Outlook 2007 je známý e-mailový program, který uživatelům umožňuje spravovat kontakty, kalendáře a e-maily na jednom místě. Možnost vytvoření skupin v aplikaci Outlook 2007 je užitečným nástrojem, který může usnadnit odesílání e-mailů několika lidem najednou. V tomto článku se seznámíme s postupem vytváření skupin v aplikaci Outlook 2007 a odpovíme na některé často kladené otázky.
Proč nemohu v aplikaci Outlook vytvořit skupiny?
Pokud zjistíte, že vám Outlook 2007 brání ve vytvoření skupiny, může to mít několik různých příčin. Nejprve se ujistěte, že používáte příslušnou verzi aplikace Outlook. Možnost vytvářet skupiny je součástí aplikace Outlook 2007, ačkoli v dřívějších verzích být nemusela. Kromě toho mohou být některé funkce, například možnost zakládat skupiny, omezeny předpisy IT vaší organizace. Pokud používáte aplikaci Outlook na firemním nebo školním účtu, je nejlepší ověřit si, zda je vytváření skupin povoleno, u svého oddělení IT. Jak nastavím e-mailovou skupinu?
Při vytváření e-mailové skupiny v aplikaci Outlook 2007 postupujte podle následujících kroků: Otevřete aplikaci Outlook a přejděte na kartu „Kontakty“.
– Klepnutím na kartu „Soubor“ vyberte z rozevírací nabídky možnost „Nový“.
– V rozevírací nabídce v okně „Nový“ vyberte možnost „Distribuční seznam“.
– Otevře se nové okno, ve kterém můžete skupinu pojmenovat v poli „Název“. Kliknutím na tlačítko „Vybrat členy“ zařadíte do skupiny nové členy. Tímto způsobem můžete vstoupit do seznamu kontaktů a vybrat osoby, se kterými se chcete spojit, výběrem jednotlivých kontaktů při stisknuté klávese Ctrl. Po výběru všech členů klikněte na tlačítko „Members“ (Členové) a zařaďte je do skupiny.
Chcete-li skupinu uložit, klepněte na tlačítko „OK“.
3. Čím se v aplikaci Outlook liší distribuční seznam od skupiny?
Distribuční seznam i skupina mají v aplikaci Outlook možnost odesílat e-maily několika příjemcům najednou. Existuje však drobný funkční rozdíl. Seznam e-mailových adres, který lze použít k odesílání e-mailů, se nazývá distribuční seznam. Skupina v aplikaci Outlook je naproti tomu sofistikovanější nástroj, který umožňuje vytvořit sdílený pracovní prostor, kde mohou členové společně pracovat, sdílet soubory a pořádat schůzky. Skupiny navíc nabízejí funkce, jako je sdílený kalendář a e-mail.
4. Jak mohu vytvořit poštovní seznam pro skupinu lidí? Postupy pro vytvoření e-mailové skupiny v aplikaci Outlook 2007 lze použít i pro vytvoření skupinového e-mailového distribučního seznamu. Jednoduchým výběrem názvu skupiny v poli „Komu“ při vytváření nového e-mailu můžete skupinu po jejím vytvoření použít k odeslání e-mailů všem členům najednou. Pokud běžně posíláte e-maily stejné skupině příjemců, může vám tato funkce ušetřit čas.
Závěrem lze říci, že používání skupin k organizaci e-mailové korespondence v aplikaci Outlook 2007 může být užitečné. Podle pokynů uvedených v tomto článku můžete jednoduše sestavit e-mailové skupiny a ušetřit čas při odesílání e-mailů mnoha příjemcům. Kromě toho vám znalost rozdílu mezi skupinou aplikace Outlook a distribučním seznamem pomůže při výběru nejlepšího řešení pro vaše požadavky.
Chcete-li vytvořit skupinu kontaktů v aplikaci Outlook 2007, postupujte podle následujících kroků: Spusťte aplikaci Outlook a přejděte na kartu „Kontakty“.
2. Klepnutím na tlačítko „Nový“ na panelu nástrojů vyberte z rozevírací nabídky položku „Distribuční seznam“. 3. Otevře se nové okno, ve kterém můžete dát skupině kontaktů název. Chcete-li do skupiny přidat kontakty, vyberte z nabídky možnost „Vybrat členy“. Máte možnost vybrat kontakty z adresáře nebo ručně vložit nové. 5. Chcete-li kontakty po jejich výběru zařadit do skupiny, klikněte na tlačítko „Členové ->“. 6. Chcete-li uložit změny a zavřít okno, klikněte na tlačítko „OK“. 7. V oblasti „Kontakty“ aplikace Outlook se nyní zobrazí nová skupina kontaktů. Nyní je jednoduché posílat této skupině e-maily jednoduchým zadáním názvu skupiny do části „Komu“ nového e-mailu. E-mail bude programem Outlook automaticky odeslán všem členům skupiny kontaktů.
Pro aktivaci nastavení skupin v aplikaci Outlook postupujte podle následujících kroků: Otevřete aplikaci Outlook 2007 a v seznamu možností v dolní části okna vyberte kartu „Kontakty“. 2. V navigační nabídce na levé straně obrazovky vyberte položku „Skupiny kontaktů“. 3. Chcete-li založit novou skupinu, klepněte na tlačítko „Nová“ na panelu nástrojů. 4. Do pole „Name“ (Název) zadejte název své organizace. 5. Vyberte příslušné kontakty z adresáře kliknutím na možnost „Add Members“ (Přidat členy) a přidejte je do skupiny. 6. Skupinu vytvoříte tak, že po přidání všech kontaktů kliknete na tlačítko „Save & Close“ (Uložit a zavřít).
Od této chvíle jsou nastavení skupin v aplikaci Outlook 2007 správně povolena. Uvedením názvu skupiny v části „Komu“ při přípravě e-mailu můžete snadno spravovat a odesílat komunikaci do skupiny.
K přístupu k nastavení skupin v aplikaci Outlook 2007 lze použít níže uvedené kroky: Otevřete aplikaci Outlook a vyberte kartu „Kontakty“. 2. V navigačním podokně vlevo vyberte položku „Kontakty“. 3. Po kliknutí na položku „Akce“ na panelu nástrojů v horní části vyberte z rozevírací nabídky položku „Nová skupina“. 4. Otevře se nové okno, ve kterém můžete skupinu pojmenovat. 5. Po zadání názvu klikněte na tlačítko „OK“. 6. Výběrem skupiny a následným výběrem možnosti „Přidat členy“ na panelu nástrojů můžete začít přidávat kontakty do nově vytvořené skupiny. Máte možnost ručně zadat e-mailové adresy nebo přidat kontakty z adresáře. 8. Po přidání členů můžete skupinu dále upravit výběrem možnosti „Properties“ (Vlastnosti) z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem myši. Tímto způsobem můžete upravit další věci, jako je název skupiny, přidat nebo odebrat členy a další. 9. Při vytváření nového e-mailu stačí ve sloupci „Komu“ vybrat název skupiny, aby se zpráva odeslala celé skupině. Vezměte prosím na vědomí, že tyto pokyny jsou specifické pro aplikaci Outlook 2007 a že jiné verze aplikace Outlook mohou mít poněkud odlišné postupy.