- Počáteční oslovení – pozdrav. Pozor si přitom dávejte na správné skloňování příjmení mužů – např. …
- Závěrečný pozdrav – e-mail zakončete závěrečným pozdravem a v případě oficiálních e-mailů nezapomeňte připojit své kontaktní informace.
Najít ideální rovnováhu mezi uvedením vhodných informací a vyhnutím se zbytečnému nepořádku v e-mailových podpisech může být obtížné. Kolik řádků by měl podpis e-mailu obsahovat? Neexistuje univerzální řešení, ale existuje několik doporučení, která je třeba při tvorbě efektivního e-mailového podpisu zohlednit.
Nejprve je nezbytné pochopit, z čeho se skládá podpis e-mailu. Obvykle dobrý e-mailový podpis obsahuje vaše jméno, pracovní pozici, název společnosti a kontaktní údaje. Součástí může být i vaše telefonní číslo, e-mailová adresa a adresa webových stránek. Pokud se vaše účty na sociálních sítích vztahují k vašemu profesnímu životu, může být jejich zahrnutí také užitečné.
Zásadní je však nepřidávat zbytečné údaje. Váš e-mailový podpis by neměl sloužit jako dlouhá autobiografie nebo přehlídka všech vašich úspěchů. Protože nepřehledný e-mailový podpis může rozptylovat a odvádět pozornost od hlavního obsahu e-mailu, udržujte jej jednoduchý.
Kolik řádků byste se měli pokusit napsat? Obecně platí, že byste měli omezit délku e-mailového podpisu na čtyři až šest řádků. Tím zajistíte, že váš podpis bude stručný a nebude zabírat mnoho místa v e-mailovém klientovi příjemce. Mějte na paměti, že podpis e-mailu by měl obohatit obsah vašeho e-mailu, nikoli jej nahradit.
Myslete také na maximální doporučenou délku řádku podpisu. Obecně se doporučuje, aby měl podpis e-mailu přibližně 10 řádků, i když se to může lišit v závislosti na e-mailovém klientovi a zařízení použitém k zobrazení e-mailu. Cokoli nad tuto hranici může být považováno za nadměrné a může způsobit, že se váš podpis v některých e-mailových programech nesprávně zobrazí nebo usekne.
Vraťte se zpět a zhodnoťte obsah svého e-mailového podpisu, zda není příliš dlouhý. Možná je na čase jej zkrátit, pokud přesahuje doporučený limit a obsahuje nadbytečný materiál. Ujistěte se, že váš podpis je jasný a obchodní, aniž by odváděl pozornost čtenáře.
Závěrem lze říci, že ideální délka e-mailového podpisu je diskutabilní, obecně se však doporučuje udržovat ji v rozmezí čtyř až šesti řádků. Nezapomeňte zabránit přeplněnosti a uvést všechny potřebné kontaktní údaje. Podle těchto doporučení můžete navrhnout efektivní a estetický e-mailový podpis, který zlepší vaši profesionální komunikaci, aniž by překážel.
Počet řádků nebo znaků použitých v e-mailovém podpisu se označuje jako délka podpisu. Obvykle obsahuje řadu kontaktních údajů, včetně jména, pracovní pozice, názvu společnosti, telefonního čísla, e-mailové adresy a příležitostně i dalších informací, jako jsou například úchyty na sociálních sítích nebo slogan společnosti. V závislosti na zamýšlené úrovni profesionality, oborových standardech a osobních preferencích se může ideální délka e-mailového podpisu lišit.
Ne, podpisy se nemusí vejít na jeden řádek. Délka e-mailového podpisu se může lišit v závislosti na vašich preferencích a množství informací, které chcete přidat. Zatímco někteří lidé volí podpisy kratší a stručnější, jiní se mohou rozhodnout použít více řádků, aby uvedli více kontaktních informací, odkazy na sociální sítě nebo výstižný citát. Délka a obsah e-mailového podpisu nakonec záleží na jednotlivci v závislosti na jeho konkrétních požadavcích a preferencích.
Typické součásti profesionálního e-mailového podpisu zahrnují vaše celé jméno, pracovní pozici, název společnosti, kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailovou adresu a webové stránky) a případně odkazy na vaše účty na sociálních sítích. Používá standardizované písmo a strukturu, musí být stručný a vizuálně přitažlivý. Celkový vzhled může vylepšit také profesionální fotografie nebo logo firmy. Kromě toho je při vytváření profesionálního e-mailového podpisu rozhodující jednoduchost a přehlednost, proto je důležité, abyste do něj nezahrnovali příliš mnoho informací nebo zbytečných obrázků.