Outlook je známý e-mailový program, který poskytuje řadu funkcí, které uživatelům pomáhají efektivně spravovat jejich poštovní schránku. Automatické mazání e-mailů je jednou z takových možností, která vám může pomoci ušetřit čas a uspořádat poštovní schránku. V tomto příspěvku prozkoumáme různé techniky automatického mazání e-mailů v aplikaci Outlook a odpovíme na všechny dotazy, které k nim můžete mít.
V aplikaci Outlook můžete napsat jednoduché pravidlo a nakonfigurovat ji tak, aby automaticky přesouvala e-maily do zničené složky. Postup je následující:
1. Otevřete aplikaci Outlook a v levém horním rohu okna vyberte kartu „Soubor“. Když v druhém kroku vyberete z rozevírací nabídky položku „Možnosti“, otevře se nové okno. 3. V levém postranním panelu okna „Možnosti aplikace Outlook“ klikněte na položku „Pošta“. 4. V části „Uložit zprávy“ sjeďte dolů a vyberte možnost „Vyprázdnit složku Odstraněné položky při ukončení aplikace Outlook“.
5. Chcete-li změny uložit, klepněte na tlačítko „OK“. Povolení této možnosti způsobí, že program Outlook ukončí program se všemi smazanými položkami automaticky přesunutými do složky Odstraněné položky.
Jak mohu v aplikaci Outlook nastavit automatické mazání e-mailů starších než? Pomocí nástroje „Automatická archivace“ v aplikaci Outlook můžete vytvořit pravidlo, které bude automaticky odstraňovat e-maily starší než určitá doba. Proveďte tyto akce: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. 2. Na levém postranním panelu zvolte „Možnosti“ a poté „Upřesnit“. 3. V části „Automatická archivace“ vyberte možnost „Nastavení automatické archivace“. 4. V okně „AutoArchive“ zaškrtněte políčko vedle položky „Delete expired items (e-mail folders only)“.
5. Do pole „Delete items older than“ (Odstranit položky starší než) zadejte hodnotu pro výběr časového období pro automatické mazání. 6. Chcete-li změny uložit, klepněte na tlačítko „OK“.
Můžete rychle odstranit tisíce e-mailů z aplikace Outlook?
1. Rozhodněte, ve které složce se nacházejí e-maily, které chcete odstranit.
2. Na klávesnici podržte stisknutou klávesu „Ctrl“. 3. Klepněte na každý e-mail, který chcete odstranit, a zároveň držte klávesu „Ctrl“. Tím vyberete mnoho e-mailů najednou. 4. Po výběru všech e-mailů, kterých se chcete zbavit, stiskněte na klávesnici klávesu „Delete“.
Jaký je nejrychlejší způsob odstranění velkého počtu e-mailů z aplikace Outlook? K rychlému vymazání velkého množství e-mailů můžete použít nástroj „Vyčištění“ aplikace Outlook. Postup je následující: Otevřete aplikaci Outlook a vyberte složku obsahující e-maily, které chcete odstranit. 2. 3. Vyberte kartu „Domů“ v horní části okna. 4. Vyberte možnost „Odstranit“. 3. Ve skupině „Odstranit“ vyberte možnost „Vyčistit“. 4. Z rozbalovací nabídky vyberte jednu z dostupných možností:
Vyčistit konverzaci: Odstraní nadbytečné e-maily z konverzace.
– Vyčistit složku: Tato funkce ponechá ve složce pouze nejnovější e-maily a odstraní všechny starší.
– Vyčistit složku a podsložky: Odstraní přebytečné e-maily ze složky a všech jejích podsložek. 5. Aplikace Outlook provede zvolený postup čištění a odstraní uvedené e-maily, čímž zanechá vaši poštovní schránku čistší a lépe uspořádanou.
V neposlední řadě nabízí aplikace Outlook řadu možností automatického odstraňování e-mailů, čímž zvyšuje efektivitu správy e-mailů. Aplikace Outlook nabízí možnosti, které potřebujete k uspořádání doručené pošty, ať už chcete automaticky přesunout e-maily do složky s odstraněnými e-maily, odstranit e-maily starší než určitý čas nebo rychle odstranit velké množství e-mailů. Pomocí těchto nástrojů můžete udržovat přehledné a organizované e-mailové prostředí, což zvýší vaši produktivitu a ušetří spoustu času.
Pomocí těchto kroků můžete v aplikaci Outlook nechat automaticky odstranit e-maily, které jsou starší než šest měsíců: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. 2. V levé nabídce vyberte položku „Upřesnit“ tak, že nejprve kliknete na položku „Možnosti“. 3. Klikněte na tlačítko „AutoArchive Settings“ (Nastavení automatické archivace) v části „AutoArchive“ (Automatická archivace) posunutím dolů. 4. Zkontrolujte, zda je v dialogovém okně AutoArchive vybrána možnost „AutoArchive“.
5. Změňte „6 měsíců“ nebo jakoukoli jinou požadovanou dobu trvání archivace. 6. Zaškrtněte políčko vedle možnosti „Odstranit položky, jejichž platnost vypršela (pouze e-mailové složky)“.
7. Chcete-li změny uložit, klikněte na tlačítko „OK“.
S využitím zvoleného nastavení automatické archivace Outlook automaticky zničí e-maily, které jsou starší než šest měsíců, pokud jsou provedeny výše uvedené akce.
Ano, e-maily ve složce smazané lze v aplikaci Outlook trvale odstranit. V aplikaci Outlook jsou e-maily, které jsou ve výchozím nastavení odstraněny, umístěny do složky „Odstraněné položky“. Můžete však vytvořit pravidlo pro automatické mazání e-mailů ze složky Smazané. To může být užitečné pro efektivní správu e-mailů, protože to udržuje poštovní schránku v pořádku a zabraňuje zaplnění složky s odstraněnými zprávami.
Pro vytvoření pravidla v aplikaci Outlook je třeba dodržet následující postupy: 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu „Soubor“. 2. V závislosti na verzi aplikace Outlook vyberte možnost „Správa pravidel a upozornění“ (nebo „Pravidla a upozornění“). 3. V okně „Pravidla a upozornění“ vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. 4. Po výběru možnosti „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ klikněte na tlačítko „Další“. 5. Vyberte kritéria, která chcete použít pro aplikaci pravidla. Můžete například zvolit filtrování na základě odesílatele, předmětu nebo klíčových slov, nebo se můžete rozhodnout použít pravidlo na všechny zprávy. Po dokončení klikněte na tlačítko „Další“. 6. Vyberte postupy, které chcete použít pro zprávy splňující požadavky. Můžete se rozhodnout zprávy smazat, převést je do určité složky nebo je označit jako přečtené. Jakmile se rozhodnete, stiskněte tlačítko „Další“. Pokud chcete, můžete pravidlo upravit a zahrnout do něj případné výjimky. Pomocí výjimek můžete z operací pravidla vyloučit konkrétní zprávy. Až budete hotovi, stiskněte tlačítko „Další“. 8. Pojmenujte pravidlo a určete, zda se má vztahovat i na již odeslané zprávy v poštovní schránce. Postup ukončíte kliknutím na tlačítko „Dokončit“.
Aplikace Outlook po vytvoření pravidla automaticky použije pravidlo na příchozí zprávy v závislosti na okolnostech a akcích, které jste nastavili. To napomáhá automatizaci opakujících se činností a efektivní správě elektronické pošty.