Vytvoření adresáře vám může pomoci ušetřit čas a námahu při plánování osobních akcí nebo rozesílání pozvánek na obchodní setkání. Adresní seznamy lze snadno vytvořit v aplikaci Microsoft Word a poté je jednoduše kombinovat s dalšími dokumenty, jako jsou štítky nebo obálky. V tomto příspěvku vás provedeme jednotlivými kroky vytváření seznamu adres v aplikaci Word a poskytneme odpovědi na otázky týkající se provádění téhož pro poštovní seznamy aplikace Excel, hromadné poštovní seznamy aplikace Word a adresní seznamy aplikace Excel. 1. Použití aplikace Word k vytvoření seznamu adres:
Postupujte podle následujících kroků a začněte vytvářet seznam adres ve Wordu:
Prvním krokem je spuštění aplikace Microsoft Word v počítači a výběr položky „Poštovní zásilky“ v horní nabídce.
Krok 2: Na kartě „Pošta“ klikněte na tlačítko „Spustit sloučení pošty“ a z rozevírací nabídky vyberte „Průvodce sloučením pošty krok za krokem“.
Krok 3: V pravé části obrazovky se spustí Průvodce sloučením pošty. Výběrem štítků nebo obálek jako požadovaného typu dokumentu klepněte na tlačítko „Další: Spuštění dokumentu“.
Krok 4: Vyberte možnost počátečního dokumentu, která nejlépe splňuje vaše požadavky, a poté stiskněte tlačítko „Další: Select recipients“ pro pokračování.
Krok 5: V následujícím poli máte možnost importovat stávající seznam adres nebo vytvořit nový. Použijte možnost „Use an existing list“ (Použít existující seznam) a tlačítko „Browse“ (Procházet) pro vyhledání souboru Excel, pokud v něm máte adresy uloženy. Pokud ještě žádný seznam nemáte, zvolte možnost „Zadat nový seznam“ a zadejte adresy do Wordu ručně.
Krok 6: Po výběru seznamu adres klepněte na tlačítko „OK“ a poté se držte pokynů k dokončení postupu sloučení. Zahrnutím slučovacích polí pro jméno, adresu, město atd. každého příjemce můžete seznam adres doplnit o personalizaci. 2. Vytvoření adresáře z aplikace Excel do aplikace Word:
K sestavení poštovního seznamu z aplikace Excel do aplikace Word můžete použít následující metody:
Krok 1: Spusťte aplikaci Microsoft Word a v nabídce vyberte možnost „Poštovní zásilky“.
Krok 2: Klepněte na tlačítko „Vybrat příjemce“ a vyberte možnost „Použít existující seznam“.
Krok 3: V okně „Vybrat zdroj dat“ vyhledejte a vyberte soubor aplikace Excel a klikněte na tlačítko „Otevřít“.
Krok 4: Zobrazí se okno „Mail Merge Recipients“, ve kterém můžete vybrat konkrétní záznamy, nebo chcete-li, filtrovat kritéria. Po dokončení klikněte na tlačítko „OK“.
Krok 5: Pokračujte v postupu sloučení pošty dodržováním pokynů Průvodce sloučením pošty. Sloučení dokončíte po provedení všech potřebných změn v dokumentu. 3. Vytvoření poštovní adresy:
K vytvoření poštovní adresy můžete použít tyto pokyny:
Krok 1: Na začátek prvního řádku napište jméno příjemce a poté jeho adresu. Krok 2: Do druhého řádku přidejte město, stát a PSČ. Krok 3: Zkontrolujte, zda je adresa správně naformátována a zda je každá její složka na jiném řádku nebo oddělena čárkami. Krok 4: Před rozhodnutím o poštovní adrese údaje překontrolujte a případně opravte.
4. Použití aplikace Word k vytvoření hromadného poštovního seznamu:
Použití aplikace Word k vytvoření hromadného poštovního seznamu je srovnatelné s vytvořením seznamu adres. Proveďte tyto úkony:
Nejprve spusťte aplikaci Word a vyberte kartu „Poštovní zásilky“. Krok 2: Klikněte na „Vybrat příjemce“ a vyberte preferovanou volbu, například „Použít existující seznam“ nebo „Zadat nový seznam“.
Krok 3: Pomocí Průvodce sloučením pošty upravte seznam hromadných zásilek přidáním slučovacích polí.
Krok 4: Vytvořte dokument a spojte jej se seznamem pro rozesílání, čímž dokončíte proces sloučení.
5. Vytvoření seznamu adres v aplikaci Excel:
Podle následujících kroků sestavte seznam adres v aplikaci Excel:
V kroku 1 otevřete v počítači aplikaci Microsoft Excel.
Ve druhém kroku vytvořte nový pracovní list a začněte přidávat adresy do několika sloupců, včetně jména, adresy ulice, města, státu a PSČ.
Krok 3: Formátování musí být jednotné a každá adresa musí být umístěna do příslušné buňky. Soubor aplikace Excel uložte pro pozdější použití nebo pro případný import do aplikace Word v kroku 4.
Konečně, aplikace Microsoft Word poskytuje jednoduchý způsob vytváření seznamů adres pro četná použití. Podle výše uvedených postupů můžete efektivně vytvářet a spravovat seznamy adres, což vám pomůže ušetřit čas a námahu při rozesílání štítků, obálek nebo jiných hromadných rozesílek. Abyste zajistili správné doručení, překontrolujte správnost adres před zahájením jakéhokoli kombinování pošty.
Aby bylo zajištěno přesné doručení, musí být poštovní adresa přesně naformátována. Následuje typický formát poštovní adresy:
1. Celé jméno příjemce: Začněte celým jménem příjemce. Mělo by se jednat o jméno příjemce, a to buď fyzické osoby, nebo společnosti.
2. Uliční adresa: Uveďte případná čísla bytů nebo apartmánů, jakož i číslo budovy, název ulice a počasí. Je velmi důležité uvést úplnou a přesnou adresu ulice příjemce.
3. Město, stát a PSČ: Uveďte město, stát a PSČ adresy. Pro zajištění přesnosti použijte oficiální dvoupísmennou zkratku státu. PSČ pomáhá při přesném třídění a doručování pošty.
4. Země (je-li to relevantní): Pokud posíláte něco do zahraničí, nezapomeňte v adrese uvést národ příjemce. Je to rozhodující pro zajištění toho, aby se pošta dostala na určené místo.
Před odesláním jakékoli zprávy nezapomeňte znovu ověřit správnost adresy. Ujistěte se, že se vaše pošta dostane na určené místo, dodržením správného formátu a uvedením všech důležitých informací.