Řada funkcí známého e-mailového programu Outlook pomáhá zvýšit produktivitu a týmovou spolupráci. Sdílení složek je jedním z takových nástrojů, který usnadňuje interakci s ostatními a distribuci důležitých souborů a dokumentů. V tomto článku se podíváme na sdílení složky v aplikaci Outlook a budeme se zabývat souvisejícími dotazy. Jak konkrétně lze sdílet složku v e-mailu?
V aplikaci Outlook je sdílení složky v e-mailu jednoduchou operací. Nejprve otevřete aplikaci Outlook a poté přejděte do složky, kterou chcete sdílet. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na složku vyberte z rozbalovací nabídky možnost „Vlastnosti“. V okně Vlastnosti vyberte kartu „Oprávnění“. Na této stránce můžete přidávat nebo odebírat uživatele a upravovat stupeň přístupu každého z nich (pouze pro čtení, plné ovládání atd.). Po kliknutí na tlačítko „E-mail“ aplikace Outlook automaticky vytvoří e-mail s údaji potřebnými pro přístup příjemce ke sdílené složce. 2. Jak v aplikaci Outlook odešlu složku? V aplikaci Outlook můžete složku odeslat tak, že ji zazipujete a odešlete jako soubor zip. Najděte složku, kterou chcete odeslat, a klikněte na ni pravým tlačítkem myši. V rozevírací nabídce vyberte možnost „Odeslat do“ a poté „Komprimovaná (zazipovaná) složka“. Outlook složku zkomprimuje a vy ji pak můžete připojit k e-mailu. Otevřete nový e-mail v aplikaci Outlook, vyberte právě vytvořený soubor zip a klikněte na tlačítko „Připojit soubor“. Po dokončení psaní e-mailu jej odešlete určenému příjemci.
3. Jak mohu v aplikaci Outlook sdílet složku a její podsložky? Pokud chcete sdílet složku a všechny její podřízené složky, musíte v aplikaci Outlook nakonfigurovat oprávnění pro jednotlivé složky. Začněte výběrem možnosti „Vlastnosti“ z kontextové nabídky nadřazené složky, na kterou kliknete pravým tlačítkem myši. Na kartě „Oprávnění“ v okně Vlastnosti nastavte požadované úrovně přístupu pro jednotlivé uživatele. Klepněte na tlačítko „Použít“ a zvolte, zda chcete úpravy aplikovat na všechny podsložky, aby se tato práva rozšířila i na ně. Tím zajistíte, že všechny podsložky zdědí oprávnění nastavená pro nadřazenou složku.
4. Jak mohu uživatelům povolit sdílení složky?
Pro sdílení složky mezi uživateli v aplikaci Outlook je vyžadován server Microsoft Exchange Server. Pokud vaše společnost využívá Exchange Server, můžete složky sdílet tak, že konkrétním osobám nebo skupinám přidělíte potřebná oprávnění. Toho dosáhnete tak, že na složku, kterou chcete sdílet, kliknete pravým tlačítkem myši a zvolíte „Vlastnosti“. V okně Vlastnosti vyberte kartu „Oprávnění“ a poté přidejte požadované uživatele nebo skupiny. Nastavte příslušné úrovně přístupu. Po nastavení oprávnění budou mít ke sdílené složce přístup vlastní účty uživatelů aplikace Outlook.
Sdílení složky v aplikaci Outlook je konečně praktickým přístupem ke spolupráci a distribuci důležitých souborů a dokumentů. Outlook nabízí základní nástroje pro zjednodušení postupu, ať už chcete sdílet složku mezi uživateli, sdílet složku a její podsložky, sdílet složku v e-mailu nebo odeslat složku jako přílohu. Podle pokynů uvedených v tomto článku můžete jednoduše sdílet složky a zlepšit spolupráci v rámci firmy nebo s externími partnery.
Při sdílení složky v aplikaci Outlook se můžete řídit těmito pokyny: V prvním kroku otevřete aplikaci Outlook a přejděte do složky, kterou chcete sdílet. 2. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na složku vyberte v kontextové nabídce možnost „Vlastnosti“. 3. V okně vlastností složky vyberte kartu „Oprávnění“. 4. Chcete-li přidat osoby, se kterými chcete složku sdílet, klikněte na možnost „Přidat“. 5. V okně „Add Users“ (Přidat uživatele) můžete buď zadat jména nebo e-mailové adresy příjemců, nebo pomocí tlačítka „Advanced“ (Upřesnit) provést vyhledávání v adresáři. 6. Po přidání příjemců vyberte jejich jména a stiskněte tlačítka „Přidat“ a „OK“. 7. Po výběru jmen příjemců a zaškrtnutí potřebných políček v části „Permissions“ (Oprávnění) v okně vlastností složky jim můžete přidělit požadovaná oprávnění.
7. 8. Kliknutím na jméno každého příjemce a využitím rozevírací nabídky „Permission Level“ (Úroveň oprávnění) můžete každému příjemci rovněž přidělit konkrétní práva.
9. Kliknutím na tlačítko „OK“ uložte změny a po úpravě oprávnění zavřete okno nastavení složky.
Tyto postupy vám umožní úspěšně sdílet složku aplikace Outlook s určenými příjemci a umožní jim přístup k obsahu složky a spolupráci na něm.
Při sdílení složky v aplikaci Outlook se můžete držet těchto postupů: V prvním kroku otevřete aplikaci Outlook a přejděte do složky, kterou chcete sdílet. 2. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na složku vyberte v kontextové nabídce možnost „Vlastnosti“. 3. V okně vlastností složky vyberte kartu „Oprávnění“. 4. Chcete-li přidat osobu, se kterou chcete složku sdílet, klikněte na možnost „Přidat“. 5. V dialogovém okně „Přidat uživatele“ zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby a klikněte na tlačítko „Přidat“ a „OK“. 6. Výběrem jména osoby ze seznamu oprávnění můžete nyní určit stupeň přístupu pro tuto osobu. 7. Ze seznamu možností vyberte příslušný stupeň oprávnění, například „Editor“ nebo „Reviewer“. 8. Pokud chcete uživateli povolit prohlížení a úpravy složky, zaškrtněte políčko „Folder visible“ (Složka je viditelná). 9. Chcete-li změny uložit, klikněte na tlačítko „Použít“ a poté na tlačítko „OK“. 10. Aplikace Outlook dá uživateli vědět, že jste s ním sdíleli složku, zasláním e-mailového oznámení. Upozorňujeme, že v závislosti na verzi aplikace Outlook, kterou používáte, se pokyny mohou poněkud měnit.