumentu Hlavním dokumentem je šablona, která obsahuje společné informace, jež budou jednotné pro všechny kombinované dokumenty. Může to být hlavičkový papír, šablona e-mailu nebo jiný typ dokumentu, který slouží jako rámec pro přizpůsobenou korespondenci.
Vytvoření zdroje dat: Konkrétní údaje, které mají být sloučeny do hlavního dokumentu, by měly být vedeny ve zdroji dat. Může to být seznam kontaktů aplikace Outlook, tabulka nebo databáze. Individualizované údaje, které mají být sloučeny, jsou obsaženy v každém řádku zdroje dat, který představuje samostatného příjemce.
3. Sloučení dat: V posledním kroku je třeba data ze zdroje sloučit do hlavního dokumentu. Během tohoto procesu se pole v hlavním dokumentu propojí s příslušnými sloupci ve zdroji dat. Software při slučování aktualizuje pole přesnými údaji pro každého příjemce, čímž vzniknou jedinečné personalizované dokumenty.
Nejprve spusťte slučování pošty: Otevřete program (například Microsoft Word) a vyberte možnost sloučení pošty. Vyberte primární šablonu dokumentu a poté vyberte druh dokumentu, který chcete vytvořit (dopisy, obálky, štítky atd.). 2. Vyberte položku Příjemci: Vytvořte spojení se zdrojem dat obsahujícím údaje o příjemcích. K tomu můžete importovat tabulku, prohledat databázi nebo vybrat z již existujícího seznamu kontaktů. Seznam příjemců podle potřeby zkontrolujte a opravte. Vložte slučovací pole:
3. Umístěte kurzor na místo, kde chcete, aby se přizpůsobené informace zobrazily v hlavní šabloně dokumentu. Do zdroje dat přidejte slučovací pole, která odpovídají sloupcům. Konkrétní údaje budou do těchto polí umístěny jako zástupné symboly. 4. Náhled a úpravy: Náhledem sloučených dokumentů zkontrolujte, zda se vše zobrazuje tak, jak má. Podle potřeby změňte formátování hlavního dokumentu nebo zdroje dat. 5. Dokončete sloučení: Proveďte operaci sloučení a vytvořte jedinečné personalizované dokumenty. Každý příjemce obdrží jinou kopii dokumentu, protože software automaticky vyplní slučovací pole příslušnými informacemi ze zdroje dat. 6. Uložit a rozptýlit: Sloučené dokumenty můžete vytisknout nebo uložit jako samostatné soubory. Sloučený dokument lze také odeslat e-mailem nebo uložit jako zcela nový soubor.
Podobně se postupuje i při použití slučování pošty v aplikaci Excel. Jako hlavní dokument a zdroj dat používáte Excel, nikoli textový editor. Postupuje se při uspořádání dat v aplikaci Excel, výběru rozvržení primárního dokumentu, zadání polí pro sloučení, náhledu a provedení sloučení.
Sloučení pošty je užitečná metoda pro vytváření individualizovaných hromadných zpráv, abychom to shrnuli. Jednotlivé údaje můžete úspěšně spojit do primárního dokumentu provedením požadovaných úkonů, které vám ušetří čas a námahu. Sloučení pošty vám umožní přizpůsobit zprávy na míru a zároveň zachovat profesionální a individuální nádech, ať už rozesíláte dopisy, e-maily nebo štítky.
Proces vytváření jednoduchého sloučení pošty se skládá z následujících pěti kroků: Pro přípravu zdroje dat vytvořte tabulku nebo databázi obsahující základní údaje pro sloučení pošty, jako jsou jména a adresy. 2. Vytvořte svůj dokument: 3. Vytvořte šablonu dopisu nebo e-mailu pro dokument, který chcete rozeslat mnoha lidem. Ponechte prázdná místa pro vlastní údaje, které budou následně sloučeny. Připojte svůj zdroj dat:
3. Propojíte svůj dokument se zdrojem dat, který jste vytvořili dříve v této fázi. Toho lze dosáhnout importem dat nebo přímým připojením k tabulkovému procesoru či databázi. 4. Zahrňte slučovací pole: Vložte slučovací pole tam, kde chcete, aby se v dokumentu zobrazovaly informace na míru. Po dokončení sloučení se do zástupných polí sloučení vloží odpovídající data ze zdroje dat. 5. Dokončete sloučení: Postup sloučení pošty je konečně proveden. V této fázi budou vytvořeny jednotlivé kopie vašeho dokumentu, které aktualizují slučovací pole příslušnými informacemi z vašeho zdroje dat. Před tiskem nebo odesláním sloučených dokumentů si je můžete prohlédnout a provést případné úpravy.
Slučování pošty má především dvě varianty: Obrovské množství přizpůsobených dopisů nebo dokumentů lze přizpůsobit a odeslat různým příjemcům pomocí druhu sloučení pošty dopisů. Pomocí zástupných symbolů pro personalizované informace, jako jsou jména, adresy a další údaje, můžete vytvořit šablonu dokumentu. Pro vytvoření personalizovaných dopisů pro každého příjemce pak software pro slučování pošty zkombinuje šablonu se zdrojem dat, například s tabulkovým procesorem nebo databází. 2. Sloučení pošty v e-mailu: Podobně jako sloučení dopisů umožňuje sloučení e-mailů odesílat přizpůsobené e-maily velkému počtu příjemců namísto vytváření skutečných dopisů. Postupuje se podobně: vytvoříte šablonu e-mailu obsahující pole pro personalizované údaje a software pro slučování pošty zkombinuje šablonu se zdrojem dat a odešle každému příjemci e-mail na míru.
Při doručování přizpůsobených hromadných sdělení, ať už pro obchodní potřeby, jako je zasílání marketingových materiálů, nebo pro osobní potřeby, jako je zasílání přání k svátku, mohou oba druhy mail merge ušetřit čas a úsilí.