1. Vložte do aplikace Outlook zprávu o dovolené. V počítači spusťte aplikaci Outlook a v levém horním rohu okna vyberte kartu „Soubor“.
2. V rozevírací nabídce vyberte možnost „Automatické odpovědi (mimo kancelář)“. 3. V okně Automatické odpovědi zaškrtněte políčko „Odesílat automatické odpovědi“. Výběrem možnosti „Odesílat pouze v tomto časovém rozmezí“ a zadáním data začátku a konce můžete určit konkrétní časový rámec pro zprávu o dovolené. 5. Vyplňte pole se zprávou mimo kancelář. Uveďte data své nepřítomnosti, případně záložní kontakty a stručné zdůvodnění své nepřítomnosti. 6. Zvolte příslušné možnosti v části „Inside My Organization“ (Uvnitř mé organizace) a „Outside My Organization“ (Mimo mou organizaci), pokud si přejete doručit samostatné zprávy osobám uvnitř a vně vaší organizace. Až budete hotovi, klepnutím na tlačítko „OK“ zprávu uložte a zapněte automatické odpovědi.
Jak nakonfigurovat zprávu o dovolené v aplikaci Outlook online
1. Vstupte do aplikace Outlook online a přihlaste se ke svému účtu. 2. V rozbalovací nabídce, která se zobrazí po kliknutí na symbol ozubeného kola v pravém horním rohu obrazovky, vyberte možnost „Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook“. 3. V nabídce Nastavení vyberte položku „Pošta“ a poté v levém postranním panelu vyberte položku „Automatické odpovědi“. 4. Posunutím přepínače povolte automatické odpovědi. Podobně jako v aplikaci pro stolní počítače můžete výběrem možnosti „Odesílat odpovědi pouze v tomto časovém období“ a zadáním počátečního a koncového data určit konkrétní rozsah dnů pro zprávu o dovolené. 6. Do vyhrazeného prostoru napište zprávu mimo kancelář a uveďte všechny důležité skutečnosti a podrobnosti. 7. Zvolte příslušná nastavení v části „Inside My Organization“ (Uvnitř mé organizace) a „Outside My Organization“ (Mimo mou organizaci), pokud si přejete doručit samostatné zprávy osobám uvnitř a mimo vaši organizaci. 8. Po dokončení vytváření zprávy klikněte na tlačítko „Uložit“, abyste provedli úpravy a zapnuli zprávu o dovolené. Jak napsat působivou zprávu mimo kancelář Při psaní zprávy mimo kancelář byste měli mít na paměti následující rady: 1. Začněte milým přivítáním a vyjádřením vděčnosti odesílateli za jeho e-mail. 2. Jasně uveďte dny, kdy nebudete moci odpovědět. 3. V případě potřeby nabídněte náhradní kontakty, například na spolupracovníka nebo nadřízeného. 4. Informujte odesílatele, pokud nebudete moci odpovědět nebo kdy může očekávat odpověď. 5. Neprozrazujte příliš mnoho osobních informací a udržujte komunikaci stručnou a formální. Osvědčené postupy pro zasílání zprávy o dovolené
Níže jsou uvedena některá hlavní doporučení, která je třeba vzít v úvahu při vytváření a zasílání zprávy o dovolené: V ideálním případě den nebo dva před odjezdem na dovolenou vytvořte zprávu mimo kancelář. 2. Zprávu překontrolujte, zda neobsahuje gramatické nebo pravopisné problémy. 3. Sdělte své plány na dovolenou svým spolupracovníkům nebo nadřízenému, aby o vaší nepřítomnosti věděli a mohli vám v případě potřeby nabídnout podporu. 4. Pokud je to možné, před odjezdem svěřte všechny naléhavé povinnosti nebo odpovědnosti spolehlivému spolupracovníkovi. 5. Nezapomeňte po návratu do práce odstranit zprávu o dovolené, abyste předešli zmatkům.
