Pochopení toho, jak citovat v e-mailu, je zásadní dovednost, která může zlepšit srozumitelnost a efektivitu vaší písemné komunikace. Znalost správných postupů vám pomůže působit profesionálněji, ať už potřebujete citovat e-mail v aplikaci Outlook, nebo do své zprávy začlenit formální citaci. V tomto příspěvku se podíváme na to, jak citovat něco v e-mailu, včetně toho, jak to udělat v aplikaci Outlook, jak něco citovat a pak to odstranit, jak poslat formální citaci a jak správně uvést citaci. Jak citovat e-mail v aplikaci Outlook, část 1 Při citování e-mailu lze použít vestavěné možnosti „Odpovědět“ nebo „Přeposlat“ v aplikaci Outlook, které umožňují zahrnout původní zprávu. Stačí vybrat část původního e-mailu, kterou chcete citovat, a kliknutím na tlačítko „Odpovědět“ ji zahrnout do své odpovědi. Vaše odpověď bude automaticky obsahovat zvolený obsah, úhledně odsazený a citovaný. Příjemce díky tomu rychle pochopí, na které části e-mailu odpovídáte. 2. Jak odstranit citaci z e-mailu „Odcitování“ je postup vymazání citace nebo citátu z e-mailu. Citovaný text jednoduše odstraníte, pokud již není nutné předchozí tvrzení začlenit do vaší odpovědi. Zachování stručnosti a jasnosti e-mailu je zásadní, proto vyškrtnutí nadbytečných citací pomáhá zlepšit komunikaci. Dbejte však na to, abyste neodstraňovali informace, které mohou být nezbytné pro úplné pochopení vašeho sdělení příjemcem. 3. Pokyny pro zasílání formální citace Formální citace by měla být zasílána e-mailem uhlazeným a přímým způsobem. Začněte formálním oslovením příjemce s pozdravem typu „Vážený pane / paní / doktore [příjmení]“. Před začátkem citace uveďte stručné shrnutí citovaného zboží nebo služby. Uveďte všechny relevantní informace, včetně množství, nákladů a případných relevantních podmínek. Před poskytnutím cenové nabídky se ujistěte, že je přesná a srozumitelná, a to tak, že ji zkontrolujete. Na závěr e-mailu použijte zdvořilý závěr, například „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“, po kterém následuje vaše jméno a kontaktní údaje.
4. Profesionální citace
Pokud někoho citujete ve formálním e-mailu, je velmi důležité uvést původní zdroj. Začněte tím, že kolem citovaných pasáží dáte uvozovky. Uvnitř uvozovek uveďte jméno autora citátu nebo jeho zdroj. Pokud je to možné, uveďte nějaké pozadí nebo stručné zdůvodnění, jak citace souvisí s vaším e-mailem. To pomůže příjemci pochopit význam citátu a zároveň projeví úctu k původnímu autorovi.
Závěrem lze říci, že znalost citování v e-mailu je užitečnou schopností, která může zvýšit vaši profesionalitu a komunikaci. Tato doporučení mohou zlepšit vaši písemnou komunikaci, ať už citujete e-mail v aplikaci Outlook, posíláte formální citát nebo citát správně citujete. Při citování mějte na paměti, abyste byli přesní, struční a uctiví. Měli byste také dbát na to, abyste své e-maily před odesláním zkontrolovali. Tyto techniky vám pomohou efektivně sdělit své myšlenky a vytvořit profesionální dojem v e-mailové korespondenci.
Existuje několik způsobů, jak citovat cokoli, co bylo zmíněno v e-mailu. Zde je několik strategií, jak někoho v e-mailu přesně citovat: Všude, kde je to nutné, použijte uvozovky a připojte skutečná slova citované osoby. Díky tomu bude zřejmější, že opakujete to, co dotyčná osoba řekla. Například John uvedl: „Souhlasím s vaším návrhem. Pokud je citovaný text dlouhý nebo zahrnuje více odstavců, použijte odsazení, abyste vizuálně odlišili citovanou část od vlastního obsahu. Text se tak lépe čte. K odlišení citovaného textu můžete také použít výrazný styl nebo barvu písma.
3. Formátování blokových citací: Pro dlouhé citace, které mají více vyniknout, můžete použít styl blokové citace. To znamená zmenšení velikosti písma, odstranění uvozovek a odsazení celého citovaného obsahu. Pokud potřebujete citovat značnou část něčího sdělení, využijte tuto techniku.
Mějte na paměti, že je velmi důležité správně uvést autora citace. Toho lze dosáhnout použitím jeho jména nebo alternativních identifikátorů jako „podle“ nebo „jak uvedl“.
Pomocí těchto strategií můžete v e-mailu někoho účinně citovat a zároveň zachovat jasný a profesionální tón hlasu.
Při citování ve výroku použijte uvozovky, které obsahují přesná slova nebo slovní spojení, která chcete použít. Při používání citací je velmi důležité přesně vystihnout původní zdroj a řádně uvést správného autora nebo mluvčího. Pokud citujete z písemného zdroje, měli byste jej také řádně citovat uvedením čísla stránky nebo odstavce.
Existuje několik postupů, které můžete při oficiálním citování v e-mailu nebo jiném typu obchodní komunikace dodržet: 1. Začněte stručným úvodem: Nejprve uveďte citát a poskytněte čtenáři základní informace. Ten může obsahovat stručné zdůvodnění použitelnosti citátu nebo toho, jak podporuje váš argument. 2. Kolem něj umístěte uvozovky: Kolem textu, který je citován, umístěte dvojité uvozovky (“ „). Snadněji tak poznáte, kdy používáte cizí jazyk. 3. Citát řádně uveďte: Uveďte jméno osoby, kterou citujete, a případně i její titul nebo příslušnost. Tím dodáte citátu větší autoritu a čtenář snáze pochopí zdroj. 4. Uvádějte přesné citace: Pokud citace pochází z tištěného zdroje, například z knihy nebo článku, nezapomeňte uvést správné citační údaje. Ty se skládají ze jména autora, názvu zdroje, data vydání a případně čísla stránky. Tím prokážete, že jste citát důkladně prozkoumali a správně uvedli. Zachování přesnosti znamená, že když citujete z původního textu, nesmíte měnit autorova slova ani je zkreslovat. Hranaté závorky [] použijte k označení jakýchkoli doplňků nebo změn, které považujete za nezbytné pro objasnění. Pro rozsáhlejší úryvky používejte blokové uvozovky: Pokud je citace delší než několik slov, zvažte její formátování do blokových uvozovek. V takovém případě je citace dvakrát uvozena bez uvozovek. Díky tomu je snazší odlišit citovaný úryvek od vašich vlastních slov.
Při používání citací ve formální komunikaci vždy pamatujte na správné uvedení citace a dodržování předpisů o autorských právech.