- Vyberte Soubor > Automatické odpovědi. …
- V poli Automatické odpovědi vyberte Odesílat automatické odpovědi. …
- Na kartě Uvnitř organizace zadejte odpověď, kterou chcete odesílat po dobu své nepřítomnosti v kanceláři členům svého týmu a spolupracovníkům. …
- Uložte nastavení kliknutím na OK.
V dnešním rychlém světě se může zdát, že udržet krok s naší e-mailovou schránkou je skličující. Vzhledem k neustálému přívalu zpráv může být obtížné odpovědět hned na každý e-mail, který dostaneme. Služba Gmail naštěstí nabízí řadu možností, jak zefektivnit e-mailovou konverzaci. Jednou z takových možností je nastavení automatické odpovědi, běžně označované jako automatická odpověď nebo zpráva mimo kancelář. V tomto článku se podíváme na nastavení automatické odpovědi v aplikaci Gmail a budeme se zabývat některými relevantními dotazy.
Co znamená inteligentní odpověď v aplikaci Gmail? Než přejdeme k procesu nastavení automatické odpovědi, je důležité zmínit se o funkci Chytrá odpověď. Tento nástroj na základě obsahu e-mailu navrhuje stručné automatické odpovědi. Pomocí umělé inteligence analyzuje kontext a nabízí krátké možnosti reakce. Zejména na cestách představuje funkce Smart Reply časově úspornou funkci, která vám umožní efektivně odpovídat na e-maily.
Lze odpovědi na e-maily automatizovat? Ano, nástroj automatické odpovědi služby Gmail můžete použít k automatizaci odpovědí na e-maily. když jste delší dobu mimo svou e-mailovou schránku, například na cestách za prací nebo zábavou, je tato funkce docela užitečná. Nastavením automatické odpovědi můžete odesílatele informovat, že jste nyní nedostupní, a nabídnout alternativní způsob kontaktu nebo předpokládaný čas návratu. Automatizací e-mailových odpovědí můžete splnit očekávání odesílatele ohledně rychlé odpovědi a zároveň potvrdit přijetí jeho zprávy. Jak mohu aktivovat funkci Smart Reply? Pro aktivaci funkce Chytrá odpověď v aplikaci Gmail je třeba postupovat podle následujících kroků:
1. Spusťte počítač a přejděte do služby Gmail.
2. Chcete-li otevřít nabídku nastavení, klikněte na symbol ozubeného kola v pravém horním rohu. V rozevírací nabídce vyberte ve třetím kroku možnost „Zobrazit všechna nastavení“. 4. V nabídce nastavení vyberte možnost „Obecné“. 5. Zkontrolujte, zda je v části „Smart Reply“ zaškrtnuto políčko vedle položky „Smart Reply“. 6. Chcete-li úpravy použít, přejděte na konec stránky a klikněte na tlačítko „Uložit změny“.
Co je to e-mail s inteligentní automatickou odpovědí?
Když vám někdo pošle zprávu v době, kdy máte zapnutou automatickou odpověď, Gmail automaticky odpoví e-mailem s inteligentní automatickou odpovědí. Kromě toho, že tato odpověď informuje odesílatele o tom, že jste nyní nedostupní, poskytne mu také údaje, které jste definovali v nastavení automatické odpovědi. Chytrá část vychází ze schopnosti služby Gmail upravit odpověď na základě obsahu e-mailu odesílatele, což vede k relevantnější a kontextuálnější odpovědi.
Závěrem lze říci, že používání automatické odpovědi v aplikaci Gmail může výrazně zvýšit efektivitu způsobu, jakým spravujete svou elektronickou poštu. Tyto funkce vám mohou pomoci při správě doručené pošty, ať už používáte funkci Inteligentní odpověď pro rychlé odpovědi, nebo automatizujete odpovědi na e-maily, když jste pryč. Využití těchto metod, které šetří čas, vám umožní řídit očekávání odesílatelů, stanovit priority odpovědí a udržovat efektivní komunikaci i během nepřítomnosti nebo v období velkého toku e-mailů.
Ačkoli se výrazy automatická odpověď a automatická odpověď někdy používají zaměnitelně, je mezi nimi drobný rozdíl.
Automatický e-mail nebo zpráva, která je doručena v reakci na určitý spouštěč nebo událost, se označuje jako „automatická odpověď“. K tomu může dojít, když se uživatel přihlásí k odběru newsletteru, zákazník vyplní formulář na webových stránkách nebo je úspěšně dokončena transakce. Automatické reakce jsou často předem naplánované a iniciované určitými událostmi nebo akcemi.
Termín „automatická odpověď“ naproti tomu označuje výhradně automatickou odpověď doručenou po odeslání e-mailu na určitou e-mailovou adresu. Často se používá k informování odesílatele, že adresát je momentálně mimo kancelář nebo je nedostupný. Při odesílání e-mailů se zprávy s automatickou odpovědí často používají k potvrzení přijetí a nabídnutí alternativních kontaktních údajů nebo okna dostupnosti.
Závěrem lze říci, že automatická odpověď i automatická odpověď jsou automatické odpovědi, ale automatická odpověď má širší definici a může se týkat různých automatických zpráv, které jsou spouštěny v různých situacích, zatímco automatická odpověď se týká pouze automatických odpovědí na příchozí e-maily.
Automatickou odpovědí ve schránce může být následující příklad: „Děkujeme vám za váš e-mail. Vzhledem k tomu, že právě nejsem v kanceláři, nebudu moci odpovědět do [datum]. Pokud je vaše situace naléhavá, obraťte se prosím na [náhradní kontaktní údaje]. Až se vrátím, ozvu se vám, jakmile to bude možné. Děkuji vám za trpělivost.
Funkce služby Gmail nazvaná Chytrá odpověď navrhuje stručné a rychlé odpovědi na e-maily. Umělá inteligence analyzuje obsah e-mailu a poté nabídne tři možné odpovědi, které budou s největší pravděpodobností relevantní a vhodné. Tato doporučení jsou založena na častých slovech a trendech formátování, které jsou v e-mailech vidět. Uživatelé mohou ušetřit čas a námahu tím, že si vyberou jednu z navržených odpovědí a odešlou ji několika kliknutími, místo aby začínali od začátku. Čím častěji je funkce využívána, tím lépe dokáže zjistit preference uživatelů a přicházet s vhodnými návrhy.
Chcete-li v aplikaci Gmail nastavit automatickou odpověď, postupujte podle následujících kroků: 1. Přihlaste se ke svému účtu Gmail a vyberte ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu obrazovky. V rozevírací nabídce vyberte možnost „Nastavení“. 3. Na stránce Nastavení přejděte dolů do části „Prázdninová odpověď“. 4. Výběrem možnosti „Vacation responder on“ zapněte automatickou odpověď.
5. Definujte datum začátku a konce kalendářního rozpětí, kterého se bude automatická odpověď týkat. 6. Vyplňte příslušná pole s předmětem a zprávou pro automatickou odpověď. Tato zpráva bude doručena jako odpověď na všechny příchozí e-maily. Zaškrtnutím příslušného políčka můžete alternativně zvolit zasílání automatické odpovědi výhradně kontaktům.
8. Chcete-li aktivovat automatickou odpověď, klikněte na tlačítko „Uložit změny“ v dolní části stránky.
Po nakonfigurování automatické odpovědi bude služba Gmail odpovídat na příchozí e-maily v předem stanoveném časovém rámci předem definovanou odpovědí. Je důležité si uvědomit, že funkce automatické odpovědi služby Gmail je přístupná pouze uživatelům webových stránek, nikoli mobilní aplikace.