2. Vyberte nástroj pro archivaci: WinRAR, 7-Zip a vestavěné archivační nástroje v operačních systémech, jako jsou Windows a MacOS, jsou jen několika příklady mnoha dostupných archivačních programů.
3. Zmenšete velikost souboru: Po kliknutí pravým tlačítkem myši na dokument a výběru archivačního nástroje by měla být vybrána možnost Komprimovat/archivovat. Výsledkem bude komprimovaný soubor obsahující dokument.
4. Popište nastavení a formát archivu: Vyberte zvolený formát archivu, například ZIP nebo RAR, a poté nakonfigurujte další nastavení, včetně úrovně komprese nebo zabezpečení heslem. V závislosti na používaném archivačním softwaru se tyto parametry mohou měnit. Pro uložení archivního souboru vyberte složku umístění, do které chcete soubor uložit.
Chcete-li zahájit proces archivace, klikněte na tlačítko „Archivovat“ nebo „Komprimovat“. Nástroj archivuje soubor v určeném umístění a dokument zkomprimuje.
Jak archivovat složku se soubory? Drobná odchylka v kroku výběru odděluje způsob archivace složky od způsobu archivace dokumentu. Chcete-li archivovat složku souborů, postupujte podle následujících kroků: Vyberte celou složku se soubory, které chcete archivovat, nikoli pouze jeden konkrétní soubor.
2. Připomeňte si kroky 2 až 6 z předchozí části: Další fáze jsou stejné: výběr archivačního programu, komprese složky, rozhodnutí o formátu a nastavení archivu a uložení archivního souboru. Důvod, proč archivujeme soubory Archivace souborů poskytuje řadu klíčových funkcí:
1. Optimalizace úložiště: Zmenšením množství souborů pomáhá archivace uvolnit důležité místo v úložišti. To je užitečné zejména u velkých souborů, které je třeba uchovávat, i když se prohlížejí jen zřídka.
2. Jednoduchý přenos souborů: Archivace souborů umožňuje rychlý a snadný přenos několika souborů nebo adresářů. Proces je jednodušší a možnost poškození souborů při přenosu se snižuje jejich komprimací do jediného archivního souboru. 3. Efektivní organizace souborů: Archivace souborů přispívá k udržování pořádku v digitálním pracovním prostoru. Přesunutím méně často používaných souborů do archivu se můžete soustředit na dokumenty, které vyžadují okamžitou pozornost, což zvyšuje produktivitu a minimalizuje nepořádek. 4. Dlouhodobé uchování: Archivace souborů zajišťuje jejich dlouhodobé uchování. Komprimací a bezpečným uložením souborů můžete zabránit jejich neúmyslnému odstranění, ztrátě dat a poškození. To vám pomůže uchovat důležité dokumenty pro budoucí použití.
Stručně řečeno, archivace souborů je základním postupem pro efektivní správu dokumentů. Podle pokynů uvedených v tomto článku můžete jednoduše archivovat dokumenty a složky, maximalizovat úložný prostor, zlepšit organizaci souborů a zaručit dlouhodobé uchování neocenitelných souborů.
Soubory, které byly archivovány, se neodstraňují. Při archivaci souboru se vytvoří komprimovaná strukturovaná kopie původního souboru, která se uchovává pro pozdější přístup a dlouhodobé uchování. Archivace má dvojí cíl: uvolnit místo v aktivním úložném systému a zachovat soubor pro budoucí použití jako referenci nebo případnou obnovu. Aniž by došlo k trvalému vymazání souborů, archivace napomáhá optimalizaci úložného systému a snižuje jeho objem.
Soubor můžete ručně archivovat podle následujících jednoduchých kroků:
1. Rozhodněte, které soubory chcete archivovat: Můžete zvolit přesné soubory nebo adresáře, které chcete do archivu zahrnout. Může se jednat o jeden soubor nebo o kolekci souborů. Klepněte pravým tlačítkem myši na vybraný(é) soubor(y):
2. Po výběru souboru(ů) zobrazte pomocí pravého tlačítka myši kontextovou nabídku. 3. Z nabídky vyberte možnost „Komprimovat“ nebo „Odeslat do“: V kontextové nabídce zkontrolujte, zda jsou k dispozici volby „Komprimovat“ nebo „Odeslat do“. V závislosti na operačním systému se může jazyk změnit.
4. Vyberte formát archivu: Po výběru možnosti komprimovat nebo odeslat do se zobrazí seznam formátů archivu. Mezi oblíbené typy archivů patří ZIP, RAR a 7Z. Vyberte formát podle svých požadavků nebo preferencí. Po výběru formátu archivu budete vyzváni k výběru umístění, kam bude archivovaný soubor uložen.
5. Zadejte cílovou složku. Prohledejte svůj počítač a najděte nejlepší místo. 6. Pojmenujte archivní soubor: Udělejte to tak, že jej pojmenujete. Chytré je použít název, který přesně popisuje obsah archivu. 7. Zahajte postup archivace: Po pojmenování archivního souboru a zadání umístění klikněte na tlačítko „Vytvořit“ nebo „OK“ a zahajte archivační proceduru. Velikost souboru (souborů) a použitá technika komprese ovlivňují dobu archivace.
Ověření archivního souboru, krok 8: Přejděte do předem zvolené cílové složky a po dokončení operace archivace zkontrolujte, zda byl archivní soubor úspěšně vytvořen.
Pomocí zvoleného formátu jste nyní ručně archivovali soubor(y). Archivovaný soubor uložte na bezpečném místě pro sdílení nebo budoucí použití.