Pokud používáte stolní software Outlook nebo Outlook online, můžete zprávu o dovolené rychle nastavit a zanechat podle těchto pokynů. Nastavení očekávání pomocí stručné a podrobné zprávy mimo kancelář pomůže zaručit, že kritické e-maily budou během vaší nepřítomnosti vyřízeny. Vědomí, že vaše kontakty jsou informovány a je o ně důkladně postaráno, vám umožní v klidu si užít dovolenou.
Pro nastavení automatické odpovědi v aplikaci Outlook postupujte podle následujících kroků: Otevřete aplikaci Outlook v telefonu nebo tabletu.
2. Klepněte na symbol nabídky v levém horním rohu obrazovky, který je obvykle znázorněn třemi vodorovnými čarami. 3. Přejetím prstem dolů vyhledejte odkaz „Nastavení“. 4. V nabídce „Nastavení“ vyberte e-mailový účet, pro který chcete nastavit automatickou odpověď. 5. V závislosti na verzi programu, který používáte, vyberte možnost „Automatické odpovědi“ nebo „Mimo kancelář“. 6. Zapněte přepínač automatických odpovědí. 7. Vytvořte jedinečnou zprávu automatické odpovědi doplněním požadovaného textu do příslušného pole. V případě potřeby můžete definovat datum začátku a konce automatické odpovědi. 8. Alternativně můžete přepnout příslušné přepínače a vložit odlišné zprávy pro interní a externí odesílatele.
9. Po přizpůsobení zprávy automatické odpovědi uložte změny klepnutím na tlačítko „Uložit“ nebo „Hotovo“.
Jakmile je automatická odpověď nastavena, každý, kdo vám v určeném čase odešle e-mail, automaticky obdrží nakonfigurovanou zprávu z aplikace Outlook. Pokud již automatickou odpověď nepotřebujete, nezapomeňte ji vypnout, abyste se vyhnuli odesílání dalších odpovědí.
Pomocí níže uvedených kroků lze v aplikaci Outlook vytvořit zprávu mimo kancelář bez automatické odpovědi. 1. Spusťte aplikaci Outlook a vyberte kartu Soubor. 2. V nabídce vyberte možnost „Automatické odpovědi (mimo kancelář)“. 3. V okně Automatické odpovědi vyberte možnost „Neposílat automatické odpovědi“. 4. Poté v levém dolním rohu vyberte možnost „Pravidla“. 5. V okně Pravidla a upozornění vyberte tlačítko „Nové pravidlo“. 6. V okně Průvodce pravidly vyberte možnost „Použít pravidlo na přijaté zprávy“ a stiskněte tlačítko „Další“. 7. Vyberte omezení, která chcete na pravidlo umístit. Můžete zvolit kritéria, jako jsou například konkrétní odesílatelé, klíčová slova předmětu nebo rozmezí dat. Po výběru vyberte možnost „Další“. 8. V následujícím okně vyberte akci, kterou chcete provést. V této situaci vyberte možnost „Odpovědět pomocí konkrétní šablony“.
9. V dolní oblasti klikněte na odkaz „a specific template“. 10. V rozevírací nabídce Look In (Podívat se do) v okně „Choose Form“ (Zvolit formulář) vyberte možnost „User Templates in File System“ (Uživatelské šablony v systému souborů). 11. Po vyhledání a výběru šablony zprávy o dovolené, kterou chcete použít, klikněte na tlačítko „Otevřít“. 12. V okně Průvodce pravidly ještě jednou klikněte na tlačítko „Další“. 13. Uveďte případné výjimky a zvolte „Další“ Pravidlo pojmenujte a rozhodněte, zda se má použít i na již odeslané zprávy v doručené poště. Poté kliknutím na tlačítko „Finish“ dokončete konfiguraci.
Podle těchto pokynů můžete v aplikaci Outlook vytvořit zprávu mimo kancelář bez zapnutí funkce automatické odpovědi.